Στο Soft1 μπορείτε να δημιουργήσετε χρήστες και να τους εντάξετε σε ομάδες, menu εργασιών καθώς και να ορίσετε τα δικαιώματα που θα καθορίζουν την προσβασιμότητα τους στo σύστημα.

Δείτε παρακάτω αναλυτικά τη διαδικασία δημιουργίας χρηστών, τις μεθόδους ταυτοποίησης τους και τις ομάδες/ menu εργασιών που θα ανήκουν.





Από το Soft1 menu: Παράμετροι > Χρήστες & Δικαιώματα> Χρήστες > Νέα, δημιουργήστε τον νέο χρήστη. 

Στην καρτέλα του χρήστη συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία με το κόκκινο αστεράκι:

  • Κωδικός,
  • Χρήστης (login username) και το
  • Όνομα (Όνομα & Επώνυμο).




Στο tab Γενικά Στοιχεία, επιλέξτε κάποια από τις μεθόδους ταυτοποίησης του χρήστη κατά το login στο Soft1, καθώς και τις ομάδες, τα menu και τα δικαιώματα που θα έχει.




Ορίστε το Password του χρήστη σύμφωνα με τους κανόνες στις Γενικές Παραμέτρους Χρηστών.
Η δυνατότητα αλλαγής password από τον ίδιο τον χρήστη εφαρμόζεται με τους ακόλουθους τρόπους, εφόσον έχετε ορίσει ως μέθοδο ταυτοποίησης την επιλογή Soft1 ή καμία, και δεδομένου ότι στον χρήστη έχει δοθεί το δικαίωμα αλλαγής κωδικού/ password:

  1. από τη System bar ή
  2. την εργασία "Αλλαγή password" στο Soft1 menu.

      

Στo Soft1 έχει εφαρμοστεί, για τα password πεδία στη βάση δεδομένων, κρυπτογράφηση SHA256 και AES256.

  • Εφεξής, δεν υποστηρίζονται updates με queries σε πεδία passwords στη βάση δεδομένων.
  • Η SHA256 κρυπτογράφηση εφαρμόζεται σε πεδία passwords, π.χ passwords χρηστών του Soft1, χωρίς πλέον να υπάρχει δυνατότητα ανάκτησης τους από τη βάση δεδομένων.
  • Η AES256 κρυπτογράφηση/ αποκρυπτογράφηση κωδικών από το Soft1 αφορά και στις διασυνδέσεις με τρίτες υπηρεσίες π.χ mail servers ή δημόσιες υπηρεσίες που απαιτούν login credentials.








Στο πεδίο αυτό είναι διαθέσιμες τρεις μέθοδοι ταυτοποίησης για τον χρήστη:

  • Soft1: Mέθοδος ταυτοποίησης με username και password Soft1 που έχουν καταχωρηθεί στο χρήστη του Soft1 (default τρόπος ταυτοποίησης).
  • Windows authentication: Ταυτοποίηση με βάση τα Windows credentials. Προϋποθέτει το όνομα του χρήστη των Windows να είναι ίδιο με το όνομα χρήστη στo Soft1. To password του χρήστη του Soft1 είναι το εκάστοτε password του χρήστη των Windows.
  • Active directory: Ταυτοποίηση με βάση το χρήστη του Active Directory. Προϋποθέτει το όνομα του χρήστη στο Active Directory να είναι ίδιο με το όνομα του χρήστη στο Soft1. Το login στο Soft1 γίνεται με βάση τα Login credentials του active directory χωρίς πληκτρολόγηση password στην εφαρμογή, αρκεί να έχει γίνει login του χρήστη στο Αctive Directory (μέσω του login στα Windows). Εάν κάποιος χρήστης του Soft1 επιχειρήσει login σε μηχάνημα που έχει κάνει login στο Active Directory με άλλο χρήστη, τότε απαιτείται η πληκτρολόγηση password στο Soft1 (password Active Directory). Θα πρέπει επίσης στο menu των παραμέτρων> Χρήστες & Δικαιώματα> Παράμετροι, στο πεδίο active directory να έχει συμπληρωθεί το URI του Active directory (π.χ WinNT://name of your active directory domain).





Η δυνατότητα “2-factor authentication” αφορά στη διασφάλιση των στοιχείων εισόδου του λογαριασμού κάθε χρήστη και παρέχεται η επιλογή δυο τρόπων:



Στην περίπτωση αυτή, κάθε φορά που ο χρήστης θα προσπαθεί να κάνει login στην εφαρμογή, θα αποστέλλεται ένας κωδικός.

Στην καρτέλα του χρήστη εργαστείτε ως εξής:

  • Δηλώστε έναν αξιόπιστο αριθμό τηλεφώνου, ο οποίος πρέπει να διαθέτει το πρόθεμα του κωδικού χώρας (π.χ. 003069XXXXXXXX για Ελλάδα) και θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη λήψη κωδικών επαλήθευσης. Πατήστε "Καταχώριση". 
  • Επιλέξτε “Επιβεβαίωση” για την επαλήθευση του κινητού αλλά και για να αποσταλεί ένας κωδικός στον αριθμό τηλεφώνου του χρήστη.
  • Επικοινωνήστε με το χρήστη για να σας δοθεί ο κωδικός επιβεβαιώνοντας με αυτόν τον τρόπο τη διαδικασία. 
  • Τέλος, καταχωρήστε τις αλλαγές στην καρτέλα του χρήστη.

Κάθε φορά που ο χρήστης θα προσπαθεί να κάνει login στην εφαρμογή, θα αποστέλλεται ένας κωδικός και θα εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα:

  • Αν καταχωρίσετε λανθασμένο κωδικό, θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα: "Ο κωδικός επαλήθευσης δεν είναι σωστός. Παρακαλώ δοκιμάστε ξανα!". Πατήστε "OK" για να καταχωρίσετε το σωστό κωδικό.
  • Αν επιλέξετε "Ακύρωση", η διαδικασία ακυρώνεται. Δεν θα πραγματοποιηθεί επαλήθευση του αριθμού τηλεφώνου του κινητού και θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα: "Δεν έγινε επαλήθευση του αριθμού τηλεφώνου που δηλώσατε." Επιλέξτε "Επιβεβαίωση" για να εκκινήσετε εκ νέου τη διαδικασία, δηλαδή την επιβεβαίωση αριθμού τηλεφώνου και τη λήψη νέου κωδικού επιβεβαίωσης.






Κάθε φορά που ο χρήστης θα προσπαθεί να κάνει login στην εφαρμογή, θα αποστέλλεται ένας κωδικός, ο οποίος θα πρέπει να επαληθεύεται μέσω της εφαρμογής authenticator που έχει εγκατεστημένη στον υπολογιστή του. 
Για την επιβεβαίωση του κωδικού και κατ΄ επέκταση την εκκίνηση της διαδικασίας θα πρέπει στο desktop του χρήστη να διατίθεται μία εφαρμογή authenticator (Microsoft Authenticator, Google Authenticator, Authy 2-Factor Authentication κλπ).

Στην καρτέλα του χρήστη εργαστείτε ως εξής:

  • Επιλέξτε "Με χρήση Authenticator, Google, Microsoft κλπ)" στο πεδίο 2-factor authentication.
  • Επιλέξτε “Σύνδεση

Αποστείλετε τα στοιχεία στο e-mail του χρήστη (pdf αρχείο) ή εκτυπώστε τα σε φυσικό εκτυπωτή (hardcopy παράδοση). 
Σαρώνοντας o χρήστης τον γραμμωτό κώδικα ή πληκτρολογώντας τον αλφαριθμητικό κωδικό στην authenticator εφαρμογή θα γίνει επαλήθευση και θα μπορεί να κάνει login στο Soft1.

Επίσης, στην καρτέλα του Χρήστη, στο πεδίο "Κωδικός authenticator" αναγράφεται ο κωδικός που έχει παραχθεί.









Ομάδα Εργασίας

Μπορείτε να συμπεριλάβετε το χρήστη σε μια Ομάδα εργασίας. 

Οι Oμάδες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την οργάνωση μιας επιχείρησης πχ. της ομάδας πωλήσεων, της ομάδας υποστήριξης, της ομάδας μάρκετινγκ κλπ.

Ο χρήστης μπορεί να ανήκει σε μια Ομάδα Εργασίας και να φέρει τα δικαιώματά της. Αυτή η ομαδοποίηση εξυπηρετεί σημαντικά τη διαχείριση των μενού σε χρήστες με κοινές αρμοδιότητες.

Πέρα από τη λίστα με τις ομάδες που προτείνονται στο πεδίο «Ομάδα», μπορείτε να σχεδιάσετε μια νέα. 

Στο menu  Χρήστες & Δικαιώματα > Ομάδες Χρηστών > Νέα , συμπληρώστε αρχικά όλα τα υποχρεωτικά με κόκκινο αστεράκι πεδία.  Μπορείτε επίσης, για τη νέα Ομάδα Εργασίας να επιλέξετε ένα από τα Menu (classic).  






Menu Εργασίας

Αν για κάποιο λόγο ο χρήστης μιας ομάδας πρέπει ή επιθυμεί να έχει διαφορετικό μενού, θα πρέπει αφού το σχεδιάσετε να το συνδέσετε στο πεδίο Menu (classic) στα βασικά στοιχεία στην καρτέλα του χρήστη.





Χρήστες & Δικαιώματα 

Έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε δικαιώματα στις Soft1  Κεντρικές Λειτουργίες, να δείτε τα Δικαιώματα σε εργασίες, και σε Customizations. Δείτε σχετικά  εδώ .


Αν στον χρήστη δηλωθεί η παράμετρος <Αdministrator = Ναι>, τότε έχει πρόσβαση παντού χωρίς να εξετάζονται τα δικαιώματα που έχουν τεθεί στο Soft1. Μπορούν και περισσότεροι του ενός χρήστες να δηλωθούν ως Administrator.

Τέλος, μπορείτε να συμπληρώστε τα υπόλοιπα στοιχεία όπως ηλεκτρονικές διευθύνσεις αλλά και να ανεβάσετε μια φωτογραφία, να επισυνάψετε κάποιο αρχείο ή να σημειώσετε κάποια παρατήρηση στην καρτέλα του χρήστη από τα  Έγγραφα/Παρατηρήσεις

Κατά την αποχώρηση του χρήστη από την εταιρεία μπορείτε να:

  • τον απενεργοποιήσετε ορίζοντας Ημ. Διακοπής, είτε χειροκίνητα από την καρτέλα του χρήστη ή βάσει των Γενικών Παραμέτρων Χρηστών (Κανόνες password),
  • τον θέσετε Ενεργός=Όχι (δεξιά πάνω στην καρτέλα του), ή
  • τον διαγράψετε από την σχετική εντολή στην taskbar.