---
title: "CRM: Σύνδεση με Office 365"
canonical: "https://wiki.soft1.eu/space/SS5EL/1227784475/CRM%3A%20%CE%A3%CF%8D%CE%BD%CE%B4%CE%B5%CF%83%CE%B7%20%CE%BC%CE%B5%20Office%20365"
format: markdown
---
> Macro (anchor)



> Macro (toc)

---

## Εισαγωγή

Η παρακάτω διαδικασία αφορά στη παραμετροποίηση και στο συγχρονισμό (μεταφορά) Επαφών, Tasks, Ημερολογίου, email από και προς το Soft1 με την εφαρμογή Office 365 καθώς και στη δυνατότητα ανάθεσης και διαχείρισης εγγράφων/αρχείων μέσω των εφαρμογών OneDrive και SharePoint. 

Καθόλη τη διαδικασία παραμετροποίησης δύναται να ενεργοποιηθεί ο συγχρονισμός Soft1 εγγραφών πρός Office365 ενώ για την ενημέρωση προς το Soft1 απαιτείται η εκτέλεση εργασιών συγχρονισμού.

|  |
| --- |
| > Macro (inline-external-image)

 Για το συγχρονισμός Office365 με το Soft1 CRM απαιτείται η εγκατάσταση του Microsoft .NET Framework 4 |


---

## Παραμετροποίηση

### Σύνδεση με Office 365

Εφόσον έχετε δημιουργήσει Οffice365 λογαριασμό μπορείτε να προβείτε στην σύνδεση του Soft1 με το Οffice365 επιλέγοντας την εργασία <Παράμετροι Office365> διαθέσιμη απο το menu Παράμετροι > Ενέργειες & CRM > Connections .

Στο πλέγμα εργασίας δηλώνετε τους Soft1 χρήστες και επιλέγετε <Καταχώρηση>. Η <Καταχώρηση> ενεργοποιείται μεταβαίνοντας στην επόμενη γραμμή στο πλέγμα εργασίας.

 

Οι παράμετροι που θα αφορούν τον εκάστοτε χρήστη της Soft1 εφαρμογής, που θα εκτελεί συγχρονισμό μεταξύ του Soft1 και του Office365, διατίθονται με διπλό κλικ στην γραμμή του χρήστη (εκτελείται αυτόματο download των απαραίτητων αρχείων από τη περιοχή με τα Soft1 Addons).

 

Επιλέγοντας <Φόρτωση groups> εκτελείται προσπάθεια σύνδεσης με το Οffice365 όπου θα σας ζητηθεί να αποδεχτείτε την άδεια προσβασιμότητας, μόνο κατά την πρώτη φορά, ώστε να εισάγετε τα στοιχεία πρόσβασης στον Οffice365 λογ/μό σας. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας θα είναι διαθέσιμες όλες οι ομάδες του Οffice365 λογαριασμού στο αντίστοιχο πεδίο <Office365 Groups>.

 

![image](media://3d1d6dd5-0193-4990-a6d7-91b6ebbf82cb)

 

![image](media://ab76dc7a-77cf-422b-91a6-cc4126416804)

 

Ολoκληρώνοντας τη σύνδεση στον Οffice365 λογ/μό σας μπορείτε να προβείτε στη παραμετροποίηση των στοιχείων που επιθυμείτε να συγχρονίζονται και αφορoύν σε: 

- Contacts (Επαφές/Στελέχη, Draft entries, Συναλλασσόμενοι)
- Ημερολόγιο (Ενέργειες επί του ημερολογίου)
- Εργασίες (Εργασίες τύπου Task)
- Share Point (Url, προσωπικών (OneDrive) & κοινόχρηστων φακέλων (Public/Team Sites) του Οffice365)

Εφόσον προβείτε στην επιθυμητή παραμετροποίηση, τα παραπάνω στοιχεία θα μπορούν να συγχρονιστούν - μέσω διαδικασιών συγχρονισμού -  απο τον αρμόδιο Soft1 χρήστη. 

Οι Οffice365 παράμετροι ενός χρήστη μπορούν να αντιγραφούν στους υπόλοιπους χρήστες στο πλέγμα εργασίας σύμφωνα με την Ομάδα χρηστών ή/και το Τμήμα (εφαρμογή δεξί κλικ).

![image](media://17dcd280-b2a1-43e1-b756-05ccd8aef4a0)


---

### **Επαφές/Στελέχη**

Οι παράμετροι που αφορούν στα <Contacts> χρησιμοποιούνται για τον συγχρονισμό σε Soft1 Επαφές/Στελέχη, Draft entries και Συναλλασσόμενους. Χρησιμοποιώντας τον επιλογέα μπορεί να γίνει η αντιστοίχιση μεταξύ των πεδίων του Soft1 και των πεδίων του Office365.

 

![image](media://dc7acf49-55b6-4643-ab67-3fc10a7534ed)

 

Το πεδίο <**Office365 Groups**> θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί στην περίπτωση που οι Επαφές/ Στελέχη θέλετε να εισαχθούν ή και να προέλθουν από ή και σε συγκεκριμένο group του Office365 σύμφωνα με την αντιστοίχιση που θα ορίσετε μεταξύ των πεδίων του Soft1 και των πεδίων του Office365. Βρείτε [εδώ](https://support.office.com/en-us/article/People-overview-5fe173cf-e620-4f62-9bf6-da5041f651bf) πληροφορίες σχετικές με Office365 Contacts & Groups.

![image](media://13b7ea54-0f30-47cd-9043-efab4e0cef4c)

Επιλέγοντας τη παράμετρο <**Αυτόματη καταχώρηση - διαγραφή>**  θα εκτελείται αυτόματη ενημέρωση του Office365 με τα στοιχεία που καταχωρούνται, τροποποιούνται ή διαγράφονται στο Soft1.

**Παράδειγμα:** Αν ο Soft1 χρήστης καταχωρήσει νέο πελάτη στο Soft1 τότε το Office365 θα ενημερωθεί αυτόματα με τη νέα επαφή εφόσoν στις παραμέτρους του Soft1 για το Office365 εχει επιλεγεί η παράμετρος για <Αυτόματη καταχώρηση - διαγραφή>.

Τα tabs <Draft entries> & <Συναλλασσόμενοι> λειτουργούν με την ίδια ακριβώς λογική που περιγράφεται για το tab <Επαφές/Στελέχη> και χρησιμοποιούνται στην περίπτωση που  υπάρχει η ανάγκη τα Contacts να δημιουργηθούν είτε ως Draft entries είτε ως Συναλλασσόμενοι στο Soft1. Σε αυτή τη περίπτωση ο διαχωρισμός στο Office365 μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω των <Office365 Groups>.

|  |
| --- |
| **Σημαντική σημείωση**: Για να αποθηκευτούν οι παραμέτροι ανά χρήστη θα πρέπει να μεταβείτε σε επόμενη γραμμή του πλέγματος εργασίας ώστε να ενεργοποιηθεί η ένδειξη της <Καταχώρησης>. |


[Go to Top](#Top)

### **Ημερολόγιο** 

Οι παράμετροι που αφορούν στο Ημερολόγιο χρησιμοποιούνται για τον συγχρονισμό των ημερολογίων και των ενεργειών που έχουν καταχωρηθεί σε αυτά. 

![image](media://972039e1-767f-4adf-ae12-bfc4b91822bd)

 

Με την χρήση του πλήκτρου <**Φόρτωση ημερολογίων**> θα εκτελεστεί συγχρονισμός και με την ολοκλήρωση του, στο πεδίο "**Office365 Calendars**" θα είναι διαθέσιμα προς επιλογή όλα τα ημερολόγια του λογαριασμού σας, όπου μπορεί να επιλεχθεί το ημερολόγιο από το οποίο και προς το οποίο θα συγχρονιστούν οι καταχωρημένες ενέργειες. 

 

Στο πεδίο "**Σειρά εισαγωγής**" θα πρέπει να συμπληρωθεί η Σειρά με την οποία θα εισάγονται στο Soft1 οι καταχωρημένες ενέργειες από τον Office365 λογαριασμό σας, ενώ στο πεδίο "**Σειρές εξαγωγής**" θα πρέπει να επιλεχθούν οι Σειρές - με τις οποίες έχουν καταχωρηθεί οι εγγραφές - οι οποίες θα εξάγονται από το Sof1 προς τον Office365 λογαριασμό σας.

 

Επιλέγοντας τη παράμετρο <**Αυτόματη καταχώρηση - διαγραφή>**  θα εκτελείται αυτόματη ενημέρωση του Office365 με τα στοιχεία που καταχωρούνται, τροποποιούνται ή  διαγράφονται στο Soft1. Παράδειγμα: Αν ο Soft1 χρήστης καταχωρήσει νέα εγγραφή στο Soft1 τότε το Office365 θα ενημερωθεί αυτόματα με τη νέα εγγραφή εφόσoν στις παραμέτρους του Soft1 για το Office365 έχει επιλεχθεί η παράμετρος για "Αυτόματη καταχώρηση - διαγραφή".

|  |
| --- |
| **Σημαντική σημείωση**:<br>1. Για να είναι εφικτή η απεικόνιση των Soft1 Tasks στα Office365 ημερολόγια θα πρέπει υποχρεωτικά να είναι συμπληρωμένα τα πεδία θέμα και ημερομηνία λήξης των Τasks. Αν το "Θέμα" και η "Ημερομηνία Λήξης" δε συμπληρωθούν τότε τα Task θα είναι διαθέσιμα μόνο στη κατηγορίας Tasks στο Office365.
2. Για να αποθηκευτούν οι παράμετροι ανά χρήστη θα πρέπει να μεταβείτε σε επόμενη γραμμή του πλέγματος εργασίας ώστε να ενεργοποιηθεί η ένδειξη της <Καταχώρησης>. |

[Go to Top](#Top)

 

### Εργασίες

Οι εργασίες αφορούν σε Tasks, επιλέγοντας <Φόρτωση tasks>  θα εκτελεστεί συγχρονισμός και με την ολοκλήρωση του θα είναι διαθέσιμες όλες οι Tasks λίστες του λογαριασμού σας στο πεδίο "Office365 Tasks".

![image](media://174f6e44-83a9-4346-96e1-414758e02145)

Στο πεδίο "**Σειρά Task**"  θα πρέπει να επιλεχθεί η Σειρά εισαγωγής- εξαγωγής  των tasks στο Soft1. 

Με την χρήση του πλήκτρου <**Φόρτωση ημερολογίων**> θα εκτελεστεί συγχρονισμός και με την ολοκλήρωση του, στο πεδίο "**Office365 Calendars**" θα είναι διαθέσιμοι προς επιλογή όλoι oi φάκελοι στη περιοχή "Taskσ" του λογαριασμού σας, όπου θα πρέπει να επιλεχθεί ο φάκελος από το οποίο και προς το οποίο θα συγχρονιστούν οι καταχωρημένες ενέργειες . Το <κενό> είναι o default fάκελος Tasks του Office365.

Επιλέγοντας τη παράμετρο <**Αυτόματη καταχώρηση - διαγραφή>**  θα εκτελείται αυτόματη ενημέρωση του Office365 με τα στοιχεία που καταχωρούνται, τροποποιούνται ή  διαγράφονται στο Soft1.

Παράδειγμα: Αν ο Soft1 χρήστης καταχωρήσει νέο Task στο Soft1 τότε το Office365 θα ενημερωθεί αυτόματα με τη νέα εγγραφή εφόσoν στις παραμέτρους του Soft1 για το Office365 έχει επιλεγθεί η παράμετρος για "Αυτόματη καταχώρηση - διαγραφή".

|  |
| --- |
| **Σημαντική σημείωση**: Για να αποθηκευτούν οι παραμέτροι ανά χρήστη θα πρέπει να μεταβείτε σε επόμενη γραμμή του πλέγματος εργασίας ώστε να ενεργοποιηθεί η ένδειξη της <Καταχώρησης>. |

[Go to Top](#Top)

### **Share Point ** 

Στο Tab <SharePoint> θα πρέπει να δηλωθούν τα σχετικά Url, προσωπικών (OneDrive) & κοινόχρηστων φακέλων (Public/Team Sites) του Οffice365, για είναι εφικτή η άντληση στοιχείων στα σχετικά έγγραφα της εφαρμογής.

![image](media://d8248756-38f6-44e1-95be-110e7956fb56)

|  |
| --- |
| **Σημείωση**: για χρήση του SharePoint απαιτείται εγκατάσταση του sharepointclientcomponents_x86.msi για win 32bit και sharepointclientcomponents_x64.msi για win 64bit. |


Απο τα σχετικά έγγραφα κάθε ενότητας, πχ. αρχείο Πελατών, επιλέγοντας <Προσθήκη URL> και <Office365> πραγματοποιείται συγχρονισμός/σύνδεση με τους κοινόχρηστους/ προσωπικούς φακέλους. Ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει, να προβάλλει, να επεξεργαστεί καθώς και να δημιουργήσει νέα αρχεία προς κοινή χρήση. Επιλέγοντας <Επισύναψη> σε οποιοδήποτε αρχείο αποθηκεύεται στη περιοχή των σχετικών εγγραφών το σχετικό url.

![image](media://1d4454f5-d566-4174-9472-ea5a770c94d7)

![image](media://fcbf91ea-c379-44fe-bff0-ba660bf68e38)


[Go to Top](#Top)

---

## Εργασίες συγχρονισμού

Εφόσον έχετε παραμετροποιήσει τις παραπάνω ενότητες στη διαδρομή Menu Επιλογών > Ενέργειες & CRM > Connections βρίσκονται διαθέσιμες οι εργασίες : Office365 ημερολόγια, Office365 επαφές, Office365 εργασίες. Εφόσον έχετε προβεί στην επιθυμητή παραμετροποίηση, τα παραπάνω στοιχεία μπορούν να συγχρονιστούν απο τον αρμόδιο Soft1 χρήστη. 

 

### Office365 επαφές - Συγχρονισμός

Η εργασία <Office365 επαφές> διατίθεται απο το Menu Επιλογών > Ενέργειες & CRM > Connections, και εφόσον έχετε προβεί στην επιθυμητή παραμετροποίηση, τα  στοιχεία των επαφών μπορούν να συγχρονιστούν απο τον αρμόδιο Soft1 χρήστη. 

- **Από/Εως ημερ/νία**: Επιλέγετε το εύρος ημερομηνιών το οποίο λειτούργει ως ημ/νία έναρξης και λήξης  συγχρονισμού.
- Τ**ρόπος συγχρονισμού**:
  - Από το Office365 προς το Soft1 CRM: αφορά στη μεταφορά των καταχωρημένων επαφών από το Office365 προς το Soft1.
  - Από το Soft1 CRM προς το Office365: θα συγχρονίσει επαφές που είναι καταχωρημένες στο αρχείο Sof1 προς Office365.
  - Αμφίδρομη ενημέρωση: αφορά την ενημέρωση και τον δύο πλευρών Soft1 & Office365 με τις καταχωρημένες επαφές.
  - Αμφίδρομη ενημέρωση με διαγραφή: αφορά την ενημέρωση και τον δύο πλευρών Soft1 & Office365 με τις καταχωρημένες επαφές. Εγγραφές που δε βρέθηκαν θα διαγραφούν αυτόματα.
- **Εισαγωγή νέων σε**: Σε ποια ενότητα συναλλασσομένων θα εκτελεστεί η εισαγωγή (Επαφές, Στελέχη, Draft Entries, Πελάτες, Προμηθευτής, Χρεώστες, Πιστωτές)

Με την εκτέλεση της εργασίας στο grid θα αποτυπωθούν οι εγγραφές που έχουν καταχωρηθεί (Στήλες Id log & Περιγραφή).

|  |
| --- |
| > Macro (inline-external-image)

Όταν γίνεται συγχρονισμός από office 365 στις επαφές να γίνεται εισαγωγή της επαφής βάσει της μάσκας κωδικού που έχει οριστεί (Απαιτείται ο χρήστης να έχει εισάγει μία πρώτη εγγραφή με κωδικό σύμφωνο με τη μάσκα κωδικού). |

 

[Go to Top](#Top)

### Office365 ημερολόγια - Συγχρονισμός

Η εργασία <Office365 ημερολόγια> διατίθεται απο το Menu Επιλογών > Ενέργειες & CRM > Connections, και εφόσον έχετε προβεί στην επιθυμητή παραμετροποίηση, τα  στοιχεία των ημερολογίων μπορούν να συγχρονιστούν απο τον αρμόδιο Soft1 χρήστη. 

- **Από/Εως ημερ/νία**: Επιλέγετε το εύρος ημερομηνιών το οποίο λειτούργει ως ημ/νία έναρξης και λήξης  συγχρονισμού.
- **Τρόπος συγχρονισμού**:
  - Από το Office365 προς το Soft1 CRM: αφορά στη μεταφορά των καταχωρημένων ενεργειών ημερολογίου από το Office365 προς το Soft1
  - Από το Soft1 CRM προς το Office365: θα συγχρονίσει τιw ενέργειες που είναι καταχωρημένες στο ημερολόγιο Sof1 προς το ημερολόγιο του Office365.
  - Αμφίδρομη ενημέρωση: αφορά την ενημέρωση και τον δύο πλευρών Soft1 & Office365 με τις καταχωρημένες ενέργειες στα ημερολόγια.
  - Αμφίδρομη ενημέρωση με διαγραφή: αφορά την ενημέρωση και τον δύο πλευρών Soft1 & Office365 με τις καταχωρημένες ενέργειες στα ημερολόγια. Εγγραφές που δε βρέθηκαν θα διαγραφούν αυτόματα.

Με την εκτέλεση της εργασίας στο grid θα αποτυπωθούν οι ενέργειες που έχουν καταχωρηθεί (Στήλες Id log & Περιγραφή).

|  |
| --- |
| ![image]()<br>- Office365 insert: εισαγωγή από Soft1 σε Office365
- Office365 Fetched: μεταφορά εγγραφής από Office365
- Office365 S1ID update: ενημέρωση Office365 με το ID της εγγραφής από το Soft1 |

 

 

[Go to Top](#Top)

### Office365 εργασίες - Συγχρονισμός

Η εργασία <Office365 εργασίες> διατίθεται απο το Menu Επιλογών > Ενέργειες & CRM > Connections, και εφόσον έχετε προβεί στην επιθυμητή παραμετροποίηση, τα  στοιχεία των εργασιών (Tasks) μπορούν να συγχρονιστούν απο τον αρμόδιο Soft1 χρήστη. 

- **Από/Εως ημερ/νία**: Επιλέγετε το εύρος ημερομηνιών το οποίο λειτούργει ως ημ/νία έναρξης και λήξης  συγχρονισμού.
- **Tρόπος συγχρονισμού**:
  - Από το Office365 προς το Soft1 CRM: αφορά στη μεταφορά των καταχωρημένων εργασιών από το Office365 προς το Soft1.
  - Από το Soft1 CRM προς το Office365: θα συγχρονίσει εργασίες που είναι καταχωρημένες στο αρχείο Sof1 προς Office365.
  - Αμφίδρομη ενημέρωση: αφορά την ενημέρωση και τον δύο πλευρών Soft1 & Office365 με τις καταχωρημένες εργασίες.
  - Αμφίδρομη ενημέρωση με διαγραφή: αφορά την ενημέρωση και τον δύο πλευρών Soft1 & Office365 με τις καταχωρημένες εγγραφέςς. Εγγραφές που δε βρέθηκαν θα διαγραφούν αυτόματα.

Με την εκτέλεση της εργασίας στο grid θα αποτυπωθούν οι εγγραφές που έχουν καταχωρηθεί (Στήλες Id log & Περιγραφή).


---

### email Συγχρονισμός

Για το συγχρονισμό email θα πρέπει αρχικά να έχετε συμπληρώσει τα στοιχεία του λογαριασμού email στις ρυθμίσεις Internet του system menu. Εναλλακτικά μπορείτε να δηλώσετε "Λογαριασμό e-mail" στα στοιχεία εκάστου Soft1 χρήστη.

|  |
| --- |
| > Macro (inline-external-image)

 Μεταξύ των παραπάνω δύο σημείων παραμετροποίησης υπερτερεί o λογαριασμός e-mail που θα τεθεί στα στοιχεία του Soft1 χρήστη. |

![image](media://d377128c-ce77-4c4e-b3bf-0db77fd0f895)

Η εργασία <e-mail import> διατίθεται απο το Menu Επιλογών > Ενέργειες & CRM > Connections, και εφόσον έχει δηλωθεί e-mail λογαριασμός, τα email απο το Office365 λογαριασμό μπορούν να συγχρονιστούν απο τον αρμόδιο Soft1 χρήστη και να εισαχθούν στο Soft1Επιλέγετε το εύρος ημερομηνιών το οποίο λειτούργει ως ημ/νία έναρξης και λήξης  συγχρονισμού.

- **Διάστημα**: Επιλέγετε το Ημερομηνιακό διάστημα για το οποίο επιθυμείτε να εισαχθούν τα email στο Soft1
- **Φάκελο**:  Επιλέγετε τον Office365 φάκελο απο τον οποίο επιθυμείτε να εισαχθούν τα email στο Soft1Ε
- **Έλεγχος email**: προβάλλονται τα προς εισαγωγή emails.
- **Σειρά**: Δηλώνετε τη Σειρά με την οποία θα εισαχθούν οι email εγγραφές στο Soft1

![image](media://792ffb47-ed59-44d4-89e7-1be2395f2f00)

Για την εισαγωγή των email στην εφαρμογή επιλέγετε είτε το email που θέλετε και «Καταχώρηση» είτε <Εισαγωγή όλων> από το κάτω αριστερό μέρος της προβολής. Στα <Αποτελέσματα > εμφανίζονται τα αποτελέσματα της εργασίας.

|  |
| --- |
| **Σημαντική σημείωση**: ο έλεγχος επιβεβαίωσης των απεσταλλμένων email - όταν τα email αποστέλλονται απο το Soft1 - αφορά διαδικασία παρακολούθησης του email server. |


[Go to Top](#Top)

---