--- title: "Αναλυτική περιγραφή" canonical: "https://wiki.soft1.eu/space/ATEL/182091820/%CE%91%CE%BD%CE%B1%CE%BB%CF%85%CF%84%CE%B9%CE%BA%CE%AE%20%CF%80%CE%B5%CF%81%CE%B9%CE%B3%CF%81%CE%B1%CF%86%CE%AE" format: markdown --- Σε όλες τις οντότητες, στις ενότητες που ακολουθούν τα γενικά στοιχεία ταυτότητας, στο πάνω μέρος της οθόνης εμφανίζονται επιλεγμένα στοιχεία της συγκεκριμένης οντότητας. Π.χ. για τις ενέργειες εμφανίζονται η ημερομηνία καταχώρησης, ο τύπος ενέργειας, ο πελάτης και η επαφή, η προτεραιότητα και η κατάσταση. > Macro (inline-media-image) Για εικαστικούς λόγους, σε περίπτωση που κάποια από τα στοιχεία αυτά δεν είναι συμπληρωμένα, εμφανίζεται ο τίτλος τους με μορφή *italic,* όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. > Macro (inline-media-image) # > Macro (anchor) Ενέργειες > Macro (inline-media-image) Μέσω της οθόνης ενεργειών γίνεται η αρχική καταχώρηση αλλά και όλη η διαχείριση των ενεργειών. Τα στοιχεία των ενεργειών είναι οργανωμένα σε 7 ενότητες (tabs). Τα πεδία που περιλαμβάνονται σε κάθε ενότητα φαίνονται στις αντίστοιχες εικόνες. Στη συνέχεια ακολουθεί αναλυτική περιγραφή μόνο των πεδίων που χρήζουν περαιτέρω εξήγηση. > Macro (anchor) *Γενικά* **Τύπος ενέργειας:** Επιλέγοντας τον κατάλληλο τύπο ενέργειας, συμπληρώνεται αυτόματα ο τίτλος της ενέργειας με τον τίτλο του επιλεγμένου τύπου ενέργειας. Ο τίτλος της ενέργειας μπορεί στη συνέχεια να τροποποιηθεί. - > Macro (inline-media-image) **Διαδοχικές ενέργειες:** Όπως περιγράφεται και στις παρακάτω σελίδες, το CRM δίνει τη δυνατότητα μαζικής δημιουργίας ενεργειών ή ενός σετ διαδοχικών ενεργειών. Και στις δύο περιπτώσεις στο πεδίο αυτό εμφανίζεται ο κωδικός των διαδοχικών ενεργειών ή ο κωδικός της μαζικής δημιουργίας ενεργειών αντίστοιχα. Με click εμφανίζονται αναλυτικά στοιχεία των αντίστοιχων μαζικών εργασιών. - > Macro (inline-media-image) **Ανάθεση σε:** Στο τμήμα αυτό εμφανίζεται η ομάδα και ο χρήστης στον οποίο έχει ανατεθεί η ενέργεια. Η τροποποίηση τους διέπεται από τους κανόνες που αναφέρονται στο κεφάλαιο "Δομή χρηστών και δικαιώματα επί των ενεργειών", στις προηγούμενες σελίδες. Ανάλογα με τις παραμέτρους των τύπων ενεργειών, κατά την ανάθεση ή αλλαγής ανάθεσης μίας ενέργειας δίδεται η δυνατότητα ενημέρωσης του υπευθύνου της ενέργειας με email και sms, με ειδικά template ενημέρωσης που έχουν οριστεί σε επίπεδο τύπου ενέργειας. Η λειτουργικότητα ενημέρωσης υπευθύνου μπορεί να εκκινήσει και από τον browser ενεργειών όπου δίδεται η δυνατότητα ενημέρωσης του υπευθύνου της κάθε ενέργειας με ειδικά template (email / sms) ή εναλλακτικά με τα template που είναι ορισμένα στον τύπο της κάθε ενέργειας. - **Χρήστης:** Εμφανίζεται αυτόματα το ονοματεπώνυμο του χρήστη που εισήγαγε την εγγραφή. - **Χρόνοι:** Στο τμήμα αυτό εμφανίζονται οι προβλεπόμενες και οι πραγματικές ημερομηνίες και ώρες έναρξης και ολοκλήρωσης της ενέργειας, όπως επίσης και η απόκλιση μεταξύ τους. Το λεκτικό που εμφανίζεται στο πεδίο "Κατ. βάσει χρόνων" διαμορφώνεται αυτόματα βάσει των υπόλοιπων στοιχείων. Σε περίπτωση όπου η προβλεπόμενη λήξη αφεθεί κενή, υπολογίζεται αυτόματα με βάση την προβλεπόμενη διάρκεια του τύπου ενέργειας. **Σημείωση:** Μία νέα ενέργεια μπορεί να δημιουργηθεί με τη βοήθεια πρότυπης αποθηκευμένης ενέργειας. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω του local menu. > Macro (inline-media-image) Κατά τη δημιουργία μιας νέας ενέργειας, σε περίπτωση που η συγκεκριμένη ενέργεια αναφέρεται σε καμπάνια που περιλαμβάνει και είδη, μόλις γίνει η επιλογή πελάτη εμφανίζεται διάλογος (pop up) που επιτρέπει την αυτόματη δημιουργία μιας ευκαιρίας, μιας προσφοράς ή μιας παραγγελίας, με τα είδη της καμπάνιας. Η ίδια λειτουργικότητα ισχύει και κατά τη μαζική δημιουργία ενεργειών > Macro (anchor) *Λοιπά στοιχεία* > Macro (inline-media-image) - **Στοιχεία είδους:** Σε περίπτωση που η συγκεκριμένη ενέργεια αφορά κάποιο είδος της αποθήκης, αυτό ορίζεται με συνδυασμό των πεδίων της ομάδας αυτής. - **Κόστη:** Εδώ ορίζεται το έργο (αν υπάρχει) και τα προϋπολογιστικά και απολογιστικά κόστη που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη ενέργεια. Τα στοιχεία αυτά χρησιμοποιούνται στην ανάλυση δεδομένων (BI). - **Προήλθε από:** Όπως περιγράφεται και στις επόμενες σελίδες, μία ενέργεια μπορεί να δημιουργήσει μία νέα, διατηρώντας την μεταξύ τους σχέση. Στο πεδίο αυτό εμφανίζεται η ταυτότητα της ενέργειας από την οποία δημιουργήθηκε η παρούσα. - **Δημιούργησε τις:** Στον πίνακα αυτό εμφανίζονται όλες οι ενέργειες που έχουν δημιουργηθεί από την παρούσα. Εκτός από την ταυτότητα των ενεργειών, εμφανίζεται και η συνολική αξία ευκαιριών, προσφορών και παραγγελιών που σχετίζονται με την κάθε ενέργεια. Με διπλό click πάνω σε μία γραμμή εμφανίζεται η αντίστοιχη ενέργεια με τα πλήρη στοιχεία της. - > Macro (inline-media-image) **Δενδροειδής απεικόνιση αλυσίδας ενεργειών:** Με click πάνω στο κουμπί αυτό εμφανίζεται όλη η αλυσίδα των αλληλοσχετιζόμενων ενεργειών, σε γραφική μορφή. Διπλό click σε οποιαδήποτε ενέργεια, ευκαιρία, προσφορά ή παραγγελία οδηγεί στην αντίστοιχη οθόνη με τα πλήρη στοιχεία. Με click πάνω στα εικονίδια εμφανίζονται πιο λεπτομερείς πληροφορίες για τη συγκεκριμένη ενέργεια, ευκαιρία, προσφορά ή παραγγελία. Τα εικονίδια που εμφανίζονται στη δενδροειδή απεικόνιση αλυσίδας ενεργειών είναι τα ακόλουθα: > Macro (inline-media-image) Ενέργεια Με click εμφανίζεται ο τύπος της ενέργειας, ο πελάτης και η κατάσταση της ενέργειας. > Macro (inline-media-image) Ενέργεια με κάποιου είδους αποστολές (email, sms, fax, επιστολή) > Macro (inline-media-image) Με click εμφανίζονται οι πληροφορίες που αφορούν την ενέργεια, και επιπλέον, εντός παρένθεσης, εμφανίζονται **e** για email, **s** για sms, **φ** για fax και **ε** για επιστολή, ανάλογα με τις αποστολές που συνοδεύουν τη συγκεκριμένη ενέργεια. Ευκαιρία πώλησης Με click εμφανίζεται η προβλεπόμενη αξία και τα σχόλια της ευκαιρίας πώλησης. > Macro (inline-media-image) Προσφορά Με click εμφανίζεται η αξία και τα σχόλια της προσφοράς. > Macro (inline-media-image) Παραγγελία Με click εμφανίζεται η αξία της παραγγελίας. > Macro (anchor) *Στοιχεία Επικοινωνίας (email, SMS, Επιστολή)* > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Στην οθόνη αυτή εμφανίζονται τα αναλυτικά στοιχεία των αποστολών και των τηλεφωνικών κλήσεων που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη ενέργεια. Σε ενέργειες με συμπληρωμένο τον πωλητή, προτείνονται το email και το κινητό του πωλητή της ενέργειας. Το μήνυμα αποστολής (email ή SMS) μπορεί να διαμορφωθεί με τη βοήθεια Data Dictionary με το κουμπί > Macro (inline-media-image) που βρίσκεται στο κάτω μέρος της οθόνης και εμφανίζεται αφού έχει καταχωρηθεί η ενέργεια. Όταν εμφανιστούν τα διαθέσιμα πεδία, μπορούν να μεταφερθούν μέσα στο μήνυμα με drag & drop. Κατά την αποστολή, το μήνυμα παίρνει την τελική του μορφή αντικαθιστώντας τις παραμέτρους με τα πραγματικά στοιχεία του πελάτη. Εξαίρεση αποτελεί η αποστολή επιστολής ή Fax. Σ' αυτή την περίπτωση η επιστολή θα έχει ήδη διαμορφωθεί μέσω της ειδικής εργασίας "Προετοιμασία επιστολών". Κατά την αποστολή, οριστικοποιείται η μορφή της επιστολής με πραγματικά δεδομένα και αποθηκεύεται στην ενέργεια. Κατά την αποστολή, ορίζεται το αν θα αποθηκευτεί το κείμενο στην ενέργεια με το αντίστοιχο check box. Η επιστολή αποθηκεύεται σε απλή μορφή (text) και μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή με τη βοήθεια του κουμπιού > Macro (inline-media-image) . **Σημείωση:** Αποστολές και τηλεφωνικές κλήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν και από γενικές ενέργειες, χωρίς αυτές να αναφέρονται σε συγκεκριμένο πελάτη. Σε τέτοιες περιπτώσεις τα στοιχεία του παραλήπτη συμπληρώνονται από τον χρήστη. Εξυπακούεται φυσικά ότι διαμόρφωση μηνύματος νοείται μόνο σε ενέργειας που αναφέρονται σε συγκεκριμένο πελάτη. > Macro (inline-media-image) Κατά την επιλογή ενός συνημμένου, ο χρήστης έχει την δυνατότητα επιλογής μεταξύ: - Ενός αρχείου από το file system - Ενός συσχετισμένου αρχείου με την ενέργεια - Ενός συσχετισμένου αρχείου με τον πελάτη - Της εικόνας που βρίσκεται στο clipboard - Ενός συμπιεσμένο αρχείου (zip file). Με χρήση της γενικής παραμέτρου **130 CRMACTIVITYUNZIPATTACHMENT,** κατά την διαδικασία αποστολής αποσυμπιέζεται το συμπιεσμένο αρχείο και τα περιεχόμενα του επισυνάπτονται ως μεμονωμένα αρχεία, συμπεριλαμβανομένων και κειμένων τύπου .doc που πρέπει να περάσουν από τη διαδικασία mail-merge. Τα συνημμένα σε email συνδέονται αυτόματα με τα συσχετιζόμενα έγγραφα του πελάτη. > Macro (anchor) *Στοιχεία Επικοινωνίας (εισερχόμενα –απαντητικά-* *email)* > Macro (inline-media-image) Σε εγκαταστάσεις όπου έχει οριστεί mailserver εισερχομένων κλήσεων, δίδεται η δυνατότητα εμφάνισης των εισερχομένων (απαντητικών) προς ένα συγκεκριμένο email. **Σημ**. Εισερχόμενα μηνύματα email ενεργειών, είναι προσπελάσιμα από τον χρήστη στον οποίο έχει ανατεθεί η ενέργεια, ανεξάρτητα από το αν το μήνυμα email απευθυνόταν σε χρήστη ανωτέρου ιεραρχικά επιπέδου. > Macro (anchor) *Στοιχεία Επικοινωνίας (Τηλέφωνο)* > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (inline-media-image) Στη σελίδα "Τηλέφωνο" των στοιχείων επικοινωνίας εμφανίζονται τα αναλυτικά στοιχεία της τελευταίας κλήσης που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη ενέργεια. Με την επιλογή > Macro (inline-media-image) μπορούν να πραγματοποιηθούν και άλλες κλήσεις σε οποιοδήποτε τηλέφωνο του πελάτη (σταθερό, κινητό, υποκαταστήματος, επαφών κλπ), συσχετισμένες αυτόματα με την ενέργεια. > Macro (inline-media-image) Αναλυτική λίστα με όλες τις κλήσεις της ενέργειας (εισερχόμενες / εξερχόμενες) εμφανίζεται με την επιλογή > Macro (inline-media-image) . Με διπλό click εμφανίζονται τα αναλυτικά στοιχεία της κλήσης. Τέλος, μία οποιαδήποτε κλήση (εισερχόμενη ή εξερχόμενη), κατά τη διάρκεια εξέλιξής της μπορεί να συσχετιστεί με μία ενέργεια CRM (στοιχεία επικοινωνίας / τηλέφωνα / > Macro (inline-media-image) ). > Macro (anchor) > Macro (anchor) *Στοιχεία Επικοινωνίας (* > Macro (inline-media-image) *,* > Macro (inline-media-image) *)* > Macro (inline-media-image) Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, μέσω των ενεργειών CRM δίδεται η δυνατότητα άμεσης δημοσίευσης σχολίων και εικόνων σε σελίδες twitter και facebook της επιχείρησης. Το tweet / δημοσίευση γίνεται με τα αντίστοιχα buttons ( > Macro (inline-media-image) , > Macro (inline-media-image) ), αφού πρώτα συνταχθεί το κείμενο και επιλεχθεί η εικόνα που θα δημοσιευτεί. > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας εμφανίζονται τα διακριτικά στοιχεία (ημερομηνία και ώρα) της συγκεκριμένης δημοσίευσης. > Macro (inline-media-image) Πριν ξεκινήσουν οι δημοσιεύσεις θα πρέπει να ολοκληρωθεί η έγκριση της εφαρμογής από fb και twitter αντίστοιχα. Η διαδικασία αυτή γίνεται από τα στοιχεία επικοινωνίας των γενικών παραμέτρων εταιρίας. Η έγκριση μπορεί να ανακληθεί πατώντας > Macro (inline-media-image) . > Macro (anchor) *Έλεγχος αποστολών SMS* > Macro (inline-media-image) Υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου της κατάστασης (αποστολής) των μηνυμάτων SMS. Στα στοιχεία SMS, αρχικά εμφανίζεται μήνυμα που δηλώνει ότι δεν έχει γίνει κανένας έλεγχος του μηνύματος SMS. > Macro (inline-media-image) Ο έλεγχος γίνεται με την επιλογή "Κατάσταση αποστολής SMS" που βρίσκεται στο Local Menu των ενεργειών. Οι δυνατές καταστάσεις περί της επιτυχημένης παράδοσης του μηνύματος ή της αποτυχίας, εξαρτώνται από τον εκάστοτε πάροχο. > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (inline-media-image) > Macro (anchor) *Χρονοπρογραμματισμός αποστολών* > Macro (inline-media-image) Όλες οι αποστολές μιας ενέργειας μπορούν να χρονοπρογραμματιστούν με τη βοήθεια του windows scheduler. Μέσω της επιλογής "Χρονοπρογραμματισμός" εμφανίζεται το ακόλουθο μενού. > Macro (inline-media-image) Στη συνέχεια συμπληρώνονται τα αναλυτικά στοιχεία του χρονοπρογραμματισμού. Μόλις ολοκληρωθεί η αποστολή, η εγγραφή χρονοπρογραμματισμού διαγράφεται από τον windows scheduler. Η ίδια ακριβώς λειτουργικότητα ισχύει και στις μαζικές αποστολές. > Macro (inline-media-image) Τα αποτελέσματα χρονοπρογραμματισμένων αποστολών (επιτυχώς ή όχι), μπορούν να προβληθούν μέσω της επιλογής "Log αποστολών χρονοπρογραμματισμού", που βρίσκεται στο μενού των εργασιών. Με click πάνω στα hyperlinks των κωδικών αποστολών (μεμονωμένων ή μαζικών), εμφανίζεται η αντίστοιχη ενέργεια ή τα στοιχεία της μαζικής αποστολής. Το συγκεκριμένο Log file είναι προσθετικό, και καθαρίζεται μόνο με επιλογή του χρήστη, μέσω του button "Καθαρισμός του Log". > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (inline-media-image) > Macro (anchor) *Ευκαιρίες (ανάλογη λειτουργικότητα στις προσφορές και παραγγελίες)* > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (anchor) > Macro (inline-media-image) Εμφανίζεται μία ανακεφαλαίωση όλων των ευκαιριών που προέκυψαν από τη συγκεκριμένη ενέργεια. > Macro (inline-media-image) Με διπλό click πάνω σε μία γραμμή εμφανίζεται η αναλυτική καταγραφή της ευκαιρίας, με τα είδη, τις ποσότητες, τις τιμές και τις εκπτώσεις. Η τιμή που προτείνεται από το σύστημα είναι αυτή που ορίζει η παράμετρος "Χρησιμοποιεί τιμή" της σειράς παραγγελιών που έχει οριστεί στις ειδικές παραμέτρους CRM. Με δεξί click πάνω σε μία εγγραφή εμφανίζεται popup menu. Μέσω του μενού αυτού, η συγκεκριμένη ευκαιρία μπορεί να μετατραπεί σε προσφορά ή ακόμα και σε παραγγελία πώλησης. Σε περίπτωση που έχουν ήδη δημιουργηθεί προσφορές ή παραγγελίες, αυτές μπορούν να εμφανιστούν κάνοντας την κατάλληλη επιλογή (σχετικές προσφορές, σχετικές παραγγελίες). Με την επιλογή "Τροποποίηση ευκαιρίας" δημιουργείται αντίγραφο της συγκεκριμένης ευκαιρίας. Στο αντίγραφο μπορούν να γίνουν οι επιθυμητές τροποποιήσεις, ενώ η αρχική ευκαιρία κλειδώνει και δεν επιδέχεται καμία τροποποίηση. Από την κλειδωμένη ευκαιρία μπορείτε εύκολα να πλοηγηθείτε στην αντίστοιχη σχετική της με την επιλογή "Σχετική ευκαιρία". Μια προσφορά μπορεί εύκολα να μετασχηματιστεί σε παραγγελία. Σ' αυτή την περίπτωση ο πελάτης της προσφοράς πρέπει να είναι ανοιγμένος στο ERP. Σε αντίθετη περίπτωση, και με κατάλληλη προειδοποίηση και επιβεβαίωση από τον χρήστη, δημιουργείται αυτόματα η εγγραφή του. Το status μίας ευκαιρίας μπορεί να είναι: - Σε εξέλιξη - Έχει δημιουργήσει προσφορές - Έχει δημιουργήσει παραγγελίες - Έχει δημιουργήσει προσφορές και παραγγελίες - Χαμένη ευκαιρία Κατά την καταχώρηση μιας νέας ευκαιρίας, αυτή χαρακτηρίζεται αυτόματα "Σε εξέλιξη". Μόλις δημιουργήσει προσφορές ή και παραγγελίες, τροποποιείται αυτόματα καταλλήλως. Μία ευκαιρία που έχει δημιουργήσει προσφορές ή παραγγελίες δεν επιτρέπεται να αλλάξει status, παρά μόνο διαγράφοντας όλες τις προσφορές και παραγγελίες που δημιούργησε, οπότε χαρακτηρίζεται και πάλι "Σε εξέλιξη". Μία ευκαιρία που έχει χαρακτηριστεί ως χαμένη δεν επιτρέπεται να δημιουργήσει προσφορές και παραγγελίες. > Macro (inline-media-image) Οι ευκαιρίες τυπώνονται μέσω φορμών εκτύπωσης. Οι φόρμες αυτές μπορούν να είναι γραφικές ή draft και σχεδιάζονται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που σχεδιάζονται οι φόρμες εκτύπωσης παραστατικών. Τόσο η εργασία εκτύπωσης όσο και η αποστολή με e-mail εκκινούν από το κουμπί "Εργασίες" που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης. Για την αποστολή μίας ευκαιρίας με email ενεργοποιείται αρχικά διάλογος στον οποίο ο χρήστης επιλέγει τη φόρμα εκτύπωσης της ευκαιρίας καθώς και τη τοποθεσία αποθήκευσης του pdf αρχείου που θα δημιουργηθεί από την εκτύπωση αυτή και στη συνέχεια μέσω νέου διαλόγου επιλέγονται τα στοιχεία του email για την αποστολή. Στο email το οποίο θα αποσταλεί επισυνάπτεται το pdf αρχείο με την εκτύπωση της ευκαιρίας. > Macro (inline-media-image) Η διαδικασία αποστολής της ευκαιρίας με email ολοκληρώνεται με την αυτόματη δημιουργία νέας ενέργειας (Ενέργεια με μηνύματα) στο σύστημα η οποία καταχωρείται ως «σχετική» με την αρχική. Στα Συσχετιζόμενα έγγραφα της δημιουργηθείσας ενέργειας επισυνάπτεται σύνδεσμος (link) με το αποθηκευμένο pdf αρχείο της εκτύπωσης της ευκαιρίας το οποίο στάλθηκε μέσω email. Κατ' αντιστοιχία, και με ανάλογη λειτουργικότητα, το status μιας προσφοράς μπορεί να είναι: - Ανοιχτή - Έχει δημιουργήσει παραγγελίες - Χαμένη προσφορά > Macro (anchor) *Σχόλια / Σημειώσεις και συσχετιζόμενα έγγραφα* > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Οι τελευταίες δύο ενότητες όλων των οντοτήτων έχουν τα σχόλια και τις σημειώσεις αλλά και τα συσχετιζόμενα έγγραφα. Με click πάνω στα εικονίδια των συνημμένων εγγράφων ανοίγουν τα αντίστοιχα έγγραφα προς επεξεργασία. > Macro (inline-media-image) Κατά την συσχέτιση ενός νέου εγγράφου, σε περίπτωση που το clipboard περιέχει κάποια εικόνα (print screen), αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως το έγγραφο προς συσχέτιση. > Macro (anchor) *Πρόσθετες ενέργειες* > Macro (inline-media-image) Στο local menu υπάρχουν μερικές χρήσιμες βοηθητικές ενέργειες. Αυτές είναι: - Δημιουργία σχετικής ενέργειας με την τρέχουσα. - Δημιουργία ενέργειας από πρότυπη. - Δημιουργία πρότυπης ενέργειας. Περιγράφεται αναλυτικά στις πρότυπες ενέργειες. - Δημιουργία υπενθύμισης (μέσω ημερολογίου ενεργειών). # > Macro (anchor) **Ημερολόγιο ενεργειών** > Macro (anchor) *Γενική περιγραφή* Το ημερολόγιο ενεργειών είναι μία εναλλακτική μορφή απεικόνισης των ενεργειών του CRM, και εμφανίζεται αυτόματα με την επιλογή της οντότητας. > Macro (inline-media-image) Στο ημερολόγιο αυτό εμφανίζονται μόνο οι ενεργές ενέργειες. Δηλαδή αυτές που βρίσκονται σε εξέλιξη και αυτές που δεν έχουν αρχίσει. Στα πρότυπα που περιγράφονται και παραπάνω, οι ενέργειες που εμφανίζονται στο ημερολόγιο εξαρτώνται από την ιεραρχία του χρήστη. Δηλαδή: - Τα απλά στελέχη βλέπουν μόνο τις δικές τους εκκρεμότητες. - Οι προϊστάμενοι, εκτός από τις δικές τους εκκρεμότητες βλέπουν και τις εκκρεμότητες των υπόλοιπων στελεχών της ομάδας τους. Σ' αυτή την περίπτωση, εντός παρένθεσης εμφανίζονται τα αρχικά του κάθε χρήστη, για τη διευκόλυνση διάκρισης των ενεργειών των διαφόρων χρηστών. > Macro (inline-media-image) - Οι διευθυντές βλέπουν τις ενέργειες όλων των στελεχών όλων των ομάδων. Σ' αυτή την περίπτωση εντός παρένθεσης, εκτός από τα αρχικά του κάθε στελέχους εμφανίζεται και η συντομογραφία της ομάδας. > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Οι ενέργειες που θα εμφανιστούν (ιδίου, ομάδας, εταιρείας), ορίζονται με τα τρία πλήκτρα / εικονίδια που εμφανίζονται στο κάτω αριστερό τμήμα του ημερολογίου. > Macro (inline-media-image) Το πλήκτρο εμφάνισης των ενεργειών ομάδας χρηστών > Macro (inline-media-image) παρέχει τη δυνατότητα με δεξί κλικ επάνω του να εμφανίσει και τις ενέργειες των συσχετιζόμενων ομάδων όπως αυτές έχουν καταχωρηθεί στο σχετικό πεδίο στο tab «CRM/Τηλεφωνικό κέντρο» στη παραμετροποίηση του χρήστη συστήματος στην εφαρμογή. > Macro (inline-media-image) Η επιλογή των συσχετιζόμενων ομάδων, οι ενέργειες των οποίων θα εμφανιστούν στα στοιχεία του ημερολογίου, γίνεται μέσω του ειδικού διαλόγου που εμφανίζεται για το σκοπό αυτό. > Macro (inline-media-image) Στον ίδιο χώρο, με την επιλογή > Macro (inline-media-image) ορίζονται τα διαστήματα του ημερολογίου. > Macro (inline-media-image) Με την επιλογή > Macro (inline-media-image) ορίζεται η ομαδοποίηση του ημερολογίου μεταξύ των: > Macro (anchor) *Παραδείγματα ημερολογίων με διάφορες ομαδοποιήσεις* > Macro (inline-media-image) Μηνιαίο ημερολόγιο > Macro (inline-media-image) Εβδομαδιαίο ημερολόγιο, ομαδοποιημένο κατά ημέρα και τύπο ενέργειας. > Macro (inline-media-image) Εβδομαδιαίο ημερολόγιο, ομαδοποιημένο κατά κατηγορία και τύπο ενέργειας. > Macro (inline-media-image) Μηνιαίο ημερολόγιο, ομαδοποιημένο κατά ημέρα και τύπο ενέργειας. > Macro (anchor) *Οι πληροφορίες του ημερολογίου* Τα στοιχεία που διαμορφώνουν το ημερολόγιο CRM είναι: - Ο τίτλος της ενέργειας εμφανίζεται ως περιγραφή της ενέργειας στο ημερολόγιο. - Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης μιας ενέργειας ορίζουν το χρονικό σημείο στο οποίο θα εμφανιστεί η ενέργεια, και έκταση που θα καταλάβει. Ενέργειες που δεν έχουν ορισμένη ημερομηνία λήξης, την ταυτίζουν με την ημερομηνία έναρξης. Σε περίπτωση που η ημερομηνία έναρξης δεν είναι πραγματική αλλά προβλεπόμενη, αυτό απεικονίζεται στο ημερολόγιο με ειδικό σύμβολο. > Macro (inline-media-image) Τέλος, ενέργειες που η διάρκειά τους εκτείνεται πέραν της μίας ημέρας, εμφανίζονται με ανοιχτό περίγραμμα, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Στις δε οριακές ημερομηνίες εμφανίζεται η ώρα έναρξης και η ώρα λήξης με αντίστοιχα εικονίδια ρολογιών τα οποία παίρνουν διαφορετικό χρώμα ανάλογα με την ώρα της ημέρας (πρωί, απόγευμα) > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) . > Macro (inline-media-image) - Ενέργειες που ξεκινούν και ολοκληρώνονται εντός της ιδίας ημέρας εμφανίζουν και τις ώρες έναρξης και λήξης. > Macro (inline-media-image) - Ενέργειες με υπενθύμιση εμφανίζουν κατάλληλο εικονίδιο. > Macro (inline-media-image) Τα χρώματα με τα οποία εμφανίζονται οι ενέργειες, ορίζονται σε επίπεδο τύπου ενεργειών μέσα από τους πίνακες CRM. Με απλή περιήγηση του δείκτη (cursor) πάνω σε μία εγγραφή του ημερολογίου εμφανίζονται αναλυτικά στοιχεία που αφορούν την συγκεκριμένη ενέργεια. Τα στοιχεία που θέλουμε να εμφανίζονται ορίζονται παραμετρικά μέσα από τις ειδικές παραμέτρους CRM. Βλέπε αναλυτική περιγραφή στο αντίστοιχο κεφάλαιο. > Macro (anchor) *Λειτουργικότητα* Οι λειτουργίες που επιτρέπεται να εκτελεστούν μέσα από το ημερολόγιο CRM είναι οι ακόλουθες: - Εμφάνιση και τροποποίηση των αναλυτικών στοιχείων ενεργειών. Με διπλό click πάνω στην ενέργεια. - Δημιουργία νέας ενέργειας. Με διπλό click σε ελεύθερο χώρο, στην ημερομηνία και την ώρα που θα δημιουργηθεί η νέα ενέργεια. - Μεταφορά μιας ενέργειας σε διαφορετική ημερομηνία ή και ώρα. Με τη διαδικασία drag & drop. Προσοχή, μεταφορά ενεργειών σε άλλες ημερομηνίες οριστικοποιείται με την αποθήκευση αλλαγών. Με δεξί click πάνω σε μία ενέργεια ή σε ελεύθερο χώρο του ημερολογίου εμφανίζεται popup menu που προσφέρει πρόσθετη λειτουργικότητα. Τα μενού που εμφανίζονται σε κάθε μία από τις παραπάνω περιπτώσεις είναι τα ακόλουθα: > Macro (inline-media-image) Σε ενέργεια Σε ελεύθερο χώρο > Macro (inline-media-image) > Macro (anchor) *Αναζήτηση* > Macro (inline-media-image) Η απλή αναζήτηση φιλτράρει τις καταχωρήσεις του ημερολογίου ταιριάζοντας το κείμενο προς αναζήτηση με τον τίτλο των ενεργειών. > Macro (inline-media-image) Η σύνθετη αναζήτηση ξεκινά με παρατεταμένα πάτημα του πλήκτρου αναζήτησης ή με click πάνω στο hyperlink "Σύνθετη αναζήτηση" και εμφανίζει οθόνη με μία σειρά στοιχείων που μπορούν να συνδυαστούν ως φίλτρα της αναζήτησης. Εκτελώντας την σύνθετη αναζήτηση, οι εγγραφές του ημερολογίου περιορίζονται σ' αυτές που ταιριάζουν στα φίλτρα, και το ημερολόγιο μεταφέρεται στην πρώτη εγγραφή. Κατά τη σύνθετη αναζήτηση δίδεται η δυνατότητα εμφάνισης και των ολοκληρωμένων ενεργειών. Τέλος, πατώντας αναζήτηση με το κείμενο προς αναζήτηση να είναι κενό, επανέρχεται το σύνολο των εγγραφών, και το ημερολόγιο επιστρέφει στην τρέχουσα ημερομηνία. > Macro (anchor) *Εκτύπωση* Οι ενέργειες που εμφανίζονται στο ημερολόγιο (οι αρχικές ή αυτές που έχουν προέλθει από απλή ή από σύνθετη αναζήτηση) μπορούν να εκτυπωθούν. Η γραμμογράφηση της εκτύπωσης ορίζεται μέσω φορμών CRM. Οι ενέργειες που συμπεριλαμβάνονται είναι αυτές που εμφανίζονται εκείνη τη στιγμή στην οθόνη (ημερήσιες, εβδομαδιαίες, ετήσιες, κλπ). # > Macro (anchor) **Πελάτες** Στο σημείο αυτό τηρούνται όλα τα στοιχεία των πελατών. Τα στοιχεία των πελατών είναι οργανωμένα σε 11 ενότητες (tabs). Τα πεδία που περιλαμβάνονται σε κάθε ενότητα φαίνονται στις αντίστοιχες εικόνες. Στη συνέχεια ακολουθεί αναλυτική περιγραφή μόνο των πεδίων που χρήζουν περαιτέρω εξήγηση. > Macro (anchor) *Γενικά* - > Macro (inline-media-image) **Πελάτης ERP:** Το CRM έχει το συνολικό πελατολόγιο της επιχείρησης. Υποψήφιοι πελάτες, που δεν έχουν κάνει καμία οικονομική συναλλαγή με την επιχείρηση θεωρούνται πελάτες CRM. Αυτοί θα γίνουν πελάτες ERP με την πρώτη συναλλαγή που θα πραγματοποιήσουν. Ο συγχρονισμός πελατών CRM και πελατών ERP μπορεί να γίνει και μαζικά μέσω ειδικής εργασίας. > Macro (inline-media-image) Κατά την επιλογή ενός νέου πελάτη από τον selector πελατών, οι πελάτες CRM για να διακρίνονται από τους πελάτες ERP, εμφανίζονται με γαλάζιο χρώμα. - **Τελευταία επίσκεψη πωλητή και Ημ/νία εισαγωγής:** Συμπληρώνονται αυτόματα από το σύστημα. > Macro (anchor) *Επαφές / Λίστες* Ο κάθε πελάτης πρέπει υποχρεωτικά να έχει μία κύρια επαφή. Αυτό εξασφαλίζεται κατά την καταχώρηση νέων πελατών, με κατάλληλο μήνυμα οδηγίας προς τον χρήστη. Σε περίπτωση που αυτό αγνοηθεί, δημιουργείται αυτόματα η κύρια επαφή, με όνομα την επωνυμία του πελάτη. Η κύρια επαφή εμφανίζεται με γραμματοσειρά **bold** για να διακρίνεται από τις υπόλοιπες. > Macro (inline-media-image) **Λίστες ενημέρωσης:** Στο σημείο αυτό φαίνονται οι λίστες στις οποίες ανήκει ο πελάτης, αλλά και όλες οι ενεργές λίστες της επιχείρησης. Στο αριστερό πλαίσιο εμφανίζονται οι λίστες στις οποίες ανήκει ο πελάτης ενώ στο αριστερό οι υπόλοιπες λίστες. Ένας πελάτης προστίθεται ή αφαιρείται από λίστες μέσω ειδικής εργασίας δημιουργίας και διαμόρφωσης λιστών. Εναλλακτικά, οι λίστες του πελάτη μπορούν να διαμορφωθούν και μέσω της οθόνης αυτής με τη βοήθεια των κουμπιών που βρίσκονται ανάμεσα στα δύο πλαίσια. **Ενέργειες – Ευκαιρίες – Προσφορές – Παραγγελίες – Σχόλια / Σημειώσεις – Συσχετιζόμενα έγγραφα** Στις ενότητες αυτές εμφανίζονται οι ενέργειες, οι ευκαιρίες, οι προσφορές και οι παραγγελίες του συγκεκριμένου πελάτη. Η λειτουργικότητά της κάθε ενότητας είναι ίδια με την αντίστοιχη που περιγράφεται στις προηγούμενες σελίδες, κάτω από τον τίτλο "Ενέργειες". > Macro (anchor) *Εισερχόμενα μηνύματα email* > Macro (inline-media-image) Ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει μηνύματα email (εισερχόμενα & εξερχόμενα) που ανταλλάχτηκαν με τον συγκεκριμένο πελάτη ή κάποια επαφή του πελάτη και τα email του συγκεκριμένου χρήστη, της ομάδας CRM του χρήστη, της εταιρίας ή ακόμα κάποιου άλλου χρήστη του ιδίου ιεραρχικά επιπέδου (βλέπε κεφάλαιο "Δομή δικαιωμάτων για εμφάνιση εισερχόμενων μηνυμάτων email"). Ο διαχωρισμός εισερχομένων & εξερχομένων γίνεται αυτόματα από το CRM. Η αναζήτηση μπορεί να συγκεκριμενοποιηθεί περεταίρω με βάση τις ημερομηνίες αποστολής, την κατάσταση των email (αναγνωσμένα, μη αναγνωσμένα, όλα), τον τύπο των email (εισερχόμενα / εξερχόμενα) και τους επιλεγμένους φακέλους του διακομιστή. > Macro (inline-media-image) Εφόσον εμφανιστεί η λίστα με τα εισερχόμενα email, δίδεται η δυνατότητα: - Εμφάνισης του πλήρους μηνύματος (διπλό click) και δημιουργίας σχετικής ενέργειας. Σημ. Εισερχόμενο που έχει ήδη συνδεθεί με ενέργεια εμφανίζεται με μπλε χρώμα και με διπλό click εμφανίζει τα αναλυτικά στοιχεία της ενέργεια. Σε περίπτωση όπου από ένα εισερχόμενο μήνυμα έχουν δημιουργηθεί περισσότερες από μία ενέργειες, αυτές εμφανίζονται υπό μορφή λίστας ενεργειών. - Επιλογής από τη λίστα περισσοτέρων του ενός μηνυμάτων και δημιουργίας αντίστοιχων σχετικών ενεργειών, με ξεχωριστό πρότυπο για τα εισερχόμενα και ξεχωριστό για τα εξερχόμενα μηνύματα. **!!!** **Σημ.** Για εξερχόμενα μηνύματα που έχουν αποσταλεί από ενέργεια CRM δεν δημιουργείται νέα ενέργεια. Η παραπάνω λειτουργικότητα, πέραν από συγκεκριμένο πελάτη, μπορεί να ενεργοποιηθεί και για περισσότερους του ενός πελάτες, απευθείας από τον browser πελατών. > Macro (anchor) *Service* > Macro (inline-media-image) Στο σημείο αυτό καταχωρούνται τα ραντεβού που έχει κάνει ο πελάτης για service. Η λειτουργικότητα είναι ίδια ακριβώς με την αντίστοιχη του ERP. Η επιλογή εμφανίζεται μόνο σε εγκαταστάσεις με ενεργοποιημένη την οντότητα υπηρεσιών. > Macro (anchor) *Προτιμήσεις* > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Εμφανίζονται οι μέχρι σήμερα προτιμήσεις του πελάτη, με την πλήρη λειτουργικότητα των κύβων του ERP. Με το πλήκτρο **Κριτήρια** δίδεται η δυνατότητα τροποποίησης των κριτηρίων επιλογής προτιμήσεων του πελάτη. > Macro (anchor) *Καμπάνιες* > Macro (inline-media-image) Στην ενότητα αυτή εμφανίζονται όλες οι καμπάνιες στις οποίες έχει συμμετάσχει ο πελάτης. Αναλυτική περιγραφή για τη λειτουργικότητα των καμπανιών υπάρχει στις επόμενες σελίδες. > Macro (anchor) *Υποκαταστήματα / Έργα* > Macro (inline-media-image) Στην ενότητα αυτή ορίζονται τα υποκαταστήματα και τα έργα του πελάτη. Η λειτουργικότητα συμβαδίζει πλήρως με την αντίστοιχη του ERP. > Macro (anchor) *Οργανόγραμμα* > Macro (inline-media-image) Εμφανίζεται το οργανόγραμμα του πελάτη σε γραφική μορφή. > Macro (inline-media-image) Οι σχέσεις μεταξύ των θέσεων προκύπτουν αυτόματα από τα στοιχεία προϊσταμένου που ορίζονται στις επαφές του πελάτη. # > Macro (anchor) **Επαφές** Εδώ ορίζονται όλες οι επαφές της επιχείρησης. Κάθε επαφή πρέπει υποχρεωτικά να συνδέεται με έναν πελάτη CRM. > Macro (anchor) *Γενικά* > Macro (inline-media-image) Στην πρώτη ενότητα ορίζονται τα στοιχεία επικοινωνίας και κατηγοριοποίησης των επαφών, όπως αυτά εμφανίζονται στην παραπάνω εικόνα. > Macro (anchor) *Στοιχεία πελάτη – Λίστες* > Macro (inline-media-image) Στην ενότητα αυτή ορίζονται αναλυτικά στοιχεία του πελάτη στον οποίο ανήκει η επαφή, όπως επίσης και τα στοιχεία ιεραρχίας της κάθε επαφής, σύμφωνα με τα οποία διαμορφώνεται το οργανόγραμμα του πελάτη. Στην ίδια ενότητα γίνεται η διαχείριση των λιστών στις οποίες ανήκει η επαφή, με την ίδια ακριβώς λειτουργικότητα που γίνεται και στην οντότητα πελατών και έχει περιγραφεί αναλυτικά στις προηγούμενες σελίδες. Τέλος, μέσω της επαφής σύστασης "*Συστάθηκα από"*, μπορεί να δημιουργηθεί μία σχέση μεταξύ των πραγματικών πελατών μιας επιχείρησης και των εξωτερικών συνεργατών της, με τη βοήθεια των οποίων έχει γίνει η αρχική σύσταση. Για τις *Ενέργειες – Καμπάνιες – Σχόλια / Σημειώσεις – Συσχετιζόμενα έγγραφα* ισχύει ότι και στις προηγούμενες οντότητες. **Σημείωση:** Στα στοιχεία επαφών που έχουν προβεί σε σύσταση πελατών, ενεργοποιείται επιπλέον tab-sheet με τίτλο "Συστάσεις", όπου εμφανίζονται συνοπτικά στοιχεία των συσταθέντων πελατών. Με διπλό click σε μία εγγραφή εμφανίζονται τα πλήρη στοιχεία του αντίστοιχου πελάτη. # > Macro (anchor) **Πωλητές** Αντίστοιχη με τις ενότητες που περιγράφονται παραπάνω είναι και η ενότητα πωλητών. > Macro (anchor) *Γενικά* > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Οι χρήστες του ERP που έχουν χαρακτηριστεί ως χρήστες CRM (γενικές παράμετροι χρηστών), αντιστοιχίζονται και με έναν πωλητή του ERP. Οι πωλητές του CRM συγχρονίζονται αυτόματα με τους πωλητές του ERP. Ένας νέος πωλητής που ανοίγεται για πρώτη φορά στο CRM εμφανίζεται αυτόματα και στους πωλητές του ERP, όπως επίσης ισχύει και το αντίστροφο. > Macro (inline-media-image) Στις υπόλοιπες ενότητες των πωλητών εμφανίζονται τα αντίστοιχα πεδία που αφορούν την συγκεκριμένη οντότητα και διέπονται από την αντίστοιχη λειτουργικότητα όπως αυτή περιγράφεται στις προηγούμενες σελίδες. # > Macro (anchor) **Κατάλογος ειδών CRM** Στο CRM, εκτός από τα είδη του ERP, υπάρχει η δυνατότητα ορισμού ενός καταλόγου ειδών τα οποία δεν έχουν ανοιχτεί ακόμα ως επίσημα είδη στα αποθέματα της επιχείρησης. Τα είδη αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν στις ενέργειες, τις καμπάνιες, τις ευκαιρίες πώλησης, τις προσφορές και γενικά οπουδήποτε μέσα στο CRM. Για τη διευκόλυνση των χρηστών, τα είδη αυτά διακρίνονται (χρωματικά) από τα είδη της αποθήκης. Τη στιγμή που μία προσφορά μετατρέπεται σε παραγγελία, τα είδη καταλόγου μετατρέπονται αυτομάτως σε είδη αποθήκης του ERP (με την κατάλληλη πάντα επιβεβαίωση του χρήστη). > Macro (anchor) *Γενικά* Τα είδη καταλόγου ανοίγονται από ειδική φόρμα. Χρησιμοποιούνται κοινοί πίνακες με αυτούς των αποθηκών. > Macro (inline-media-image) > Macro (inline-media-image) Κατά την επιλογή ειδών, οι εγγραφές των ειδών καταλόγου CRM διακρίνονται από τα είδη της κανονικής αποθήκης (γαλάζιο χρώμα). > Macro (inline-media-image) Κατά την μετατροπή μιας ευκαιρίας πώλησης ή μιας προσφοράς σε παραγγελία, αν υπάρχουν είδη καταλόγου CRM, αυτά μετατρέπονται αυτόματα σε κανονικά είδη αποθήκης. # > Macro (anchor) **Συμβάσεις Υποστήριξης / Συντήρησης** Στο υποσύστημα παροχής υπηρεσιών προστέθηκε η δυνατότητα ορισμού συμβάσεων πελατών / προμηθευτών. Μέσω των συμβάσεων αυτών καταγράφονται τα αναλυτικά στοιχεία συμφωνημένων υπηρεσιών υποστήριξης ή συντήρησης προς πελάτες και από προμηθευτές. Τα στοιχεία αυτά χρησιμοποιούνται από το CRM κατά την διαχείριση μίας κλήσης τύπου service**.** > Macro (anchor) *Αναλυτικά στοιχεία συμβάσεων* > Macro (inline-media-image) Τα αναλυτικά στοιχεία συμβάσεων είναι οργανωμένα σε 6 υποομάδες : - **Γενικά** **στοιχεία** Περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που χαρακτηρίζουν μια σύμβαση (κατάσταση, καλυπτόμενους και υπολειπόμενους χρόνους και tickets σύμβασης κλπ) **Σημ**. Η κωδικοποίηση των συμβάσεων μπορεί να είναι παραμετρική, βάση ειδικών παραμέτρων υπηρεσιών. - > Macro (inline-media-image) **Αξία / Τιμολογήσεις** Εδώ αναφέρεται η αξία της κάθε σύμβασης και αναλυτικά ο τρόπος που θα τιμολογηθεί. Η διαδικασία της τιμολόγησης μπορεί να εκκινήσει μέσα από το CRM ή να γίνει από το ERP και να συνδεθεί με το CRM. Δίδεται και ειδικό βοήθημα για τον υπολογισμό των ημερομηνιών και των αξιών των τιμολογήσεων, βάση πλήθους δόσεων, ύψους και διάρκειας της σύμβασης κλπ. - > Macro (inline-media-image) **Καλυπτόμενα είδη και υπηρεσίες** Εδώ ορίζονται τα είδη ή και οι υπηρεσίες που καλύπτονται από τη συγκεκριμένη σύμβαση. Σε περίπτωση που κάποια από τα είδη ή τις υπηρεσίες καλύπτονται από αντίστοιχες συμβάσεις προμηθευτών (back to back), αναφέρονται και αυτές στο σημείο αυτό. > Macro (inline-media-image) - **Προμηθευτές** Εδώ ορίζονται οι αντίστοιχες συμβάσεις με προμηθευτές. Δίδεται επίσης η δυνατότητα συσχέτισης σύμβασης πελάτη με σύμβαση προμηθευτή, γενικώς ή βάση των ειδών και των υπηρεσιών που καλύπτονται. - > Macro (inline-media-image) **Παρατηρήσεις** Εδώ συντηρούνται όλες οι αναλυτικές παρατηρήσεις που σχετίζονται με τη σύμβαση - > Macro (inline-media-image) **Κινήσεις** Εμφανίζονται όλες οι κινήσεις (CRM) που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη σύμβαση, με δυνατότητα άμεσης μετάβασης στην κάθε ενέργεια με την οποία σχετίζονται. Απ' αυτό το σημείο μπορούν να επηρεαστούν τα σχετικά με τη σύμβαση στοιχεία ενεργειών CRM η να καταχωρηθούν νέες ενέργειες (εκτός CRM). Οι ενέργειες που εμφανίζονται με χρώμα μπλε είναι αυτές που καταχωρήθηκαν από το υποσύστημα του CRM. > Macro (anchor) *Διαχείριση συμβάσεων μέσα από το CRM* > Macro (inline-media-image) Κατά τη δημιουργία ενέργειας CRM, εφ' όσον αυτή σχετίζεται με σύμβαση, συμπληρώνονται τα στοιχεία σύμβασης που βρίσκονται στο tab συμβάσεις. Κάθε ενέργεια CRM μπορεί να συνδεθεί με συγκεκριμένο φάκελο service του ERP Τα στοιχεία συμβάσεων είναι οργανωμένα σε 3 ενότητες : - **Συμβάσεις πελάτη** Αναφέρονται όλες οι συμβάσεις βάση των οποίων εξυπηρετείται η συγκεκριμένη ενέργεια. Για την επιλογή μιας σύμβασης το σύστημα προτείνει εκείνες τις συμβάσεις που είναι ενεργές, οι ημερομηνίες ισχύος τους καλύπτουν την στιγμή καταχώρησης της συγκεκριμένης ενέργειας, καλύπτουν τα είδη και τις υπηρεσίες που αναφέρονται στην ενέργεια και έχουν υπόλοιπο σε χρόνου ή και tickets υποστήριξης. Σε περίπτωση που ζητηθεί η προβολή όλων των συμβάσεων του συγκεκριμένου συναλλασσόμενου, έστω και αν αυτές δεν πληρούν τις παραπάνω προϋποθέσεις, οι επιπλέον συμβάσεις εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα. - **Συμβάσεις προμηθευτή** Αναφέρονται οι συμβάσεις με προμηθευτές, με αντίστοιχη λογική αυτής που περιγράφεται στις συμβάσεις πελατών. - **Άλλες** **κινήσεις** Εμφανίζονται όλες οι κινήσεις συμβάσεων (σε χρόνο και tickets), σχετικών ενεργειών με την τρέχουσα Κάθε ενέργεια, εκτός από αναφορά σε συμβάσεις πελατών και προμηθευτών, καταγράφει και την χρήση που γίνεται από κάθε σύμβαση, σε λεπτά ή και σε tickets. Με βάση τα στοιχεία αυτά διαμορφώνεται το υπόλοιπο των συμβάσεων. > Macro (inline-media-image) Αλλαγή κατάστασης σύμβασης γίνεται με επιλογή της επιθυμητής τιμής από την αντίστοιχη λίστα καταστάσεων. Εναλλακτικά μπορεί μέσα από εύχρηστη ειδική λειτουργία να δημιουργηθεί σχετική ενέργεια με τη νέα κατάσταση, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα παρακολούθησης όλου του ιστορικού των ενεργειών που σχετίζονται με μία αρχική κλήση. > Macro (anchor) *Παραμετροποίηση Συμβάσεων* > Macro (inline-media-image) Όλες οι σχετικοί πίνακες και οι ειδικές παράμετροι είναι συγκεντρωμένοι στην οργάνωση λειτουργίας, κάτω από τον τίτλο παροχής υπηρεσιών. # > Macro (anchor) **Καμπάνιες** Στην ενότητα αυτή περιγράφονται αναλυτικά οι καμπάνιες. Μία καμπάνια μπορεί να είναι γενικής φύσης αλλά μπορεί να είναι και ειδική και να αφορά σε συγκεκριμένη κατηγορία / ομάδα / … ειδών ή ακόμα και συγκεκριμένα είδη. > Macro (inline-media-image) Τα στοιχεία που αναφέρονται στις καμπάνιες είναι πληροφοριακά και συμπληρώνονται από τον χρήστη. Τα οικονομικά στοιχεία λαμβάνουν μέρος στις αναλύσεις δεδομένων (BI). Οι υπόλοιπες ενότητες εμφανίζουν τα στοιχεία που προκύπτουν από τη χρήση της καμπάνιας κατά την καταχώρηση ενεργειών και ισχύει η λειτουργικότητα που περιγράφεται στις προηγούμενες οντότητες. # > Macro (anchor) **Λίστες πελατών** > Macro (inline-media-image) Οι λίστες πελατών χρησιμοποιούνται στις μαζικές αποστολές. Κατά τη δημιουργία μιας νέας λίστας, η επιλογή των πελατών που θα συμπεριληφθούν σ' αυτήν γίνεται με κριτήρια που αφορούν την εταιρία, τις επαφές στην εταιρία, τις ενέργειες που έχουμε δημιουργήσει ή τα είδη που έχουν αγοραστεί σε μια συγκεκριμένη περίοδο. > Macro (inline-media-image) Αφού πληκτρολογηθούν τα βασικά στοιχεία της λίστας, δίδονται τα στοιχεία επιλογής πελάτη, όπως φαίνονται στη διπλανή οθόνη. > Macro (inline-media-image) Αν θέλετε η επιλογή πελατών να γίνει με βάση τα στοιχεία των επαφών, τότε συμπληρώνετε το πρώτο τμήμα της δεύτερης ενότητας (Επαφές – Είδη). > Macro (inline-media-image) Τέλος, αν θέλετε η επιλογή πελατών να συμπεριλάβει και κριτήρια προτιμήσεων του πελάτη, αυτό επιτυγχάνεται συμπληρώνοντας και το δεύτερο τμήμα της ενότητας "Επαφές – Είδη". > Macro (inline-media-image) Αφού ολοκληρωθεί η συμπλήρωση όλων των παραμέτρων επιλογής πελατών για τη λίστα, πατάτε το κουμπί **"Λίστα πελατών"**, και από το υπομενού που εμφανίζεται επιλέγετε την ανανέωση λίστας. > Macro (inline-media-image) Η διαδικασία αυτή εμφανίζει λίστα των επιλεγμένων πελατών στην οποία γίνεται η τελική επιλογή πριν την καταχώρηση της λίστας. Με δεξί click δίδεται η δυνατότητα επιλογής ή ακύρωσης επιλογής όλων. Στο κουμπί **"Λίστα πελατών (300)"**, εντός παρένθεσης εμφανίζεται το πλήθος πελατών που περιλαμβάνει η συγκεκριμένη λίστα. Μέσω του υπομενού που εμφανίζεται επιλέγοντας τη **"Λίστα πελατών"**, δίδεται η δυνατότητα διαχείρισης των πελατών της λίστας ή ανανέωσης της λίστας. Ειδικά η ανανέωση μιας λίστας είναι ιδιαίτερα χρήσιμο μετά από προσθήκη νέων πελατών στο CRM. Μία ανανέωση των λιστών θα επεξεργαστεί και τους νέους πελάτες, εμπλουτίζοντας την κάθε λίστα που ανανεώνεται με τους επιπλέον πελάτες που πληρούν τα κριτήρια. > Macro (inline-media-image) Όπως αναφέρεται και πιο πάνω, η συμμετοχή πελατών και επαφών σε λίστες μπορεί να επηρεαστεί και άμεσα μέσα από τη διαχείριση των αντίστοιχων οντοτήτων. > Macro (inline-media-image) Τέλος, μία λίστα μπορεί να δημιουργήσει προγραμματισμένες τηλεφωνικές κλήσεις οι οποίες θα πραγματοποιηθούν από έναν ή μία ομάδα τηλεφωνητών, μέσω της αντίστοιχης λειτουργικότητας που προσφέρεται στο module **Τηλεφωνικό Κέντρο** του Atlantis. Αναλυτική περιγραφή θα βρείτε στο κείμενο διαχείρισης τηλεφωνικών κλήσεων. > Macro (anchor) *Λίστες πελατών και Κάρτες πόντων* > Macro (inline-media-image) Για την κατάρτιση μιας λίστας μπορεί να συνδυαστούν και παράμετροι των καρτών πόντων. > Macro (inline-media-image) Επί πλέον, μέσω των ειδικών επιλογών μπορούν να αποδοθούν επί πρόσθετοι πόντοι στα μέλη της λίστας. > Macro (anchor) > Macro (inline-media-image) *Λίστες πελατών και Κουπόνια έκπτωσης* > Macro (inline-media-image) Οι λίστες πελατών μπορούν να χρησιμοποιηθούν και για την αυτόματη δημιουργία και αποστολή κουπονιών έκπτωσης στα μέλη της λίστας. > Macro (inline-media-image) Για κάθε κουπόνι έκπτωσης τα στοιχεία που τηρούνται είναι τα ακόλουθα : Κωδικός και κατάσταση (εκκρεμεί, εξοφλημένο) κουπονιού Στοιχεία χειροκίνητης έκδοσης Αναλυτικά στοιχεία των συναλλαγών έκδοσης και εξόφλησης % ή αξιακή έκπτωση του κουπονιού Ημερομηνία λήξης και τρόπος εξαργύρωσης ενός κουπονιού Στοιχεία χαρακτηρισμού ενός κουπονιού ως μη χρησιμοποιήσιμο (black list) Στοιχεία λίστας από την οποία προέκυψε το συγκεκριμένο κουπόνι Όπως φαίνεται και στη σχετική εικόνα, ένα κουπόνι, εκτός από συναλλαγή μπορεί να δημιουργηθεί και χειροκίνητα. Σε κάθε περίπτωση, ένα κουπόνι ανεξάρτητα από το πώς έχει δημιουργηθεί έχει την ίδια ακριβώς συμπεριφορά κατά την εξόφλησή του. Σημ. Αναλυτικότερα στοιχεία του τρόπου παραμετροποίησης και λειτουργίας των κουπονιών έκπτωσης θα βρείτε στο σχετικό κείμενο. Μαζικές αποστολές (email, SMS, Επιστολή, Fax) Οι μαζικές αποστολές χρησιμοποιούνται για αποστολή email, SMS, επιστολών και fax σε πελάτες που ορίζονται από μία λίστα πελατών. Οι λίστες κατασκευάζονται με ευέλικτο τρόπο που περιγράφεται αναλυτικά στις παραπάνω σελίδες. Οι μαζικές αποστολές δεν είναι τίποτα άλλο από μία αυτοματοποιημένη δημιουργία ενεργειών και ταυτόχρονη αποστολή του επιθυμητού μηνύματος. Η διαδικασία της μαζικής αποστολής μπορεί να εκτελεστεί σε δύο βήματα: - Δημιουργία ενεργειών - Εκτέλεση αποστολών > Macro (inline-media-image) Κατά τη διάρκεια όλης της διαδικασίας τηρείται αναλυτική καταγραφή. Αυτό δίνει τη δυνατότητα διακοπής και επανεκκίνησης της διαδικασίας σε οποιοδήποτε σημείο. Η κατάσταση της αποστολής φαίνεται από το ειδικό Button στο πάνω μέρος της οθόνης. > Macro (inline-media-image) Όπως αναφέρεται και παραπάνω, κάθε μαζική αποστολή δημιουργεί τις αντίστοιχες ενέργειες. Άρα θα πρέπει να συμπληρωθούν όλα τα στοιχεία που μπορεί να έχει μία ενέργεια. Αυτό γίνεται συμπληρώνοντας τα πεδία των ενοτήτων: - Γενικά στοιχεία αποστολής - Λεπτομέρειες αποστολής > Macro (inline-media-image) Δεν είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση όλων των πεδίων. Για τη διευκόλυνση του χρήστη στη συμπλήρωση των στοιχείων μιας ενέργειας, δίδεται η δυνατότητα επιλογής μιας πρότυπης ενέργειας και τα αντίστοιχα πεδία συμπληρώνονται αυτόματα. Αναλυτική περιγραφή για τη δημιουργία πρότυπων ενεργειών περιγράφεται στις απόμενες σελίδες. > Macro (inline-media-image) Οι παραλήπτες της αποστολής μπορούν να διαμορφωθούν με τον ίδιο τρόπο που διαμορφώνονται κατά τη διαχείριση των λιστών. Η οποιαδήποτε διαμόρφωση της λίστας είναι προσωρινή και αφορά μόνο την συγκεκριμένη αποστολή. > Macro (inline-media-image) Η μαζική αποστολή SMS, Επιστολής και Fax ακολουθούν την ίδια ακριβώς λογική με την αποστολή email που περιγράφεται αναλυτικά παραπάνω. Τα μόνα στοιχεία που διαφοροποιούνται είναι αυτό που αφορούν την ίδια την αποστολή, όπως φαίνεται χαρακτηριστικά στις παρακάτω εικόνες: > Macro (inline-media-image) Αποστολή email > Macro (inline-media-image) Αποστολή SMS Αποστολή επιστολής και Fax. Η αποστολή fax προϋποθέτει την ύπαρξη συνδεδεμένου fax-modem στο συγκεκριμένο σταθμό εργασίας από τον οποίο θα γίνει η αποστολή. > Macro (inline-media-image) Το κείμενο που περιλαμβάνεται στις αποστολές email και SMS μπορεί να διαμορφωθεί με τη βοήθεια ειδικού data dictionary, όπως περιγράφεται αναλυτικά στο κεφάλαιο των ενεργειών. > Macro (inline-media-image) Οι επιστολές προετοιμάζονται από ειδική επιλογή που περιγράφεται αναλυτικά στις επόμενες σελίδες. Σε κάθε περίπτωση το κείμενο (SMS και e-mail) που αποθηκεύεται στην ενέργεια είναι τα τελικά κείμενα, αφού έχουν αντικατασταθεί όλοι οι δείκτες με τις πραγματικές τους τιμές. Σε περίπτωση αποστολής επιστολών (Word merge), Fax και e-mail templates, τα διαμορφωμένα κείμενα αποθηκεύονται σε αντίστοιχους φακέλους που έχουν οριστεί στις ειδικές παραμέτρους και συσχετίζονται αυτόματα με την ενέργεια (συσχετιζόμενα έγγραφα). Επιλέγοντας "Επανάληψη μαζικής εργασίας", η μαζική εργασία επαναλαμβάνεται μέχρι να τη διακόψει ο χρήστης ζητώντας κάθε φορά νέα λίστα παραληπτών. **!!!* +Προσοχή+ *!!!** Μαζικές αποστολές email μέσω απομακρυσμένου mail server μπορεί να εμφανίσουν προβλήματα που θα οφείλονται σε τυχών κακή ποιότητα των γραμμών επικοινωνίας. Οι mail servers έχουν το χαρακτηριστικό ελέγχου των γραμμών και επαναπροώθησης μηνυμάτων που δεν μπόρεσαν να αποσταλούν. Γι' αυτούς τους λόγους συστήνεται να υπάρχει πάντα ενός τοπικού mail server ο οποίος θα αναλαμβάνει την προώθηση των μηνυμάτων προς τον απομακρυσμένο mail server, ο οποίος με τη σειρά του θα τα αποστέλλει στους τελικούς τους παραλήπτες. > Macro (anchor) *Χρονοπρογραμματισμός μαζικών αποστολών* > Macro (inline-media-image) Όπως στις μεμονωμένες ενέργειες, έτσι και στις μαζικές, δίδεται η δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού της συγκεκριμένης μαζικής αποστολής, μέσω του windows scheduler. Ανοίγοντας το local menu, εμφανίζεται η επιλογή χρονοπρογραμματισμού. > Macro (inline-media-image) Επιλέγοντας τον χρονοπρογραμματισμό, ανοίγει η οθόνη στην οποία δίδονται τα λεπτομερή στοιχεία της μεταχρονολογημένης αποστολής. Με την ολοκλήρωση της αποστολής, η εγγραφή χρονοπρογραμματισμού διαγράφεται από τον windows scheduler. > Macro (inline-media-image) Τα αποτελέσματα χρονοπρογραμματισμένων αποστολών (επιτυχώς ή όχι), μπορούν να προβληθούν μέσω της επιλογής "Log αποστολών χρονοπρογραμματισμού", που βρίσκεται στο μενού των εργασιών. Με click πάνω στα hyperlinks των κωδικών αποστολών (μεμονωμένων ή μαζικών), εμφανίζεται η αντίστοιχη ενέργεια ή τα στοιχεία της μαζικής αποστολής. Το συγκεκριμένο Log file είναι προσθετικό, και καθαρίζεται μόνο με επιλογή του χρήστη, μέσω του button "Καθαρισμός του Log". > Macro (anchor) *Έλεγχος αποστολών SMS* Στις μαζικές αποστολές SMS, όπως και στις μεμονωμένες, δίδεται η δυνατότητα ελέγχου της κατάστασης του κάθε μηνύματος που συμπεριλαμβάνεται στη συγκεκριμένη μαζική. Ο έλεγχος ξεκινά από την αντίστοιχη επιλογή που βρίσκεται στο Local menu, και εμφανίζει τα αποτελέσματα όπως φαίνονται στην παρακάτω οθόνη.