--- title: "Εργασίες" canonical: "https://wiki.soft1.eu/space/ATEL/182091822/%CE%95%CF%81%CE%B3%CE%B1%CF%83%CE%AF%CE%B5%CF%82" format: markdown --- Στις επόμενες σελίδες περιγράφονται οι διάφορες βοηθητικές εργασίες του CRM. Οι εργασίες αυτές είναι: - Διαχείριση μαζικών αλλαγών - Διαχείριση αποστολών - Διαχείριση εορτών - Προετοιμασία επιστολών - Προετοιμασία templates (email) - Δημιουργία ενεργειών - Δημιουργία διαδοχικών ενεργειών - Συγχρονισμός με ERP - Συγχρονισμός με MS Outlook - Log αποστολών χρονοπρογραμματισμού - Μαζική εισαγωγή επαφών **Σημείωση** Σε όλες τις μαζικές εργασίες, στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζεται ενημερωτικό μήνυμα που παρουσιάζει την πορεία της εργασίας. Σε περίπτωση ύπαρξης λαθών κατά την ενημέρωση, το μήνυμα εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα, και ενεργοποιείται ειδική προβολή που εμφανίζει αναλυτικά τα λάθη που παρουσιάστηκαν. # > Macro (anchor) **Διαχείριση μαζικών αλλαγών** > Macro (inline-media-image) Με τη βοηθητική αυτή λειτουργία δίδεται η δυνατότητα μαζικής ανάθεσης μη ανατεθειμένων ενεργειών σε χρήστες ή ομάδες του CRM, η μαζική αλλαγή αναθέσεων μεταξύ χρηστών και ομάδων CRM και η μαζική αλλαγή κατάστασης ενεργειών. Ιδιαίτερα χρήσιμη εργασία για περιπτώσεις αποχωρήσεων εργαζομένων και μεταφοράς των εκκρεμοτήτων τους σε άλλους συναδέλφους. Η εργασία έχει τη μορφή wizard. Στην πρώτη οθόνη συμπληρώνονται τα φίλτρα βάσει των οποίων θα επιλεχθούν όλες οι ενέργειες που θα υποστούν ορισμό ή αλλαγή ανάθεσης. > Macro (inline-media-image) Στην επόμενη οθόνη γίνεται η πραγματική ανάθεση των ενεργειών. Οι ενέργειες ανατίθενται ορίζοντας το πλήθος των εγγραφών, τον ανάδοχο και πατώντας ενημέρωση. Οι εγγραφές προς ανάθεση επιλέγονται από τη λίστα με τη μέθοδο FIFO. Μετά από την πετυχημένη ενημέρωση, οι εγγραφές που ανατέθηκαν αφαιρούνται από τη λίστα. # > Macro (anchor) **Διαχείριση αποστολών** Με την εργασία αυτή γίνεται η μαζική διαχείριση όλων των προγραμματισμένων αποστολών. > Macro (inline-media-image) Με βάση τα φίλτρα που συμπληρώνονται στο πάνω μέρος της οθόνης γίνεται επιλογή των ενεργειών που έχουν αντίστοιχες αποστολές. Στο επόμενο βήμα επιλέγονται οι συγκεκριμένες ενέργειες που θα εκτελεστούν. Μπορούν να επιλεχθούν όλες με δεξί click στο αντίστοιχο λεκτικό "Επιλογή όλων". Για τμηματικές αποστολές γίνεται χρήση του πεδίου > Macro (inline-media-image) Στο πεδίο αυτό, συμπληρώνοντας τον επιθυμητό αριθμό, η διαδικασία θα πραγματοποιήσει τόσες αποστολές, θα τις αφαιρέσει από τη λίστα και θα περιμένει την επόμενη εκκίνηση για να συνεχίσει τις αποστολές. # > Macro (anchor) **Διαχείριση εορτών** Με την εργασία αυτή δίδεται η δυνατότητα εντοπισμού των επαφών CRM που γιορτάζουν ή έχουν τα γενέθλια τους. > Macro (inline-media-image) Συμπληρώνοντας την ημερομηνία ελέγχου εμφανίζονται όλες οι επαφές που έχουν μία από τις δύο ημερομηνίες υπενθύμισής τους να ταιριάζουν με την ημερομηνία ελέγχου. Σε περίπτωση που σε μία ημερομηνία αντιστοιχούν περισσότερες από μία γιορτές, η λίστα μπορεί να περιοριστεί χρησιμοποιώντας το πεδίο "Γιορτή". Η λίστα των επιλεγμένων επαφών μπορεί επίσης να περιοριστεί χρησιμοποιώντας τα checkboxes που βρίσκονται στο τέλος της λίστας. > Macro (inline-media-image) Έχοντας ολοκληρωθεί η λίστα επαφών ξεκινά η διαδικασία διαμόρφωσης του ευχητηρίου μηνύματος. Το μήνυμα μπορεί να είναι υπό μορφή e-mail, sms, επιστολής ή fax και διαμορφώνεται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που διαμορφώνεται και στα άλλα σημεία του module. > Macro (inline-media-image) Με την ολοκλήρωση της σύνθεσης του μηνύματος δίδονται και τα υπόλοιπα στοιχεία της αποστολής, όπως φαίνονται στην επόμενη εικόνα. > Macro (inline-media-image) Τα μόνα στοιχεία που χρειάζεται να συμπληρωθούν πριν την αποστολή του μηνύματος είναι ο τύπος και ο τίτλος της ενέργειας, και η κατάσταση που θα πάρει μετά από την επιτυχημένη αποστολή. Σε περίπτωση που επιθυμείτε την αποθήκευση της λίστας, συμπληρώνετε τα στοιχεία κωδικός, όνομα και σύντομη περιγραφή. Τέλος, δίδεται η δυνατότητα άμεσης αποστολής των μηνυμάτων ή αποθήκευσής τους ως μαζική εργασία για αποστολή αργότερα. Θα παρατηρήσετε ότι το μεσαίο κουμπί εναλλάσσεται "Αποστολή" – "Αποθήκευση", ανάλογα με τα συμπληρωμένα στοιχεία προγραμματισμού αποστολής. > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Η όλη διαδικασία μπορεί να εκκινήσει και από το ημερολόγιο ενεργειών. > Macro (inline-media-image) Εμφανίζεται μήνυμα, όπως φαίνεται στη διπλανή εικόνα, αν στην ημερομηνία login και στις επόμενες 7 ημέρες υπάρχουν γιορτές, και στις επαφές υπάρχουν εορτάζοντες. **Σημείωση:** Ο πίνακας εορτολογίου ορίζεται σε πίνακα του CRM και συμπεριλαμβάνει και τις κινητές γιορτές οι οποίες υπολογίζονται αυτόματα από το σύστημα. Οι ημερομηνίες των εορτών ανανεώνονται καταλλήλως κάθε χρόνο πατώντας το κουμπί "Επικαιροποίηση εορτολογίου". > Macro (inline-media-image) Κινητές γιορτές και κινητές γιορτές ειδικού υπολογισμού μπορούν να δημιουργηθούν και από τον χρήστη. Με δεξί click πάνω στην εγγραφή εμφανίζεται ειδική διαχείριση "Είδος γιορτής". Οι διαθέσιμες επιλογές που προσφέρονται είναι: - Σταθερή - Κινητή (π.χ. του Θωμά) - > Macro (inline-media-image) Κινητή ειδικού υπολογισμού (π.χ. του Αγίου Γεωργίου) # > Macro (anchor) **Προετοιμασία επιστολών** > Macro (inline-media-image) Με την προετοιμασία επιστολών διαμορφώνονται οι επιστολές οι οποίες στη συνέχεια θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν στις μεμονωμένες ή στις μαζικές αποστολές επιστολών και fax. Η προετοιμασία ξεκινά εμφανίζοντας το data dictionary που περιλαμβάνει όλα τα σχετικά πεδία με την οντότητα CRM. Στη συνέχεια το μόνο που έχει να κάνει ο χρήστης είναι να ανοίξει ένα κείμενο word, και με τη διαδικασία drag & drop να το διαμορφώσει συνδυάζοντας τα στατικά κείμενα με τις δυναμικές πληροφορίες που θα προκύψουν κατά τη χρήση του κειμένου. Κατά τη μεταφορά πεδίων τύπου ημερομηνίας, εκτός από τα στοιχεία του πεδίου εμφανίζεται και το format της ημερομηνίας. Π.χ. > Macro (inline-media-image) Ο χρήστης μπορεί να διαμορφώσει το format αυτό σύμφωνα με τις ανάγκες του. Π.χ. > Macro (inline-media-image) Το ίδιο ισχύει και για τα αριθμητικά πεδία, ως προς το πλήθος των δεκαδικών τους. > Macro (inline-media-image) Κατά την αποθήκευση του διαμορφωμένου κειμένου στις ενέργειες, αφαιρούνται όλα τα χαρακτηριστικά διαμόρφωσης του κειμένου (bold, italic, underline, χρώματα, σκιάσεις κλπ), έτσι ώστε το κείμενο που θα αποθηκευτεί να καταλαμβάνει όσο το δυνατόν μικρότερο χώρο στη βάση δεδομένων. ## **Ακολουθεί ένα παράδειγμα προετοιμασίας και χρήσης μίας επιστολής:** > Macro (inline-media-image) Το αρχικό κείμενο μετά από την προετοιμασία και πριν τη χρήση του από κάποια ενέργεια ή μαζική εργασία. > Macro (inline-media-image) Το διαμορφωμένο κείμενο μετά από τη χρήση του από κάποια ενέργεια. > Macro (inline-media-image) Το αποθηκευμένο κείμενο στην ενέργεια από την οποία δημιουργήθηκε. # > Macro (anchor) **Προετοιμασία templates (e-mail)** Με την εργασία αυτή γίνεται η προετοιμασία των templates τα οποία στη συνέχεια θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά την αποστολή μηνυμάτων email. > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Τα templates προετοιμάζονται με τη βοήθεια του HTML editor που είναι ενσωματωμένος στα προϊόντα μας. Πέραν του στατικού κειμένου και των εικόνων που περιλαμβάνονται σ' αυτό, μπορούν να εισαχθούν και στοιχεία που θα ενημερωθούν δυναμικά κατά την αποστολή του μηνύματος. Αυτό επιτυγχάνεται με το κουμπί "Διαμόρφωση μηνύματος", το οποίο εμφανίζει πίνακα που περιέχει όλα τα πεδία του κυκλώματος. Με τη διαδικασία drag & drop διαμορφώνεται το μήνυμα. **Σημείωση:** Τα πεδία που προστίθενται στο template με τη διαδικασία drag & drop μπαίνουν στο τέλος του κειμένου. Στη συνέχεια μπορούν να μεταφερθούν στα επιθυμητά σημεία με αποκοπή και επικόλληση (cut & paste). > Macro (inline-media-image) Το διαμορφωμένο template μπορεί πλέον να χρησιμοποιείται κατά την αποστολή μηνυμάτων, επιλέγοντας το από την αντίστοιχη λίστα επιλογών (selector). Ακολουθεί ένα δείγμα, καταλλήλως διαμορφωμένου μηνύματος, έτσι όπως έχει εμφανιστεί στα εισερχόμενα του παραλήπτη. > Macro (anchor) > Macro (inline-media-image) # > Macro (anchor) **Δημιουργία Ενεργειών (Μαζική Δημιουργία Ενεργειών)** > Macro (inline-media-image) Η λειτουργία αυτή εξυπηρετεί τις περιπτώσεις που επιθυμείτε να δημιουργήσετε αυτόματα μια συγκεκριμένη ενέργεια κάθε φορά, σε ένα πλήθος πελατών. Η παραπάνω εργασία έχει μόνο μια οθόνη με φίλτρα. Υποχρεωτικά πεδία είναι η "Λίστα Πελατών", όπου επιλέγετε τους πελάτες για τους οποίους επιθυμείτε να δημιουργήσετε τις ενέργειες, καθώς και η "Πρότυπη Ενέργεια" που θα γίνει μαζικά. Στη συνέχεια επιλέγετε "Δημιουργία Ενεργειών". Η διαδικασία θα πραγματοποιήσει τόσες ενέργειες όσος και ο αριθμός των πελατών που περιλαμβάνονται στην προεπιλεγμένη λίστα. > Macro (inline-media-image) Κατά την μαζική δημιουργία ενεργειών, οι υπεύθυνοι ενεργειών μπορούν να ενημερώνονται με email ή και SMS, με templates βάση παραμετροποίησης του τύπου της ενέργειας. # > Macro (anchor) **Δημιουργία διαδοχικών ενεργειών** > Macro (inline-media-image) Με την επιλογή αυτή δίδεται η δυνατότητα δημιουργίας μίας σειράς ενεργειών για μία λίστα πελατών. Γίνεται η επιλογή της επιθυμητής λίστας και στη συνέχεια ορίζονται τα παρακάτω: - Ομάδα διαδοχικών ενεργειών - Πωλητής - Καμπάνια - Προβλεπόμενη έναρξη Δίδεται η δυνατότητα ανάθεσης των ενεργειών που θα δημιουργηθούν από τη συγκεκριμένη μαζική, σε μια ομάδα χρηστών ή σε έναν συγκεκριμένο χρήστη. Η ανάθεση μίας συγκεκριμένης ενέργειας μπορεί να διαφοροποιηθεί από την γενική ανάθεση και να ανατεθεί σε συγκεκριμένο χρήστη. Με την έναρξη, με βάση τα στοιχεία των πρότυπων ενεργειών που περιλαμβάνονται στην ομάδα διαδοχικών ενεργειών, δημιουργούνται οι διαδοχικές ενέργειες για όλους τους πελάτες της λίστας. Οι ημερομηνίες και οι χρόνοι έναρξης και λήξης διαμορφώνονται με βάση τα δεδομένα διάρκεια, απόκλιση και παράλληλη εκτέλεση. Όπως κατά τη μεμονωμένη δημιουργία ενεργειών, έτσι και εδώ, μαζική δημιουργία ενεργειών με καμπάνια που περιλαμβάνει και είδη δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας και των αντίστοιχων ευκαιριών πώλησης, προσφορών ή παραγγελιών. # > Macro (anchor) **Συγχρονισμός με ERP** Με την επιλογή αυτή επιτυγχάνεται ο συγχρονισμός πελατών ERP και πελατών CRM. > Macro (inline-media-image) Ο συγχρονισμός γίνεται προς μία κατεύθυνση τη φορά. Ορίζονται τα κατάλληλα φίλτρα κατά περίπτωση (φαίνονται στην 1η εικόνα), στη συνέχεια δίδεται η δυνατότητα επιπλέον, μεμονωμένων επιλογών πριν την έναρξη συγχρονισμού. > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Ο συγχρονισμός μπορεί να γίνει και για μεμονωμένους πελάτες, μέσα από τις πρόσθετες επιλογές των οθονών συντήρησης σταθερών στοιχείων πελατών και σταθερών στοιχείων πελατών CRM. Οι ίδιες επιλογές μπορούν να ενεργοποιηθούν και σε επίπεδο browser πελατών ή browser πελατών CRM. Σ' αυτή την περίπτωση ο συγχρονισμός θα λάβει υπόψη το σύνολο των εγγραφών του browser. Κατά τον πρώτο συγχρονισμό από πελάτες ERP προς CRM, οι εγγραφές των υπευθύνων των πελατών ανοίγονται αυτόματα ως επαφές του αντίστοιχου πελάτη στο CRM. # > Macro (anchor) **Συγχρονισμός με MS** **Outlook** Με την επιλογή αυτή επιτυγχάνεται ο πλήρης συγχρονισμός μεταξύ του CRM και του MS Outlook. Συγχρονίζονται οι επαφές (contacts), οι συναντήσεις (meetings) και οι ενέργειες (tasks). > Macro (inline-media-image) Ο συγχρονισμός είναι αμφίδρομος και βασίζεται στην ημερομηνία και την ώρα δημιουργίας ή τροποποίησης μιας εγγραφής. Από πλευράς του CRM συγχρονίζονται μόνο οι ενέργειες και τα meetings που βρίσκονται σε εξέλιξη ή που δεν έχουν ξεκινήσει ακόμα. Κατά τον συγχρονισμό δεν λαμβάνονται υπόψη οι διαγραφές. Στις ειδικές παραμέτρους CRM ορίζονται οι τύποι ενεργειών που θα επιλεχθούν αυτόματα κατά την εισαγωγή στο CRM μιας ενέργειας ή μιας συνάντησης που δημιουργήθηκαν στο Outlook. Στο ίδιο σημείο ορίζεται και η αντιστοίχιση των πεδίων των επαφών CRM με τα αντίστοιχά τους των επαφών Outlook. Για επαφές που αρχικά έχουν δημιουργηθεί στο Outlook, πριν την μεταφορά τους στο CRM πρέπει να οριστεί ο πελάτης στον οποίο ανήκουν. > Macro (inline-media-image) Για αυτόματο συγχρονισμό του CRM με το Outlook (ενέργειες και συναντήσεις) αρκεί να οριστεί η αντίστοιχη παράμετρος στις ειδικές παραμέτρους CRM. > Macro (inline-media-image) Προϊστάμενοι και διευθυντές μπορούν να μεταφέρουν στο τοπικό τους Outlook και εγγραφές των ημερολογίων των υφισταμένων τους. Τα στοιχεία αυτά είναι μόνο για ανάγνωση και δεν συγχρονίζονται. Ο ορισμός αυτός επιτυγχάνεται με το button που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης. > Macro (inline-media-image) Μετά από τον πρώτο συγχρονισμό, στο folder list του Outlook δημιουργείται φάκελος με όνομα "Unisoft CRM", μέσα στον οποίο δημιουργούνται οι επαφές, το ημερολόγιο και οι ενέργειες του χρήστη. > Macro (inline-media-image) Σε περίπτωση που ο χρήστης που συγχρονίζει στην ιεραρχία είναι δηλωμένος ως προϊστάμενος ή ως διευθυντής, μέσα στον ίδιο φάκελο δημιουργούνται ημερολόγια και ενέργειες για κάθε έναν από τους υφισταμένους του, οργανωμένα σε φακέλους κατά ομάδα CRM των χρηστών. Π.χ. σε μία οργάνωση όπου ο προϊστάμενος έχει τρεις υφισταμένους (τους χρήστες 1, 2, και 3) η εικόνα θα είναι όπως αυτή που εμφανίζεται δίπλα. Ο συγχρονισμός με το Outlook μπορεί να γίνει ταυτόχρονα για τις επαφές, τις ενέργειες και τις συναντήσεις, ή μεμονωμένα για κάθε οντότητα. Η επιλογή γίνεται με τα check boxes που υπάρχουν δίπλα στην κάθε οντότητα. Για την ενημέρωση ενεργειών και συναντήσεων μπορούν να οριστούν: - Η περίοδος ενημέρωσης - Το αν θα μεταφερθούν τα σχετικά έγγραφα και σχόλια - Αν θα διαγραφούν οι ενέργειες και οι συναντήσεις, μετά από την επιτυχή μεταφορά τους στο CRM Τα στοιχεία που συγχρονίζονται είναι: - Για τις επαφές ο συγχρονισμός βασίζεται στην αντιστοίχιση που έχει γίνει στις ειδικές παραμέτρους CRM - Για τις συναντήσεις συγχρονίζονται οι ημερομηνίες έναρξης / λήξης, ο τίτλος και η σύντομη περιγραφή. - Για τις ενέργειες συγχρονίζονται οι ημερομηνίες έναρξης / λήξης, ο τίτλος, η σύντομη περιγραφή, η κατάσταση και η προτεραιότητα. **Σημείωση1:** Διαγράφοντας τον φάκελο Unisoft CRM και ξανασυγχρονίζοντας, επιτυγχάνεται η εκ νέου μεταφορά όλων των στοιχείων στο MS Outlook. **Σημείωση2:** Σημειώσεις και σχετικά έγγραφα δεν συγχρονίζονται αλλά μόνο μεταφέρονται από το CRM προς το Outlook.