--- title: "Νέα Φυσική Απογραφή" canonical: "https://wiki.soft1.eu/space/ATEL/182092237/%CE%9D%CE%AD%CE%B1%20%CE%A6%CF%85%CF%83%CE%B9%CE%BA%CE%AE%20%CE%91%CF%80%CE%BF%CE%B3%CF%81%CE%B1%CF%86%CE%AE" format: markdown --- Στο Atlantis ERP είναι πλέον διαθέσιμη η νέα λειτουργία Φυσικής Απογραφής (menu: Αποθήκη → Κινήσεις → Νέα Φυσική Απογραφή), και  διατίθεται από την έκδοση  3.3.2698.1   κι έπειτα.  Η Νέα Φυσική Απογραφή μπορεί να διεξαχθεί χρησιμοποιώντας τις 2 (δύο) ακόλουθες εργασίες:   Λίστα Φυσικής Απογραφής Για να δημιουργήσετε τη Λίστα Φυσικής Απογραφής, στο tab Στοιχεία της Λίστας Φυσικής Απογραφής, αρχικά δηλώστε τα υποχρεωτικά πεδία, δηλαδή τη  Σειρά και τον Α.Χ . στον οποίο διενεργείται η απογραφή. Στα ακόλουθα πεδία , προβάλλονται οι εξής πληροφορίες: η  Ημερομηνία έναρξης (λαμβάνεται αυτόματα η τρέχουσα) και λήξης της απογραφής (λαμβάνεται αυτόματα κατά την παραγωγή των Παραστατικών Ελλειμάτων-Πλεονασμάτων), ο  Α.Χ. στον οποίο διενεργείται η απογραφή, το πλήθος των Eιδών που περιλαμβάνονται σε Παραστατικά Φυσικής Απογραφής που συνδέονται με τη Λίστα, το πλήθος των Απογεγραμμένων Eιδών (%) στα Παραστατικά Φυσικής Απογραφής, καθώς και το πλήθος αυτών που βρίσκονται ακόμη Σε Εκκρεμότητα (%). τα Παραστατικά Ελλείματος-Πλεονάσματος και Διαφορών αναλώσεων, τα οποία παράγονται από τη σχετική επιλογή στις Εργασίες της Λίστας κατά την ολοκλήρωση της απογραφής. Στη συνέχεια, στο tab  Είδη   επιλέγετε  τα Είδη που συμμετέχουν στην απογραφή. Οι στήλες ' Παραστατικό Φυσικής Απογραφής' , ' Ημερομηνία Παρ/κού'  και ' Υπεύθυνος' εμφανίζουν αντίστοιχα τα παραστατικά, στα οποία περιέχεται καθένα από αυτά τα είδη, την ημερομηνία τους και τον υπεύθυνο απογραφής από το αντίστοιχο παραστατικό . Σε περίπτωση που το είδος παρακολουθείται σε Παρτίδες ή Χ-Μ εμφανίζεται σχετική ένδειξη. Η τρέχουσα Κατάσταση  (Εκκρεμότητα/Απογεγραμμένο/Μερικώς Απογεγραμμένο) ενημερώνεται αυτόματα. Στο tab  Παρ. Φυσ. Απογραφής  προβάλλονται τα στοιχεία των Παραστατικών Φυσικής Απογραφής που συνδέονται με τη Λίστα. Για κάθε Παραστατικό εμφανίζεται: το Πλήθος των ειδών που περιλαμβάνει, ο αριθμός των Απογεγραμμένων ειδών, ο αριθμός ειδών για τα οποία εκκρεμεί η απογραφή καθώς και οι Παρατηρήσεις κάθε Παραστατικού. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε Λίστας Φυσικής Απογραφής απευθείας από  Παραστατικά . Συγκεκριμένα, κατά την καταχώριση του Παραστατικού Φυσικής Απογραφής και εφόσον το πεδίο «Λίστα Φυσ. Απογρ.» είναι κενό, εμφανίζεται ενημερωτικός διάλογος προς το χειριστή με τα απαραίτητα στοιχεία για τη δημιουργία Λίστας Φυσικής Απογραφής . Σε περίπτωση που ένα είδος της Λίστας αναλύεται σε περισσότερες γραμμές στα Παραστατικά (π.χ. τα Είδη παρτίδων), επιλέγοντας τη γραμμή και πατώντας το ‘ Alt ’, εμφανίζεται η ανάλυση των γραμμών του είδους.   Εργασίες Λίστας Φυσικής Απογραφής ▶  Προσθήκη ειδών στη Λίστα Κατά τη δημιουργία νέας Λίστας Φυσικής Απογραφής, αφού επιλεγούν η Σειρά και ο Α.Χ., η Προσθήκη Ειδών προς απογραφή μπορεί να γίνει με τους εξής τρόπους: Με barcode από τον κωδικό αναζήτησης , ή επιλεκτικά με Kωδικό - Περιγραφή Είδους. Με μαζική εισαγωγή από τον browser των ειδών, πατώντας το πλήκτρο ' Είδη '. Με δεξί-κλικ στις γραμμές και επιλέγοντας την ' Προσθήκη ειδών '.  Κατά την καταχώριση ενός Παραστατικού, το Atlantis  ERP ελέγχει αν τα Είδη βρίσκονται ήδη καταχωρημένα στη Λίστα που ανήκει το Παραστατικό. Αν όχι, εισάγονται αυτόματα σε αυτήν.  Κάντε κλικ για μεγέθυνση ▶  Κατανομή σε Παραστατικά Φυσικής Απογραφής Αφού ολοκληρωθεί η Προσθήκη των Ειδών στη Λίστα, θα πρέπει να κατανεμηθούν στα Παραστατικά Φυσικής Απογραφής. Η εργασία γίνεται από το grid των Ειδών, όπως θα δείτε αναλυτικά παρακάτω.  Ctrl+A ,: μαζική επιλογή όλων των γραμμών του grid με ctrl+Z για αποεπιλογή όλων ή Ctrl+click ,: μαζική επιλογή/ αποεπιλογή μεμονωμένων εγγραφών. Επιλέξτε ' Μετασχ/σμός γραμμών σε'   ώστε όλα τα επιλεγμένα είδη να εμφανιστούν στην οθόνη Δημιουργία Παραστατικού Φυσικής Απογραφής . Εισάγετε ' Σειρά ' και ' Υπεύθυνο ' χρήστη (προαιρετικό) και πατήστε ' Αποδοχή ' ώστε να μετασχηματιστούν σε Παραστατικό Φυσικής Απογραφής. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξτε ' Αντιγραφή σε Clipboard ' από το local menu, ώστε τα επιλεγμένα Είδη να αποθηκευτούν στη μνήμη χρήστη. Στη συνέχεια, εφαρμόζετε  ' Μετασχ/σμός clipboard σε ', για να εμφανιστούν στην οθόνη ' Δημιουργία Παραστατικού φυσικής απογραφής ' όλα τα αποθηκευμένα Είδη.  Με την καταχώριση Παραστατικού Φυσικής Απογραφής, οι γραμμές της Λίστας ενημερώνονται αυτόματα με τον αριθμό Παραστατικού, θέτοντας ταυτόχρονα τα Είδη σε Κατάσταση : ' Εκκρεμότητα'  απογραφής. Στο παραστατικό που δημιουργείται με τις διαδικασίες αυτόματης δημιουργίας που προαναφέρθηκαν, συμπεριλαμβάνονται μόνο τα Είδη που έχουν μη μηδενικό λογιστικό υπόλοιπο. Με την επιλογή ' Εμφάνιση Clipboard ' εμφανίζονται στο χρήστη προς έλεγχο οι γραμμές (είδη) της Λίστας που έχουν ήδη αποθηκευτεί. Κάντε κλικ για μεγέθυνση Έλεγχος Παραστατικών' και  ' Παραστατικά Ελλειμάτων – Πλεονασμάτων '. Στο menu ' Εργασίες '   της Λίστας Φυσικής Απογραφής, υπάρχουν οι επιλογές:  Έλεγχος Παραστατικών:  ελέγχονται τα μη απογεγραμμένα Είδη καθώς και η ύπαρξη επαναλαμβανόμενων εγγραφών σε αυτά. Ο έλεγχος αυτός, γίνεται και αυτόματα πριν τη δημιουργία Παραστατικών Ελλειμάτων – Πλεονασμάτων και  αφορά όλα τα Παραστατικά   Φυσικής Απογραφής  που απαρτίζουν τη Λίστα. Παραστατικά Ελλειμάτων – Πλεονασμάτων :  εντοπίζονται επαναλαμβανόμενες εγγραφές Ειδών. Αν έχουν διαφορετικό λογιστικό υπόλοιπο, τότε διαγράφονται αυτόματα από τη Λίστα και από τα Παραστατικά και για αυτά τα Είδη, δημιουργείται αυτόματα μια καινούργια Λίστα, με σκοπό να ξαναμετρηθούν. Αν οι διπλοεγγραφές Ειδών έχουν ίδιο λογιστικό υπόλοιπο, τότε στο Παραστατικό Ελλειμάτων-Πλεονασμάτων που θα δημιουργηθεί, τοποθετείται το άθροισμα των απογεγραμμένων ποσοτήτων. Παραστατικά Φυσικής Απογραφής Στα Παραστατικά  Φυσικής Απογραφής  γίνεται η καταγραφή των πραγματικών ποσοτήτων που καταμετρήθηκαν κατά την Απογραφή των Ειδών Αποθήκης. Σε όσα δημιουργήθηκαν αυτόματα από τη Λίστα, υπάρχουν ήδη κάποια Είδη προς Απογραφή και μπορούν να προστεθούν ακόμα περισσότερα.  Η εισαγωγή Ειδών σε ένα Παραστατικό Φυσικής Απογραφής μπορεί να γίνει με: Επιλογή κωδικού είδους , Κ ωδικό αναζήτησης (barcode) καθώς και Ε ισαγωγή από excel . Η γραμμογράφηση του import πρέπει να είναι ίδια με το Παραστατικό Φυσικής Απογραφής. Όπως προαναφέρθηκε, κατά την καταχώριση του Παραστατικού ελέγχεται η Λίστα Φυσικής Απογραφής και εφόσον υπάρχουν νέα είδη, η Λίστα ενημερώνεται αυτόματα. 💡 Τί πρέπει να γνωρίζετε: Στο tab Στοιχεία  του Παραστατικού, εκτός από τη Σειρά και τον Α ριθμό , συγκεντρώνονται πληροφορίες όπως, η Ημερομηνία , ο Υπεύθυνος χρήστης, ο Α.Χ. της Απογραφής και η Λίστα στην οποία ανήκει. Κατά την εισαγωγή νέου Παραστατικού, μπορεί να γίνει σύνδεση με υπάρχουσα Λίστα ή αν το πεδίο ‘Λίστα Φυσ. Απογρ.’ μείνει κενό, κατά την καταχώριση θα δημιουργηθεί νέα Λίστα με τα Είδη του συγκεκριμένου Παραστατικού. Κατά την καταχώριση ποσοτήτων στις γραμμές ειδών του Παραστατικού, ελέγχονται οι τιμές στα πεδία υπόλοιπα ανά είδος (Υπολ.1, και Υπόλ.2). Εφόσον βρεθούν διαφορές μεταξύ του τρέχοντος υπολοίπου και του ήδη καταχωρημένου στο Παραστατικό, ακολουθείται η συμπεριφορά που ορίζεται από το πεδίο ‘Τρόπος υπολογισμού διαφορών λογ. υπολοίπου’, στο οποίο οι διαθέσιμες  επιλογές είναι: Με ερώτηση, Ισχύει το καταγεγραμμένο, Iσχύει το λογιστικό. Στα Στοιχεία του Παραστατικού, υπάρχουν επίσης οι πληροφορίες σχετικά με το πόσα είναι  Είδη προς Απογραφή , πόσα από αυτά είναι Είδη που απογράφησαν , πόσα είναι Είδη σε εκρεμμότητα , αλλά και πόσα είναι Με διαφορές στο λογιστικό υπόλοιπο . Τα πλήκτρα δίπλα στα πεδία, χρησιμοποιούνται ως φίλτρα για να εμφανίζονται στο Παραστατικό μόνο οι γραμμές που αφορούν τη συγκεκριμένη πληροφορία. Για παράδειγμα, εμφανίζονται μόνο οι γραμμές που έχουν απογραφεί ή μόνο αυτές που είναι σε εκρεμμότητα κ.τ.λ.. Στις γραμμές του Παραστατικού εμφανίζονται: τα Στοιχεία των ειδών, ο Κωδικός, η Περιγραφή και το Λογιστικό Υπόλοιπο σε Κύρια Μονάδα Μέτρησης και Δευτερεύουσα Μονάδα Μέτρησης. Οι στήλες για το νέο υπόλοιπο ενημερώνονται από τον χρήστη, ενώ οι στήλες με τις διαφορές υπολοίπων υπολογίζονται αυτόματα από το Atlantis ERP. Τα συμπληρωματικά στοιχεία όπως παρτίδα , ημερομηνία λήξης παρτίδας και θέση αποθήκευσης ενημερώνονται από το χρήστη. Τα Είδη σε κάθε Παραστατικό πρέπει είναι μοναδικά. Σε περίπτωση εισαγωγής Κωδικού είδους που υπάρχει ήδη, τότε η εφαρμογή εστιάζει αυτόματα στη γραμμή που περιέχει το ίδιο είδος. Για τα Είδη που παρακολουθούνται σε Χρώμα - Μέγεθος  και καταχωρούνται με Κωδικό είδους ή με barcode που αναφέρεται σε Κωδικό είδους ή έχουν προστεθεί στο Παραστατικό από τη Λίστα, το υπόλοιπό τους καταχωρείται από το χρήστη σε μορφή αναλυτικού πίνακα ανά Χ-Μ.  Παρέχεται όμως και η δυνατότητα καταχώρισης μοναδικού Χ-Μ είδους ανά γραμμή Παραστατικού. Στην περίπτωση αυτή, τόσο το λογιστικό υπόλοιπο όσο και το νέο, εμφανίζονται με μοναδικό αριθμό και όχι με πίνακα συνδυασμών Χ-Μ.  Αυτό επίσης γίνεται και κατά την εισαγωγή είδους μέσω barcode, όταν το barcode αναφέρεται σε συγκεκριμένο συνδυασμό Χ-Μ. Κατά την καταχώριση Παραστατικού, εμφανίζεται ερώτηση για τα είδη όπου δεν έχει καταχωρηθεί νέο υπόλοιπο.  Ανάλογα με το στάδιο της απογραφής, ενεργήστε αντιστοίχως:  Αν η απογραφή συνεχίζεται - Δεν πρέπει να γίνει καμία ενημέρωση για τα είδη αυτά. Αν η απογραφή ολοκληρώθηκε - Θα πρέπει τα είδη να ενημερωθούν με μηδενικές ποσότητες και να υπολογιστεί αυτόματα και η διαφορά που προκύπτει από το λογιστικό υπόλοιπο. Όλα τα είδη που υπάρχουν στο Παραστατικό πρέπει να έχουν νέα ποσότητα, έτσι ώστε κατά την εκτέλεση της εργασίας ' Έλεγχος Παραστατικών ’ από τη Λίστα Φ.Α. να μην προκύψουν μηνύματα λάθους. Κάντε κλικ για μεγέθυνση