Στο Soft1 υπάρχει η δυνατότητα ακύρωσης ενός Παραστατικού η οποία συνήθως σχετίζεται με τον εντοπισμό λάθους/ παράλειψης σε στοιχεία - ακόμα κι αν αυτό έχει ήδη εκδοθεί/ σημανθεί από κάποιον φορολογικό μηχανισμό. Η εφαρμογή, δίνει τη δυνατότητα Ακύρωσης/ Αναίρεσης Παραστατικών, μέσα από τρεις εργασίες, κάθε μία από τις οποίες (στη σειρά που αναφέρονται) προσθέτει και μια επιπλέον δυνατότητα.

Για να ακυρώσετε/ αναιρέσετε ένα Παραστατικό, πατήστε δεξί-κλικ στην αντίστοιχη Λίστα παραστατικών και επιλέξτε μία από τις ακόλουθες εργασίες: 

  1. Αναίρεση κινήσεων: Το Soft1 χαρακτηρίζει ως "Ακυρωμένο" ένα παραστατικό και αναιρεί τις κινήσεις που έχουν προκύψει από αυτό. 
  2. Ακύρωση με αντιλογισμό: Το Soft1 χαρακτηρίζει ως "Ακυρωμένο" ένα εκδοθέν παραστατικό και δημιουργεί ένα ακυρωτικό παραστατικό. 
  3. Επανέκδοση με αντιλογισμό: Το Soft1 χαρακτηρίζει ως "Ακυρωμένο" ένα εκδοθέν παραστατικό, δημιουργεί ένα ακυρωτικό παραστατικό και προσφέρει αυτόματα την επιπλέον δυνατότητα της εκ νέου καταχώρισης του αρχικού παραστατικού.

Δείτε αναλυτικά παρακάτω τις επιπλέον δυνατότητες που προσθέτει κάθε εργασία. 







H Αναίρεση κινήσεων χρησιμοποιείται για περιπτώσεις όπου απαιτείται απλή ακύρωση της ενημέρωσης των οικονομικών στοιχείων που έχει επιφέρει το παραστατικό, χωρίς διαγραφή του παραστατικού. Εφαρμόζεται κυρίως για παραστατικά που έχουν εκδοθεί χειρόγραφα, αλλά έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα.

Για να ακυρώσετε ένα παραστατικό μέσω της Αναίρεσης κινήσεων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  • Στη Λίστα παραστατικών εντοπίστε και επιλέξτε το παραστατικό που θέλετε να ακυρώσετε.
  • Με δεξί-κλικ στο επιλεγμένο παραστατικό, εφαρμόστε "Αναίρεση κινήσεων".
  • Επιλέξτε "Ναι" στο μήνυμα επιβεβαίωσης της ακύρωσης για να εμφανιστεί το μήνυμα επαλήθευσης "Η ακύρωση ολοκληρώθηκε επιτυχώς".

Ως αποτέλεσμα το παραστατικό θα χαρακτηρισθεί ως ακυρωμένο και ταυτόχρονα θα διαγραφεί οτιδήποτε έχει προκύψει αυτόματα στο Soft1 από το παραστατικό, όπως:

  • οι κινήσεις που έχουν ενημερώσει οικονομικά στοιχεία (Πελάτης, Είδος) κατά την καταχώριση του ακυρωμένου παραστατικού,
  • τα παραστατικά που πιθανόν να έχουν προκύψει αυτόματα (π.χ. παραστατικά σύνθεσης) καθώς και
  • τα σχετικά Άρθρα Λογιστικής που τυχόν έχει προκύψει κατά την καταχώριση του παραστατικού που ακυρώθηκε.

Με την <Αναίρεση κινήσεων>, δεν δημιουργείται ακυρωτικό παραστατικό καθώς η δυνατότητα αυτή υποστηρίζεται με την Ακύρωση/ Επανέκδοση με αντιλογισμό. 







Για να ακυρώσετε παραστατικά που έχουν εκδοθεί μηχανογραφικά (κυρίως με φορολογική σήμανση) και κατά συνέπεια για την ακύρωσή τους απαιτείται η έκδοση σχετικού ακυρωτικού παραστατικού, χρησιμοποιείστε την Ακύρωση με αντιλογισμό

Για να ακυρώσετε το παραστατικό εργαστείτε ως εξής:

  • Για τα Παραστατικά που θα χρησιμοποιείτε την Aκύρωση με αντιλογισμό φροντίστε στη Σειρά με την οποία έχουν καταχωρηθεί, να έχετε δηλώσει την Αντιλογιστική της, δηλαδή εκείνη με την οποία θα καταχωρηθεί το Ακυρωτικό παραστατικό. Στο σημείο αυτό, πρέπει να αποφασίσετε πώς θα διαχειριστείτε τα Aκυρωτικά παραστατικά (δείτε το tab "Ακυρωτικά παραστατικά"). 
  • Στη Λίστα παραστατικών εντοπίστε και επιλέξτε το παραστατικό που θέλετε να ακυρώσετε.
  • Με δεξί-κλικ, εφαρμόστε "Ακύρωση με Αντιλογισμό". (Αν δεν έχετε επιλέξει Σειρά αντιλογισμού, θα εμφανιστεί το μήνυμα "Δεν έχει οριστεί σειρά αντιλογισμού").
  • Στο pop up παράθυρο, δείτε τα στοιχεία του ακυρωτικού παραστατικού και πατήστε <Καταχώριση>.

Στην "Ακύρωση με Αντιλογισμό", δημιουργείται το Ακυρωτικό παραστατικό και χαρακτηρίζεται ως Ακυρωμένο: με αντιλογισμό το αρχικό.

Ταυτόχρονα, προκύπτουν αυτόματα οι αντίστοιχες/ αντίθετες κινήσεις (Αντιλογισμός), τις οποίες θα πρέπει να έχετε φροντίσει να παραμετροποιήσετε στους Τύπους των Ακυρωτικών παραστατικών. Όπως: 

  • οι κινήσεις που ενημερώνουν τα Οικονομικά στοιχεία (Πελάτη, Είδους),
  • τα παραστατικά που πιθανόν προκύπτουν αυτόματα (π.χ. παραστατικά σύνθεσης) καθώς και
  • τα σχετικά Άρθρα Λογιστικής που πιθανόν προέκυψαν. 







Χρησιμοποιείστε την Επανέκδοση με αντιλογισμό για:

  • να ακυρώσετε παραστατικά που έχουν εκδοθεί μηχανογραφικά (κυρίως με φορολογική σήμανση),
  • να εκδόσετε το απαιτούμενο Ακυρωτικό παραστατικό, καθώς και για
  • να επανεκδοθεί αυτόματα το παραστατικό που ακυρώσατε, με τα επικαιροποιημένα στοιχεία.

Για να ακυρώσετε το παραστατικό εργαστείτε ως εξής:

  1. Για τα Παραστατικά που θα χρησιμοποιείτε την Επανέκδοση με αντιλογισμό φροντίστε στη Σειρά με την οποία έχουν καταχωρηθεί, να έχετε δηλώσει την Αντιλογιστική της, δηλαδή εκείνη με την οποία θα καταχωρηθεί το Ακυρωτικό παραστατικό. Στο σημείο αυτό, πρέπει να αποφασίσετε πώς θα διαχειριστείτε τα ακυρωτικά παραστατικά (δείτε το tab "Ακυρωτικά παραστατικά"). 
  2. Στη Λίστα παραστατικών εντοπίστε και επιλέξτε το παραστατικό που θέλετε να ακυρώσετε.
  3. Με δεξί-κλικ, εφαρμόστε "Επανέκδοση με Αντιλογισμό". (Αν δεν έχετε επιλέξει Σειρά αντιλογισμού, θα εμφανιστεί το μήνυμα "Δεν έχει οριστεί σειρά αντιλογισμού").
  4. Στο pop up παράθυρο, ορίστε την επιθυμητή Σειρά , ελέγξτε τα επικαιροποιημένα στοιχεία του προς επανέκδοση παραστατικού ,και πατήστε "Καταχώριση".
  5. Το Soft1 δημιουργεί αυτόματα το Ακυρωτικό παραστατικό.

Με την "Επανέκδοση με Αντιλογισμό", δημιουργείται αυτόματα το Ακυρωτικό παραστατικό χωρίς αυτό να εμφανιστεί στην οθόνη του χρήστη, χαρακτηρίζεται ως Ακυρωμένο: με αντιλογισμό το αρχικό και επανεκδίδεται το επικαιροποιημένο παραστατικό.

Ταυτόχρονα, προκύπτουν αυτόματα οι αντίστοιχες/ αντίθετες κινήσεις (Αντιλογισμός), τις οποίες θα πρέπει να έχετε φροντίσει να παραμετροποιήσετε στους Τύπους των ακυρωτικών παραστατικών. Όπως: 

  • οι κινήσεις που ενημερώνουν τα Οικονομικά στοιχεία (Πελάτη, Είδους),
  • τα παραστατικά που πιθανόν προκύπτουν αυτόματα (π.χ. παραστατικά σύνθεσης) καθώς και
  • τα σχετικά Άρθρα Λογιστικής που πιθανόν προέκυψαν.







Τι πρέπει να γνωρίζετε για τα Ακυρωτικά παραστατικά

  • Ανά υποκατάστημα θα πρέπει να δημιουργήσετε ξεχωριστές Σειρές Ακυρωτικών παραστατικών.
  • Οι Τύποι των Ακυρωτικών παραστατικών θα πρέπει να φροντίσετε να επηρεάζουν σωστά τα οικονομικά στοιχεία κάθε οντότητας, π.χ. το Τιμολόγιο - ΔΑ, θα επιφέρει θετική χρέωση και αύξηση τζίρου στον συναλλασσόμενο, ενώ το αντίστοιχο ακυρωτικό θα επιφέρει αρνητική χρέωση και μείωση τζίρου.







  • Για τα Ακυρωτικά παραστατικά μπορείτε να έχετε συνεχόμενη/ ίδια αρίθμηση, ανεξάρτητα από την Ενότητα (π.χ. Αγορές - Πωλήσεις) όπου ανήκουν. Δηλαδή μπορείτε να έχετε/χρησιμοποιήσετε/εκτυπώσετε μοναδικό Ειδικό ακυρωτικό στοιχείο, για όλες τις Σειρές των μηχανογραφημένων παραστατικών.
    Ενδεικτικά παραδείγματα με βάση τη Soft1 πρότυπη παραμετροποίηση:
    • Στις Πωλήσεις,
      • για το "Τιμολόγιο - Δ.Α. (7062)", υπάρχει η αντίστοιχη Ακυρωτική Σειρά "Ακυρωτικό Τιμολόγιο - Δ.Α. (9962)".
      • Η Σειρά "Ακυρωτικό Τιμολόγιο - Δ.Α. (9962)" έχει ίδια αρίθμηση με τη Σειρά "Ακυρωτικό Δ.Α. (9941)", όπως και οι υπόλοιπες Ακυρωτικές Σειρές. Δηλαδή η Αρίθμηση για κάθε Ακυρωτικό παραστατικό που θα καταχωρείται, θα προκύπτει αποκλειστικά από τη Σειρά 9941. 
    • Ομοίως, στις Αγορές,
      • για το "Δ.Α. - Σε Προμηθευτή (2042)", υπάρχει η αντίστοιχη Ακυρωτική Σειρά "Ακυρωτικό Δ.Α. Σε Προμηθευτή (9242)". Η συγκεκριμένη Σειρά όμως έχει ίδια αρίθμηση με τη Σειρά των Πωλήσεων "Ακυρωτικό Δ.Α. (9941)", αυτό σημαίνει οτι:
      • η Αρίθμηση για κάθε Ακυρωτικό παραστατικό, ανεξάρτητα από την Ενότητα  που θα καταχωρείται, θα προκύπτει από μία Σειρά που θα θεωρηθεί "κεντρική". 
    • Για συνεχόμενη αρίθμηση σε όλα τα Ακυρωτικά Παραστατικά, ανεξαρτήτως της Σειράς Αντιλογισμού, τότε στο πεδίο <Αρίθμηση> στις Σειρές Παραστατικών, επιλέξτε τη Σειρά και το Κύκλωμα που θα ανήκουν, ορίζοντας την <Ίδια Αρίθμηση> και τη <Σειρά>.





Αν με την καταχώριση ενός Ακυρωτικού παραστατικού προκύπτει και το αντίστοιχο άρθρο Λογιστικής τότε στα στοιχεία του Τύπου του Ακυρωτικού παραστατικού θα πρέπει να καθορισθεί αντιστροφή πρόσημου στην ενημέρωση της λογιστικής, ρυθμίζοντας κατάλληλα τη παράμετρο <Αρνητική ενημέρωση>. Αναλυτικότερα:

  • Εάν ο Τύπος του υπό ακύρωση παραστατικού έχει  "Αρνητική ενημέρωση = Όχι"
  • τότε ο Τύπος του ακυρωτικού παραστατικού θα πρέπει να ρυθμιστεί σε "Αρνητική Ενημέρωση = Ναι" και το αντίστροφο. 







(lightbulb) Στο Soft1 μπορείτε να ορίσετε αν η ακύρωση/ επανέκδοση με Αντιλογισμό ενός παραστατικού θα επιτρέπεται:

  • μόνο Αυθημερόν, δηλαδή στην ημερομηνία που έχει καταχωρηθεί το παραστατικό. Αν χρησιμοποιήσετε τον Αντιλογισμό για να ακυρώσετε ένα παραστατικό, τότε στην καταχώριση του ακυρωτικού θα προβληθεί το μήνυμα "ΠΡΟΣΟΧΗ! Ημερομηνία διαφορετική από αυτή του προς ακύρωση παραστατικού", μπλοκάροντας την ενέργειά σας.
  • ή οποιαδήποτεδιαφορετική μέραημερομηνία από αυτή την καταχώρησής του.

Βρείτε την παράμετρο στον Τύπο της Σειράς του παραστατικούtab Λογιστικά.





(lightbulb)Αν έχετε προβεί στην Ακύρωση/ Επανέκδοση με Αντιλογισμό ενός παραστατικού μπορείτε:

  • να χρησιμοποιήσετε τις Σχετικές εργασίες που αφορούν στο Μετασχηματισμό για να δείτε τη "σχέση" μεταξύ Ακυρωμένων και Ακυρωτικών παραστατικών π.χ.το Ιστορικό μετασχηματισμών. 
  • να εντοπίσετε τα ακυρωμένα και τα ακυρωτικά παραστατικά χρησιμοποιώντας τα Soft1 Ευρετήρια, σχεδιάζοντας/ προσθέτοντας τα κατάλληλα φίλτρα/ στήλες.
    Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κάποια 
    υπολογιζόμενα/ πράσινα πεδία με την ένδειξη +/-) τα οποία αφαιρούν, από τα αποτελέσματα/σύνολα, τα ακυρωτικά και τα παραστατικά επιστροφών. 







(lightbulb)Τα Ακυρωμένα και τα Ακυρωτικά παραστατικά που έχουν προκύψει με αντιλογισμό εμφανίζονται, 

  • σε Εκτυπώσεις Ελέγχου συναλλασσόμενων π.χ.  Καρτέλες, Καρτέλες με ανάλυση αξιογράφων κ.α.
  • στις Σχετικές εργασίες συναλλασσομένων π.χ. Κινήσεις Πελατών, Συναλλακτική Κίνηση, Timeline

Χρησιμοποιήστε το φίλτρο Ακυρωμένα - Ακυρωτικά για να εντάξετε ή να εξαιρέσετε τα συγκεκριμένα παραστατικά από τα αποτελέσματα.





(lightbulb)Μπορείτε να επιτρέψετε την αυτόματη διαγραφή του Ακυρωτικού παραστατικού στην περίπτωση που διαγραφεί το Ακυρωμένο παραστατικό. Αρκεί να ενεργοποιήσετε την παράμετρο 'Διαγραφή μετασχηματισμένου /ακυρωμένου', στον Τύπο της Σειράς του Ακυρωμένου παραστατικού.  
Αν δεν ενεργοποιήσετε τη συγκεκριμένη παράμετρο, κατά τη διαγραφή του Ακυρωμένου παραστατικού θα εμφανιστεί το απαγορευτικό μήνυμα "Το παραστατικό έχει μετασχηματιστεί. Δε μπορεί να διαγραφεί."