--- title: "Εργασίες - Ενέργειες CRM" canonical: "https://wiki.soft1.eu/space/SS5EL/10946053/%CE%95%CF%81%CE%B3%CE%B1%CF%83%CE%AF%CE%B5%CF%82%20-%20%CE%95%CE%BD%CE%AD%CF%81%CE%B3%CE%B5%CE%B9%CE%B5%CF%82%20CRM" format: markdown --- Στην ενότητα <Ενέργειες & CRM>, καταχωρείτε τις ενέργειες /κινήσεις για κλήσεις, συναντήσεις, εργασίες, email επικοινωνία καθώς και καμπάνιες marketing και τις ευκαιρίες πώλησης.   ## Ενέργειες ### Κλήσεις --- Στις κλήσεις καταχωρείτε: Την κατεύθυνση (εισερχόμενη /εξερχόμενη τηλεφωνική κλήση). Στο πεδίο προτείνετε ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας (βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το θέμα της κλήσης (πίνακας όπου μπορείτε να έχετε έτοιμες αιτιολογίες /περιγραφές θέματος). - Ημερομηνία και ώρα έναρξης –λήξης της κλήσης. Η έναρξη και η λήξη συμπληρώνονται σύμφωνα με ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας και μεταβάλλεται από το χρήστη(βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το χαρακτηρισμό της κλήσης. - Προτεραιότητα - Έργο - Τα στοιχεία του συναλλασσομένου (πελάτη, προμηθευτή). - Εντολέας /χειριστής: ως εντολέας και χειριστής της κλήσης συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή ο χρήστης ο οποίος έχει εισαχθεί στο πρόγραμμα.  Εντολέας είναι αυτός που παρέλαβε την κλήση και χειριστής είναι αυτός που θα χειριστεί τελικά το θέμα. ![image](media://6700b1bb-4443-4b7a-8d5a-5883cb7e3848)   ### Συναντήσεις --- Στις Συναντήσεις καταχωρείτε: - Την κατεύθυνση (συνάντηση εντός /εκτός εταιρείας). Στο πεδίο προτείνετε ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας (βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το θέμα της συνάντησης (πίνακας όπου μπορείτε να έχετε έτοιμες αιτιολογίες /περιγραφές θέματος). - Ημερομηνία και ώρα έναρξης –λήξης της συνάντησης. Η έναρξη και η λήξη συμπληρώνονται σύμφωνα με ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας και μεταβάλλεται από το χρήστη(βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το χαρακτηρισμό της συνάντησης. - Προτεραιότητα - Έργο - Τα στοιχεία του συναλλασσομένου (πελάτη, προμηθευτή) ή /και του συνεργάτη. - Εντολέας /χειριστής: ως εντολέας και χειριστής της συνάντησης συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή ο χρήστης ο οποίος έχει εισαχθεί στο πρόγραμμα.  Εντολέας είναι αυτός που καταχώρησε την ενέργεια και χειριστής είναι αυτός που θα πραγματοποιήσει τη συνάντηση. - Τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι εσωτερικά ή εξωτερικά πρόσωπα (στελέχη –επαφές). Με την καταχώρηση των συμμετεχόντων, θα δημιουργηθούν τόσες ενέργειες /εγγραφές, όσοι και οι χρήστες –πρόσωπα που θα συμμετέχουν. Η κάθε ενέργεια συνάντησης θα έχει ως χειριστή τον αντίστοιχο χρήστη. ![image](media://975605b2-cc99-41f2-91ed-6c575b0a3152) Όταν σε μια συνάντηση καταχωρήσετε συμμετέχοντες /πρόσωπα της εταιρείας, όταν κάνετε κάποια μεταβολή στη συγκεκριμένη ενέργεια, τότε εμφανίζεται μήνυμα για το αν η μεταβολή αυτή θα καταχωρηθεί και στις εγγραφές των υπολοίπων χρηστών. ![image](media://7a6a1709-fc4e-4be8-bfea-d109970ee830)   ### Tasks --- Στις εργασίες (tasks)καταχωρείτε: - Την κατεύθυνση (εργασία εντός /εκτός εταιρείας). Στο πεδίο προτείνετε ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας (βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το θέμα της εργασίας (πίνακας όπου μπορείτε να έχετε έτοιμες αιτιολογίες /περιγραφές θέματος). - Ημερομηνία και ώρα έναρξης –λήξης της εργασίας. Η έναρξη και η λήξη συμπληρώνονται σύμφωνα με ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας και μεταβάλλεται από το χρήστη (βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το χαρακτηρισμό της εργασίας. - Προτεραιότητα - Έργο - Εντολέας /χειριστής: ως εντολέας και χειριστής της εργασίας συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή ο χρήστης ο οποίος έχει εισαχθεί στο πρόγραμμα.  Εντολέας είναι αυτός που δημιούργησε την ενέργεια και χειριστής είναι αυτός που θα εκτελέσει την εργασία. ![image](media://9ddbbe40-40b2-4ecc-b5ef-dc209526a7a2)   ### Γενικές ενέργειες --- Στις Γενικές ενέργειες καταχωρείτε: - Την κατεύθυνση (εργασία –ενέργεια εντός /εκτός εταιρείας). Στο πεδίο προτείνετε ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας (βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το θέμα της ενέργειας (πίνακας όπου μπορείτε να έχετε έτοιμες αιτιολογίες /περιγραφές θέματος). - Ημερομηνία και ώρα έναρξης –λήξης της ενέργειας. Η έναρξη και η λήξη συμπληρώνονται σύμφωνα με ότι έχετε ορίσει στον τύπο της ενέργειας και μεταβάλλεται από το χρήστη (βλ. Τύποι Ενεργειών). - Το χαρακτηρισμό. - Προτεραιότητα - Έργο - Εντολέας /χειριστής: ως εντολέας και χειριστής της ενέργειας συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή ο χρήστης ο οποίος έχει εισαχθεί στο πρόγραμμα.  Εντολέας είναι αυτός που δημιούργησε την ενέργεια και χειριστής είναι αυτός που θα εκτελέσει την εργασία/ενέργεια.   ![image](media://b5fb73cc-6b96-4bc0-ae1c-53a5188e4a64) ### **E – Mails** --- Για τη λειτουργία του email, από επιλογές συστήματος – Ρυθμίσεις –Internet, θα πρέπει να ορίσετε τον τύπου του email που χρησιμοποιείτε (Microsoft outlook, POP3 mail server, IMAP mail server).  ![image](media://47983f88-13ad-446b-8b5f-69a8f54c3920) Στο ευρετήριο της διαχείρισης emails εμφανίζεται όλη η ηλεκτρονική επικοινωνία της εταιρείας (εισερχόμενα –εξερχόμενα emails). Με «Νέα» εγγραφή δημιουργείτε νέο email. ![image](media://61d65b27-448f-45b9-a660-178e7ab02d39) Στα <Γενικά στοιχεία> συμπληρώνετε: - Το θέμα του email - Την ημερομηνία - Το κείμενο αποστολής καθώς και - Τα στοιχεία των διευθύνσεων (από – προς). Συγκεκριμένα : - Από διεύθυνση: συμπληρώνεται αυτόματα από την εφαρμογή, εφόσον στο χρήστη έχετε συμπληρώσει email. - Προς: προτείνεται το email του πελάτη /επαφής που επιλέξατε στα <Λοιπά στοιχεία>. Επιλέγοντας το link, ανοίγει η επιλογή των διευθύνσεων email. ![image](media://41abe1a9-bd21-47bd-9ce7-e6f56bcd696f) Στα <Λοιπά στοιχεία> συμπληρώνετε:   ![image](media://aa2c1751-39a8-4718-9ecc-d66ad704d502) - Την έναρξη / λήξη (ώρα και ημερομήνια) του email, βάσει των ενδείξεων έναρξης λήξης θα ενημερωθεί και το πεδίο "Διάρκεια" έφοσον ό τύπος της ενέργειας το προβλέπει. - Την κατάσταση του email - Το χειριστή - Το Έργο και την Δραστηριότητα που συνδέετεται με το έργο - Το συναλλασσόμενο - Επιπλέον στοιχεία email: CC, BCC(όπως και στη διεύθυνση «προς» στο link υπάρχει η επιλογή των διευθύνσεων email). - Υπηρεσία: Αφορά διαχείριση Φακέλου υπηρεσίων. Επιλέγετε "Ειδική σύμβαση" εφόσον ο συν/μένος συνδέεται με σύμβαση. Επιλέγετε "Υλικό" εφόσον επιθυμείτε να συνδέσετε την ενέργεια με φάκελο υπηρεσιών και να προταθεί το υλικό και η ποσότητα που δηλώσατε ως ανταλλακτικό στο φάκελο. Σε περίπτωση που το είδος ανήκει σε σύμβαση τότε θα ενημερωθεί η σχετική εκκρεμότητα της σύμβασης. Η σύνδεση της ενέργειας με φάκελο υπηρεσιών μπορεί να εκτελεστεί είτε από τις σχετικές εργασίες της ενέργειας είτε από τον φάκελο.   Στις σχετικές εργασίες του email κάνετε επιλογή για (οι εργασίες εμφανίζονται και στην οθόνη των Γενικών στοιχείων του email): - Συνημμένα. Στην κεντρική σελίδα του email εμφανίζεται η επιλογή "συνημμένα" και με δεξί κλικ επιλέγετε την «προσθήκη αρχείου» /ως , τη «διαγραφή» ή την «αποθήκευση ως». - Αποστολή. Με την αποστολή του email θα ενημερωθεί το πεδίο "Έχει αποσταλεί: Ναι". - Απάντηση. Δημιουργείτε αυτόματα νέο email για απάντηση του αρχικού (reply). - Απάντηση σε όλους. Δημιουργείτε αυτόματα νέο email για απάντηση του αρχικού σε όλους τους εμπλεκόμενους. - Προώθηση. Δημιουργείτε αυτόματα νέο email για προώθηση του αρχικού. - Υποδείγματα. Επιλέγετε από τα υποδείγματα που έχετε δημιουργήσει.   ### Γενικά στοιχεία ενεργειών --- **Κατεύθυνση -Χαρακτηρισμός** Όλες οι ενέργειες χωρίζονται σε εισερχόμενες –εξερχόμενες / εσωτερικές –εξωτερικές από την Κατεύθυνση (In –Out). Προτεινόμενη κατεύθυνση είναι αυτή που έχει οριστεί στον τύπο της ενέργειας (βλ. Τύποι ενεργειών). Ο χαρακτηρισμός των ενεργειών συνδέεται με την κατάσταση (αδιάφορο, προς έναρξη, σε εξέλιξη, ολοκληρώθηκε, ακυρώθηκε). Σε κάθε χαρακτηρισμό ορίζετε σε ποια ενότητα /module θα προτείνεται (βλ. Χαρακτηρισμοί ενεργειών).   **Επίπεδα πρόσβασης** Σε κάθε ενέργεια υπάρχει η δυνατότητα καθορισμού πρόσβασης. Έχοντας συνδέσει ενέργεια με Επίπεδο πρόσβασης, η ενέργεια αυτή θα είναι διαθέσιμη προς προβολή μόνο στους χρήστες αυτούς που έχουν οριστεί στο συγκεκριμένο επίπεδο. ![image](media://03db9a08-2c74-4655-b5d2-a193f6e810e4) **Συνέχεια ενεργειών -Ιστορικό** Όλες οι ενέργειες συνδέονται μεταξύ τους οπότε και δημιουργείται ένα Ιστορικό ενεργειών. Για τη σύνδεση των ενεργειών : - Επιλέγετε από τις σχετικές εργασίες  <Συνέχεια ενέργειας>. Σε αυτή την περίπτωση εμφανίζεται διάλογος για επιλογή επόμενης ενέργειας όπου συμπληρώνετε τα στοιχεία χειριστή, έναρξης –λήξης της νέας ενέργειας κτλ. ![image](media://3632fff5-ea9a-48a2-a7ef-2c569d5f98f3) - Επιλέγετε τη <Συνέχεια> στο κάτω αριστερό μέρος της προβολής της ενέργειας όπου προτείνονται οι ενέργειες που έχουν συνδεθεί ως συνέχεια της ενέργειας που έχει καταχωρηθεί. Με την επιλογή της ενέργειας δημιουργείται αυτόματα η νέα κίνηση /εγγραφή. Οι ενέργειες που προτείνονται στη <Συνέχεια> έχουν οριστεί στις παραμέτρους Ενεργειών &CRM (βλ. Παράμετροι) ![image](media://a7173d87-8fa8-406b-a67e-59f2c1f00516) - Επιλέγετε από τις σχετικές εργασίες της ενέργειας <Προηγούμενο Βήμα>, ώστε να συνδέσετε την ενέργεια με κάποια άλλη που θα χαρακτηριστεί ως «αρχική».  Σε αυτή την περίπτωση εμφανίζεται διάλογος για επιλογή της προηγούμενης ενέργειας με τα εξής φίλτρα αναζήτησης: - Συναλλασσόμενος: συμπληρώνεται αυτόματα εάν στην ενέργεια από την οποία επιλέγετε <Προηγούμενο βήμα> έχετε συμπληρώσει συναλλασσόμενο. - Κατάσταση : επιλέγετε την κατάσταση της ενέργειας που θα αναζητήσετε. - Υποενότητα: επιλέγετε την ενότητα (γενικές ενέργειες, κλήση, συνάντηση, task, email) από την οποία θα αναζητήσετε την ενέργεια. - Ενέργεια: επιλέγετε την ενέργεια που θα συνδέσετε ως «αρχική» αυτής που καταχωρείτε. ![image](media://bd9c8ca4-d5af-4f1c-9990-2d42e05159a4) Από Σχετικές εργασίες > Ιστορικό ενέργειας εμφανίζεται το ιστορικό των ενεργειών όπου καταγράφονται όλες οι ενέργειες που έγιναν κατά σειρά (βήμα). ![image](media://a12be339-a266-4aba-ab4e-b81cb923a5cc) ![image](media://6c287a3d-f7e3-499b-bd76-4092d0fbb201) **Απόκριση καμπάνιας - Lead πώλησης** Σε κάθε ενέργεια υπάρχει επιλογή για Απόκριση καμπάνιας Marketing ή Lead Πώλησης όπου συνδέονται και στοιχεία του Lead (πηγή και κατάσταση). ![image](media://d0708ee7-f696-4f74-8df0-37f58fba9bce) ![image](media://ca906edd-b7ff-422b-9562-307f44e6cef7) Οι επιλογές "Απόκριση" και "Lead", μπορούν να συμπληρωθούν αυτόματα με την επιλογή Σειράς, που στον τύπο της έχετε κάνει την αντίστοιχη παραμετροποίηση (βλ. Τύποι Ενεργειών).     **Επανάληψη Ενεργειών** Στις Σχετικές εργασίες των ενεργειών υπάρχει η επιλογή για Επανάληψη Ενέργειας. Στην επανάληψη ορίζετε τον χαρακτηρισμό με τον οποίο θα δημιουργηθούν οι νέες ενέργειες και την περιοδικότητα αυτών. ![image](media://fcf9a303-2b52-4d30-91d7-6d13824c0ca2) ![image](media://c5cd967c-5ba3-4bc3-9812-3412d4d306cd) Με την επιλογή της εκτέλεσης της εργασίας δημιουργούνται τόσες ενέργειες όσες ορίστηκαν στον χρονικό προσδιορισμό και με ακριβώς τα ίδια στοιχεία (πχ. έργο, παρατηρήσεις, συναλλασσόμενος) της αρχικής ενέργειας. **Υπενθυμίσεις** Για την ενεργοποίηση των Υπενθυμίσεων θα πρέπει μέσα από Επιλογές συστήματος –Ρυθμίσεις  -Παράμετροι να επιλέξετε "Ενεργοποίηση Υπενθυμίσεων". Στη σελίδα <Ελεύθερα πεδία> των ενεργειών –Υπενθύμιση ορίζετε υπενθύμιση για τη συγκεκριμένη εγγραφή (στα emails η επιλογή βρίσκεται στη σελίδα <Λοιπά στοιχεία>). ![image](media://58107e27-725c-45d9-a8ef-c2bccc7409d8) Όταν επιλέξετε "Υπενθύμιση: Ναι", συμπληρώνεται ως Ημερομηνία και ώρα υπενθύμισης αυτή που έχει οριστεί ως ημερομηνία και ώρα έναρξης της εγγραφής. Στο πεδίο "Πριν την έναρξη",  ορίζετε την ώρα (πριν την έναρξη) θα εμφανιστεί η υπενθύμιση στο χρήστη.     ## Connections ### Ε-mail import --- Με την επιλογή του email import κάνετε εισαγωγή των emails για το ημερολογιακό διάστημα που επιλέγετε. ![image](media://1c6bb79b-c34a-4366-aa51-e7604aa29214) Επιλέγοντας Ημερομηνιακό διάστημα, φάκελο και Έλεγχο mail προβάλλονται τα emails. Για την εισαγωγή τους στην εφαρμογή επιλέγετε είτε  το email που θέλετε και «Καταχώρηση» είτε <Εισαγωγή όλων> από το κάτω αριστερό μέρος της προβολής.   ### Έλεγχος αποστολής --- Στον έλεγχο αποστολής εμφανίζονται τα emails με αδυναμία αποστολής. Η επιλογή "Ενημέρωση εγγραφών" ελέγχει τις εγγραφές email που έχουν καταχωρηθεί και εφόσον υπάρχει πρόβλημα αποστολής στα Λοιπά στοιχεία, ενημερώνει με πρόβλημα παράδοσης «Ναι» και τα προβληματικά email.   ### Import Outlook contacts --- Με την εργασία Import Outlook contacts, κάνετε εισαγωγή των επαφών που έχετε καταχωρήσει στο Outlook. Οι επαφές μπορούν να αποθηκευτούν στην εφαρμογή είτε ως επαφές, είτε ως στελέχη της εταιρίας.  Για την εισαγωγή τους στην εφαρμογή θα πρέπει να εκτελέσετε τα εξής βήματα: 1. Επιλέγετε «Επαφές Outlook» ώστε να εμφανιστούν όλες οι καταχωρημένες επαφές του outlook. 2. Στην επιλογή «Εισαγωγή σε», επιλέγετε σε ποια ενότητα (Στελέχη /Επαφές) θα καταχωρηθούν τα πρόσωπα. 3. Με Εκτέλεση της εργασίας πραγματοποιείται η εισαγωγή των επαφών στο πρόγραμμα. 4. Εφόσον υπάρχουν ήδη καταχωρημένα τα πρόσωπα στην εφαρμογή επιλέγετε «Μεταβολή υπαρχόντων» για τη μεταβολή των στοιχείων τους.   ## **Μαζική καταχώρηση ενεργειών /αποστολή email** Μέσα από τα αρχεία των συναλλασσομένων – επαφών μπορείτε να καταχωρήσετε μαζικά ενέργειες είτε να διαχειριστείτε μαζικές αποστολές email. ### Καταχώρηση ενεργειών --- Για την καταχώρηση ενεργειών μαζικά επιλέγετε τους συναλλασσόμενους (πελάτες /προμηθευτές /χρεώστες /πιστωτές) ή τις επαφές που επιθυμείτε και με δεξί κλικ γίνεται επιλογή της «Καταχώρησης ενεργειών». Με την επιλογή και εκτέλεση καταχωρείται μία ενέργεια ανά συναλλασσόμενο / επαφή.  ![image](media://a4a327fe-1152-4c4f-aa3f-0b0aa9e46a67)   ### Αποστολή email --- Για την αποστολή μαζικού email, όπως και στην καταχώρηση μαζικών ενεργειών, επιλέγετε τους συναλλασσόμενους ή τις επαφές που επιθυμείτε και με δεξί κλικ επιλέγετε «Αποστολή email». Δείτε περισσότερα [εδώ](https://soft1wiki.atlassian.net/wiki/spaces/SS4EL/pages/10945125).   ►Info: Στις ενέργειες συναντήσεις,emails & tasks προστέθηκε η επιλογή του μέσου  ►Info: Στις ενέργειες κλήσεων έχετε τη δυνατότητα επιλογής ανενεργών πελατών ►Info: Από τη σχετική εργασία ενεργειών **Μεταφορά σε φάκελο** μπορείτε να Δημιουργήσετε Φάκελο υπηρεσιών και να μεταφέρετε σε αυτόν το είδος που θα δηλωθεί στο πεδίο Υλικό ως ανταλλακτικό (Στις συναντήσεις, ως ανταλλακτικά προτείνονται και τα είδη που θα δηλωθούν στο πλέγμα κατά τη δημιουργία φακέλου). Εάν στις παραμέτρους του τύπου ενεργειών ενεργοποιηθεί η παράμετρος **Συμπλήρωση είδους,** το είδος προτείνεται ως κύριο είδος στο Φάκελο υπωρειών. Η μεταφορά ενεργειών σε Φάκελο υπηρεσιών μπορεί να πραγματοποιηθεί και από το ευρετήριο ενεργειών, εφαρμόζοντας δεξί κλικ και **Μεταφορά σε φάκελο** σε επιλεγμένες εγγραφές ενεργειών. Η μαζική μεταφορά ενεργειών σε φάκελο πραγματοποιείται ομαδοποιητικά ανά [Εγκατάσταση], [Έργο], [Υποκατάστημα], [Είδος] βάσει του πεδίου  **Ομαδοποίηση ανά** της εργασίας μεταφοράς. ►Info: Η εργασία εκτελείται και ως batch job με την προσθήκη πρότυπων δεδομένων. Στην εργασία εμφανίζεται toolbar με την επιλογή <Εκτέλεση> και <Πρότυπα δεδομένα>. Επιλέγοντας <Εκτέλεση>, εκτελείται ταυτόχρονα ο έλεγχος email και η εισαγωγή όλων. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να μπορεί να προγραμματιστεί η εκτέλεση της εργασίας και με το scheduler.