---
title: "Service - Φάκελοι Υπηρεσιών"
canonical: "https://wiki.soft1.eu/space/SS5EL/10944894/Service%20-%20%CE%A6%CE%AC%CE%BA%CE%B5%CE%BB%CE%BF%CE%B9%20%CE%A5%CF%80%CE%B7%CF%81%CE%B5%CF%83%CE%B9%CF%8E%CE%BD"
format: markdown
---
**Εισαγωγή**
Οι Φάκελοι Υπηρεσιών εξυπηρετούν στη διαδικασία του Service συσκευών, μηχανημάτων αλλά και οχημάτων. Σε έναν Φάκελο Υπηρεσιών συγκεντρώνονται όλες οι ενέργειες που θα γίνουν για την επισκευή ενός είδους/ εγκατάστασης και συμμετέχει πληροφορία που αφορά στο απόθεμα του είδους, στα ανταλλακτικά με τις εγγυήσεις τους, στους τιμοκαταλόγους και στους τεχνικούς με τους πρότυπους χρόνους εργασιών. Επίσης, μπορείτε να συμπεριλάβετε CRM ενέργειες όπως κλήσεις προς το πελάτη, προγραμματισμένα ραντεβού κ.α.
## Παραμετροποίηση
Οι Φάκελοι Υπηρεσιών ακολουθούν τη λογική των παραστατικών διαθέτοντας Τύπο και Σειρά.
### **Φάκελοι - Τύποι παραστατικών**
Δημιουργήστε τους **Τύπους **των Φακέλων (menu Παράμετροι > Υπηρεσίες > Φάκελοι υπηρεσιών), συμπληρώνοντας **Κωδικό **και **Περιγραφή**. Στο πεδίο **Συμπεριφορά **ορίστε την τιμή [101 - Φάκελος Υπηρεσιών] και στις **Χρήσεις παρ/κού **επιλέξτε τις τιμές <51,52,96> ώστε να μπορείτε να καταχωρήσετε στον Φάκελο τα ανταλλακτικά (από το αρχείο ειδών), τις υπηρεσίες και τις CRM ενέργειες.
Επίσης, δώστε προσοχή στις παραμέτρους :
- **Χρησιμοποιεί τιμή:** επιλέξτε ποιά τιμή - ειδών & υπηρεσιών - θα προτείνεται στη διαδικασία τιμολόγησης του Φακέλου.
- **Τύπος SN:** ορίστε την κατάσταση στην οποία θα επέλθουν τα SN των προς επισκευή ειδών .
- **Υποχρεωτικό είδος**: ορίστε αν στο φάκελο θα είναι υποχρεωτική η επιλογή κάποιου είδους αποθήκης ή αρκεί μόνο η εγκατάσταση.
- **Τιμολογιακές πολιτικές**: επιλέξτε αν θέλετε να εφαρμόζεται κάποια Τιμολογιακή πολιτική.
- **Εκκρεμότητα: **δηλώστε εάν θα τηρείται κάποιος τύπος εκκρεμότητας/ δέσμευσης, για τα ανταλλακτικά που θα χρησιμοποιηθούν στον Φάκελο.
- **Κλείδωμα μετά την αποστολή: **επιλέγοντας **Ναί, **δεν θα μπορείτε να επεξεργαστείτε τον φάκελο αφού κλείσει.
### **Φάκελοι - Σειρές παραστατικών**
Δημιουργήστε τις **Σειρές **με τις οποίες θα καταχωρούνται οι Φάκελοι (menu Παράμετροι > Υπηρεσίες > Φάκελοι υπηρεσιών) και συνδέστε τις με τους κατάλληλους **Τύπους**. Επιπλέον, στο κάτω μέρος της οθόνης μπορείτε να ορίσετε τις Σειρές που θα προτείνονται αυτόματα, στις επιμέρους διαδικασίες, στο κλείσιμο ενός Φακέλου Υπηρεσιών.
Συγκεκριμένα:
- η **Σειρά Παροχής Υπηρεσιών** θα προτείνεται στο στάδιο της τιμολόγησης για την Απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή το Τιμολόγιο.
- η **Σειρά Ανταλλακτικών** θα προτείνεται για το Τιμολόγιο – Δελτίο που θα εκδοθεί και αφορά στη χρέωση και στην ανάλωση των ανταλλακτικών.
- η **Σειρά Αποστολής**, θα προτείνεται στο στάδιο έκδοσης του παραστατικού επιστροφής του είδους προς τον πελάτη.
- η **Σειρά Ανταλλακτικών – Υπηρεσιών **θα προτείνεται εάν εκδίδετε ενιαίο παραστατικό "Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών - Ανταλλακτικών".
- με τη** Σειρά Ενεργειών** θα καταχωρείται αυτόματα εγγραφή στο CRM για κάθε ενέργεια που θα καλέσετε στον Φάκελο Υπηρεσιών.
## **Διαδικασίες**
### **Καταχώριση Φακέλου**
Για να καταχωρήσετε νέο Φάκελο Υπηρεσιών μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους εξής παρακάτω πέντε(5) τρόπους:
1. Χειροκίνητη Νέα εγγραφή στο αρχείο Φάκελοι Υπηρεσιών.
2. Αυτόματα μόλις καταχωρηθεί το Δελτίου Παραλαβής από τον πελάτη.
3. Αυτόματα χρησιμοποιώντας την ειδική εργασία για τη <Δημιουργία Φακέλων>.
4. Έμμεσα μετά τη καταχώρηση Κλήσης Υπηρεσιών για τον πελάτη.
5. Έμμεσα μετά τη καταχώρηση CRM ενέργειας για τον πελάτη.
**info**: Αν επιθυμείτε τη δημιουργία φακέλου υπηρεσιών ανεξαρτήτως ποσότητας ειδών - ανταλλακτικών, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε για κάθε είδος αποθήκης την παράμετρο **Συγκεντρωτικά σε φάκελο** (tab <Λογιστικά>). Σε αντίθετη περίπτωση παράγονται τόσοι φάκελοι όσα τα είδη και οι ποσότητες που περιλαμβάνονται στο Δελτίο Παραλαβής ή στη Κλήση υπηρεσιών.
Αναλυτικά κάθε τρόπος:
**1****ος**** Τρόπος: Χειροκίνητη εγγραφή**
Στο menu Εργασίες > Υπηρεσίες > Φάκελοι υπηρεσιών, επιλέξτε **Νέα εγγραφή **και δηλώστε τα παρακάτω στοιχεία:
- τη **Σειρά** με την οποία θα καταχωρηθεί ο Φάκελος,
- την **Εγκατάσταση** ή/και το **Είδος** (προς Επισκευή-Συντήρηση),
- το **Serial Number **του είδους για το οποίο εφόσον τηρείτε αρχείο εγγυήσεων μπορείτε να πραγματοποιήσετε **Έλεγχο εγγύησης'**,
- την ημερομηνία **Έναρξης**/ **Λήξης** /**Παράδοσης, **στοιχεία τα οποία συμπληρώνονται αυτόματα βάσει των Ενεργειών που θα συμπεριληφθούν στον φάκελο,
- τον Πελάτη αλλά και πληροφοριακά στοιχεία σχετικά με την κατάσταση της **Εγκατάστασης** / του **Είδους.**
**info**: Επιλέγοντας την Εγκατάσταση θα προτείνεται αυτόματα το πρώτο είδος από τη καρτέλα της, εφόσον έχετε επιλέξει τη παράμετρο "Μεταφορά είδους από εγκατάσταση" (menu Παράμετροι > Διαχείριση υπηρεσιών > Υπηρεσίες > Παράμετροι)
Στις γραμμές του πλέγματος συμπληρώνετε τα **Ανταλλακτικά** που θα χρησιμοποιηθούν, τις **Υπηρεσίες** που θα προσφερθούν καθώς και **Ενέργειες** όπως κλήσεις προς τον πελάτη, προγραμματισμένα ραντεβού κ.α.
Ανά Ανταλλακτικό και Υπηρεσία μπορείτε να δηλώσετε **Τύπο **και** Ποσοστό Χρέωσης** τα οποία μαζί με τη Ποσότητα και την Τιμή διαμορφώνουν την τελική αξία για το είδος όταν κλείσει ο φάκελος.
Στον **Κωδικό εγγύησης** συμπληρώνεται ο κωδικός παρακολούθησης της εγγύησης του ανταλλακτικού από την πλευρά του κατασκευαστή. Εφόσον δηλωθεί ποσοστό και τύπος χρέωσης, η αξία του ποσοστού που υπολείπεται και δεν καλύπτεται από τον πελάτη, μπορεί να γίνει απαιτητή από τον κατασκευαστή και παρακολουθείται σύμφωνα με τον μοναδικό κωδικό εγγύησης.
Στο tab **Λοιπά Στοιχεία** μπορείτε να συμπληρώσετε τους **Τεχνικούς **που θα απασχοληθούν, τις παρατηρήσεις τους καθώς και επιπλέον στοιχεία όπως το **Έργο **ή το **Business Unit**.
**2****ος**** Τρόπος: ****Αυτόματα μόλις καταχωρηθεί το Δελτίο Παραλαβής από τον πελάτη**
Για να δημιουργηθεί ο φάκελος αυτόματα, με την καταχώρηση στο Soft1 του Δελτίου αποστολής Πελάτη ή Δελτίου ποσοτικής παραλαβής που θα εκδώσει η εταιρία, θα πρέπει να συμπληρωθεί το πεδίο **Σειρά φακέλου** στη Σειρά του Δελτίου αποστολής Πελάτη ή Δελτίου ποσοτικής παραλαβής.
**3****ος**** Τρόπος: Χρησιμοποιώντας την εργασία για τη <Δημιουργία Φακέλων>. **
Χρησιμοποιώντας την εργασία "**Δημιουργία φακέλων**" μπορείτε να επιλέξετε για ποιά παραστατικά θα δημιουργηθούν φάκελοι υπηρεσιών. Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα για να περιορίσετε το εύρος , δηλώστε τη Σειρά για τη δημιουργία των φακέλων και επιλέξτε εκτέλεση.
Αντίστοιχα, με την εργασία **Ακύρωση δημιουργίας φακέλων** διαγράφονται οι φάκελοι για τα παραστατικά που θα επιλέξετε στα φίλτρα.
**4****ος**** Τρόπος: από τις Κλήσεις Υπηρεσιών**
Στη διαδρομή του menu, Εργασίες > Υπηρεσίες > Κλήσεις, καταχωρούνται οι κλήσεις για τα ραντεβού service. Για να δημιουργηθούν αυτόματα το Δελτίο Παραλαβής και ο/οι Φάκελοι υπηρεσιών, θα πρέπει να έχουν συμπληρωθεί τα πεδία **Σειρά φακέλου** και **Σειρά Παραλαβής **στη Σειρά της κλήσης υπηρεσιών. Έπειτα, με δεξί κλικ σε εγγραφή κλήσης, επιλέγοντας **Σχετικά παραστατικά** θα δημιουργηθούν αυτόματα το Δελτίου Παραλαβής και ο/οι Φάκελοι υπηρεσιών.
**info:** Δεν θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η παράμετρος **Χρήση BarCode** στον Τύπο του Δελτίου παραλαβής.
Μόλις δημιουργηθούν τα σχετικά παραστατικά η κλήση τίθεται σε **Κατάσταση** [Εκτελεσμένη]. Μπορείτε να ακυρώσετε, με δεξί κλίκ, οποιαδήποτε κλήση έχει παραμείνει σε **Κατάσταση** [Εκκρεμής].
**5****ος**** Τρόπος: από τις ενέργειες CRM για τον πελάτη**
Χρησιμοποιώντας κάποια από τις παρακάτω επιλογές μπορείτε να δημιουργήσετε νέο φάκελο ή να εντάξετε τη CRM ενέργεια σε υπάρχον.
1. Από την καρτέλα της CRM ενέργειας επιλέγοντας τη Σχετική εργασία **Μεταφορά σε φάκελο **ή
2. Με δεξί κλικ σε μία ή περισσότερες CRM εγγραφές στη λίστα και επιλέγοντας **Μεταφορά σε φάκελο** ενώ δίνεται και η δυνατότητα ομαδοποίησης βάσει στοιχείων εγκατάστασης/ έργου / υποκαταστήματος και είδους.
### **Κλείσιμο & Τιμολόγηση Φακέλου**
Για το κλείσιμο του φακέλου ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Επιλέξτε τις επιθυμητές εγγραφές από κάποιο ευρετήριο φακέλων υπηρεσιών.
2. Στη συνέχεια, εφαρμόστε δεξί κλίκ και επιλέξτε να δημιουργηθούν τα παραστατικά που αφορούν στην χρέωση των ανταλλακτικών και της παρεχόμενης υπηρεσίας προς τον πελάτη.
3. Τέλος, εφαρμόστε** **δεξί κλίκ** **και επιλέξτε την **Αποστολή σε πελάτη** για την έκδοση του παραστατικού επιστροφής του είδους στον πελάτη.
**info:** Οι Σειρές που θα προτείνονται αυτόματα στις παραπάνω επιμέρους διαδικασίες, για το κλείσιμο ενός Φακέλου Υπηρεσιών, είναι εκείνες που θα ορίσετε στη Σειρά του φακέλου.
**Info:** Από τις σχετικές εργασίες του φακέλου μπορείτε να δείτε τα παραστατικά από τα οποία έχει δημιουργηθεί καθώς και αυτά στα οποία μετασχηματίστηκε ο φάκελος.
## **Χρήσιμες εργασίες & πληροφορίες **
### Εκκρεμμότητες- Υπόλοιπα - Εναλλακτικά είδη
Στο φάκελο υπηρεσιών, εφαρμόζοντας δεξί κλίκ σε γραμμή του πλέγματος, μπορείτε για το συγκεκριμένο είδος-ανταλλακτικό να:
- εφαρμόσετε **Άρση εκκρεμότητας, **εφόσον τηρείτε εκκρεμότητες για την δέσμευση ποσότητας ανταλλακτικών κατά τη δημιουργία φακέλου,
- ανατρέξετε σε χρήσιμες πληροφορίες όπως τα **Υπόλοιπα ανά Αποθηκευτικό χώρο, **
- επιλέξετε κάποιο από τα **Εναλλακτικά είδη**.
**info:** Από ένα ευρετήριο Φακέλων, με δεξί κλικ μπορείτε να προβείτε σε ** Άρση **ή** ****Επαναφορά εκκρεμότητας** για το σύνολο των ειδών - ανταλλακτικών στον φάκελο.
### Πρόταση παραγγελίας
Αν υπάρχει έλλειψη σε κάποιο ανταλλακτικό, μπορείτε να καταχωρήσετε παραστατικό παραγγελίας σε προμηθευτή επιλέγοντας τη **Πρόταση παραγγελίας** από τις Σχετικές εργασίες. Η ποσότητα θα καταγραφεί στη στήλη **Σε παραγγελία** στις γραμμές των ανταλλακτικών.
### Ωροκατάλογοι
Στους Ωροκαταλόγους (menu εργασιών > Υπηρεσίες) δημιουργείτε εγγραφές οι οποίες αφορούν σε μοναδικούς συνδυασμούς χαρακτηριστικών ειδών, τους χρόνους χρέωσης των υπηρεσιών και κριτήρια που αφορούν στους τεχνικούς.
Παράδειγμα: Για το είδος αποθήκης με συγκεκριμένη **Μάρκα**, **Μοντέλο **και **Τεχνικό κωδικό **διατίθεται **Υπηρεσία** χρόνου χρέωσης **3**ων ωρών την οποία μπορούν να παρέχουν τεχνικοί με συγκεκριμένη **Ειδικότητα** και **Επίπεδο** κατάρτισης.
Καταχωρώντας τον Ωροκατάλογο, αυτός θα προστεθεί αυτόματα στη καρτέλα της Υπηρεσίας.
### **Set Ειδών –Υπηρεσιών**
Στους φακέλους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ή περισσότερα **Set Ειδών &**** Υπηρεσιών **τα οποία θα δημιουργήσετε από τη διαδρομή στο menu, Υπηρεσίες > Set ειδών - υπηρεσιών. Τα **Set Ειδών &**** Υπηρεσιών **χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό με τους **Ωροκαταλόγους** οι οποίοι καθορίζουν τη διάρκεια των εργασιών/ υπηρεσιών και το επίπεδο των τεχνικών που θα συμμετέχουν (δείτε παρακάτω).
Σε ένα νέο Set Ειδών & Υπηρεσιών συμπληρώστε:
- τον Κωδικό και την Περιγραφή του set,
- την Ποσότητα και το Είδος ή την Υπηρεσία στην οποία αφορά το set (πχ. ΥΠΗΡ-0009, δείτε παρακάτω οθόνη),
- τα Είδη-ανταλλακτικά και την ποσότητα. Αν τεθεί **Τιμή** στα είδη-ανταλλακτικά του set τότε αυτή θα υπερτερήσει των υπόλοιπων (πχ. τιμολογιακής πολιτικής ή τιμής στον Τύπο του φακέλου),
- τις υπηρεσίες, τη ποσότητα, τη τιμή καθώς και τον αριθμό τεχνικών.
Καταχωρήστε το set και έπειτα δηλώστε το στη καρτέλα του Είδους-Υπηρεσίας στην οποία αφορά (πχ. στην καρτέλα της ΥΠΗΡ-0009 > tab Βασικά Στοιχεία > περιοχή Group sets και αντικατάσταση)
Στο φάκελο υπηρεσιών, μόλις καλέσετε το Είδος-Υπηρεσία στην οποία αφορά το set (πχ. ΥΠΗΡ-0009), θα προταθούν αυτόματα τα είδη/ανταλλακτικά, οι υπηρεσίες καθώς και οι CRM ενέργειες.
**info:** Επιβεβαιώστε ότι,
- στη Σειρά του Φακέλου έχετε ορίσει **Σειρά ενεργειών** CRM ώστε μόλις καλέσετε το Set Είδους- Υπηρεσίας να προταθούν και οι ενέργειες για τους τεχνικούς,
- έχετε συμπληρώσει το προς επισκευή είδος πριν καλέσετε το set ώστε να προταθούν οι χρόνοι χρέωσης των υπηρεσιών του set .
- έχετε επιλέξει τη παράμετρο "**Μεταφορά ωρομέτρησης σε ποσότητα**" ώστε να προταθούν οι χρόνοι χρέωσης των υπηρεσιών βάσει Ωροκαταλόγου.
**info:** Μπορείτε να καλέσετε περισσότερα από ένα set, σε αυτή τη περίπτωση χρησιμοποιήστε το φίλτρο Set (επάνω απο το πλέγμα) για να δείτε τα στοιχεία κάποιου set.
### CRM ενέργειες
Στους φακέλους υπηρεσιών, στο Tab <**Ενέργειες**> δηλώνονται χειροκίνητα, ή συμπληρώνονται αυτόματα, οι εργασίες τις οποίες θα πρέπει να ολοκληρώσουν οι τεχνικοί (στελέχη της εταιρείας) για τη επισκευή είδους. Το Tab <Ενέργειες> θα εμφανιστεί εφόσον στον Τύπο του φακέλου, στο πεδίο **Χρήσεις** **παραστατικού** επιλέξετε τη παράμετρο "96-Ενέργειες".
Οι CRM ενέργειες προτείνονται αυτόματα εφόσον στη **Σειρά** του φακέλου συνδέσετε **Σειρά ενεργειών **και στις εξής περιπτώσεις:
- όταν καλέσετε χειροκίνητα κάποια υπηρεσία στον φάκελο ή
- όταν χρησιμοποιήσετε κάποιο set ειδών - υπηρεσιών. Σε αυτή τη περίπτωση θα δημιουργηθούν τόσες ενέργειες όσοι και οι τεχνικοί που έχoυν δηλωθεί στο set.
Επιπλέον, εφαρμόζοντας δεξί κλίκ σε γραμμή του πλέγματος, μπορείτε να:
- προσθέσετε μια **Νέα ενέργεια,**
- **Αποσυνδέσετε **κάποια **ενέργεια,**
- δείτε το **Ημερολόγιο** του τεχνικού/χειριστή στον οποίο ανατέθηκε η εργασία
- δηλώσετε κάποιο **Μέσο **πχ. κάποιο εργαλείο που θα χρησιμοποιήσει ο τεχνικός. Ελέγξετε τη διαθεσιμότητα του Μέσου από την σχετική εργασία **Ημερολόγιο μέσων**.
### Διαθεσιμότητα δυναμικού
Επιλέγοντας **Διαθεσιμότητα δυναμικού**, από τις Σχετικές εργασίες του φακέλου,** **πραγματοποιείται έλεγχος ως προς τη διαθεσιμότητα των τεχνικών σύμφωνα με το **Ωράριο Εργασίας, **την **Ειδικότητα **και το **Επίπεδο.**
**info: **Για τη διαθεσιμότητα των τεχνικών η εφαρμογή αφαιρεί τις ώρες διαλείμματος που έχουν δηλωθεί στο ωράριο. Εάν δεν έχει συμπληρωθεί Ωράριο εργασίας στη καρτέλα του τεχνικού/στελέχους τότε θεωρείται ότι δουλεύει οκτάωρο.
**info: **Ελέγχονται οι Αργίες στα Υποκαταστήματα της εταιρείας και οι CRM ενέργειες που έχουν καταχωρηθεί για τον τεχνικό (πχ. άδεια, συνάντηση).
Στο πλέγμα της **Διαθεσιμότητα δυναμικού** εμφανίζονται οι απαιτούμενες ώρες ανά ειδικότητα, επίπεδο, και οι ελεύθερες ώρες τεχνικών ανά ημέρα και εβδομάδα. Επιλέγοντας ημερομηνία, με <ΟΚ> ενημερώνονται ο φάκελος (πεδία Έναρξης-Λήξης) και οι CRM ενέργειες.