--- title: "Import δεδομένων" canonical: "https://wiki.soft1.eu/space/ATEL/182091828/Import%20%CE%B4%CE%B5%CE%B4%CE%BF%CE%BC%CE%AD%CE%BD%CF%89%CE%BD" format: markdown --- Μία από τις πιο χρήσιμες εργασίες του CRM είναι η δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων από διάφορες πηγές. Οι πηγές δεδομένων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν είναι: - Αρχείο τύπου excel - Αρχείο τύπου ASCII - Πίνακας σχεσιακής βάσης δεδομένων > Macro (anchor) *Ορισμός αντιστοιχίσεων* > Macro (inline-media-image) Αρχικά ορίζεται η αντιστοίχιση των προς εισαγωγή δεδομένων με τα αντίστοιχα πεδία του CRM. Τα δεδομένα μπορεί να είναι οργανωμένα σε περισσότερες από μία γραμμές. Για κάθε πεδίο ορίζεται η γραμμή, η θέση του στη γραμμή και το μήκος του. Σε περίπτωση εισαγωγής από πίνακα βάσης δεδομένων, αντί για θέση ορίζεται το πεδίο του πίνακα. > Macro (inline-media-image) Αφού ολοκληρωθεί ο ορισμός, η επαλήθευση της σωστής αντιστοίχισης επιτυγχάνεται με το tab "Επαλήθευση". Στο tab αυτό ορίζεται η πηγή των δεδομένων και με την ενεργοποίησης της "Προβολής", εμφανίζονται τα δεδομένα σύμφωνα με την αντιστοίχιση. > Macro (anchor) *Διαδικασία Import* Το επόμενο βήμα αφορά την εισαγωγή των δεδομένων στη δομή των αρχείων του CRM. > Macro (inline-media-image) Συμπληρώνοντας τα πεδία της πρώτης οθόνης και ενεργοποιώντας την "Εισαγωγή δεδομένων", ξεκινά μία διαδικασία ελέγχου για διπλοεγγραφές. Ο έλεγχος γίνεται με όλους τους συνδυασμούς των παρακάτω πεδίων: - Ονοματεπώνυμο επαφής - Επωνυμία εταιρείας - ΑΦΜ - Οδός, αριθμός και ΤΚ εταιρείας και επαφής - Τηλέφωνο και κινητό επαφής - Τηλέφωνα και φαξ εταιρείας - e-mail επαφής και εταιρείας - URL επαφής και εταιρείας Κατά τον έλεγχο αλφαριθμητικών στοιχείων, τα προς έλεγχο δεδομένα μετατρέπονται με τρόπο ώστε να μην έχει σημασία η ορθογραφία τους, τυχόν σημεία στίξης και διαχωριστικά λέξεων ή η μίξη ελληνικών χαρακτήρων με τους αντίστοιχους λατινικούς. Σε κάθε περίπτωση, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα, εμφανίζονται όλα τα στοιχεία των διπλοεγγραφών, και είναι στην ευχέρεια του χρήστη να χρησιμοποιήσει ή να αγνοήσει συγκεκριμένες εγγραφές. Εγγραφές που έχουν επιλεχθεί να χρησιμοποιηθούν, μπορεί να κάνουν μία από τις παρακάτω κινήσεις: - Να δημιουργήσουν νέο πελάτη και νέα επαφή - Να δημιουργήσουν νέα επαφή σε υπάρχων πελάτη - Να δημιουργήσουν νέο πελάτη και να μεταφέρουν σ' αυτόν υπάρχουσα επαφή - Απλώς να ανανεώσουν τα στοιχεία πελάτη και επαφής. > Macro (inline-media-image) Στο επόμενο βήμα εμφανίζονται τα αποτελέσματα του ελέγχου για διπλοεγγραφές. Οι εγγραφές για τις οποίες δεν εντοπίστηκε πιθανότητα διπλοεγγραφών, εμφανίζονται με > Macro (inline-media-image) και στη συνέχεια θα εισαχθούν στους πίνακες του CRM ως νέος πελάτης και νέα επαφή. Σ' αυτή την περίπτωση, αν το CRM δεν είναι στημένο για να παράγει αυτόματα κωδικό πελάτη, ο επιθυμητός κωδικός πελάτη θα πρέπει να πληκτρολογηθεί στο αντίστοιχο πεδίο "Κωδικός νέου πελάτη". > Macro (inline-media-image) Οι εγγραφές που παρουσιάζουν πιθανότητες δημιουργίας διπλοεγγραφών, εμφανίζονται με > Macro (inline-media-image) . Επιλέγοντας μία τέτοια εγγραφή, στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζεται ο πελάτης ή οι πελάτες στους οποίους παρατηρήθηκαν κοινά στοιχεία. Επιλέγοντας έναν από αυτούς τους πελάτες, στο δεξί τμήμα της οθόνης εμφανίζεται το στοιχείο ή τα στοιχεία με τις αντίστοιχες τιμές τους, που θεωρήθηκαν κοινές. > Macro (inline-media-image) Σε περίπτωση που υπάρχουν κοινά στοιχεία και σε επίπεδο επαφών, η εμφάνιση τροποποιείται ως εξής. > Macro (inline-media-image) Τέλος, με τα πλήκτρα "Επιλογής" που βρίσκονται στο κάτω μέρος της λίστας με τις πιθανές διπλοεγγραφές πελατών – επαφών επιτυγχάνονται τα ακόλουθα: - Επιλέγοντας έναν πελάτη, τα στοιχεία του θα ανανεωθούν βάσει των εισαγομένων στοιχείων και ταυτόχρονα θα ανοιχτεί μία νέα επαφή στον πελάτη αυτόν. - Επιλέγοντας μία επαφή, θα δημιουργηθεί νέος πελάτης, και η επαφή θα μεταφερθεί σ' αυτόν, με ταυτόχρονη ανανέωση των στοιχείων της. - Επιλέγοντας έναν πελάτη και μία επαφή, απλώς θα ανανεωθούν τα στοιχεία του πελάτη και της επαφής χωρίς να δημιουργηθούν νέες εγγραφές. - Μη επιλέγοντας ούτε πελάτη ούτε επαφή, θα δημιουργηθεί νέος πελάτης και νέα επαφή με τα στοιχεία της λίστας. Η επιλογή πελάτη και επαφής για τη συσχέτιση των εισαγομένων στοιχείων με υπαρκτές εγγραφές του CRM, δεν είναι απαραίτητο να γίνει μόνο από τις λίστες των τυχών διπλοεγγραφών. Μπορεί να γίνει και ελεύθερα, μέσω selector, απ' ευθείας στη λίστα των εγγραφών προς εισαγωγή, τόσο αυτών που παρουσιάζουν πιθανότητες διπλοεγγραφών > Macro (inline-media-image) όσο και των υπολοίπων > Macro (inline-media-image) !!!Προσοχή: Κατά τη δημιουργία νέου πελάτη, ο κωδικός που θα δοθεί ορίζεται από τις ειδικές παραμέτρους CRM ως εξής: - Για απλή κωδικοποίηση, στη στήλη κωδικός εμφανίζεται '*' που σημαίνει ότι κατά τη δημιουργία του νέου πελάτη, ως κωδικός θα δοθεί ο επόμενος αύξοντας αριθμός. - Για κωδικοποίηση βάσει κατηγορίας πελάτη, στη στήλη κωδικού θα πρέπει να οριστεί η κατηγορία του κάθε πελάτη. Η κατηγορία ενδέχεται να έχει οριστεί στην πρώτη σελίδα της εργασίας import. Στην περίπτωση αυτή η κατηγορία θα επαναληφθεί αυτόματα σε όλες τις εγγραφές, και αν θέλει ο χρήστης θα μπορεί να την αλλάξει. - Για κωδικοποίηση βάσει κατηγορίας και ομίλου, ισχύει ότι περιγράφεται παραπάνω για την κατηγορία, και επιπλέον θα πρέπει να οριστεί και ο όμιλος του κάθε νέου πελάτη που θα εισαχθεί στο σύστημα.