Create Content









Οικονομικές χρήσεις

Μία από τις σημαντικότερες προϋποθέσεις για να ξεκινήσετε να εργάζεστε στο Soft1, αμέσως μετά την εγκατάστασή του, είναι να επιλέξετε/ δηλώσετε τη σωστή Οικονομική Χρήση.

Κάθε Οικονομική Χρήση, είναι πάντα απαραίτητη:

  • είτε πρόκειται για μια νεοσύστατη επιχείρηση που τώρα ξεκινά τις εμπορικές της δραστηριότητες,
  • είτε αφορά μια επιχείρηση που απλώς μεταβαίνει στην επόμενη Οικονομική χρήση και χρειάζεται να οριστικοποιήσει/ διεξάγει κάποιες εργασίες (π.χ. Μεταφορά Υπολοίπων Αποθήκης κ.λπ.).
Κατά το Login στο Soft1, επιλέγοντας την ημερομηνία, δηλώνετε αυτόματα και την Οικονομική Χρήση στην οποία θα εργαστείτε. 


Στο Soft1 θα βρείτε μία Πρότυπη εταιρεία, η οποία περιλαμβάνει ένα έτοιμο μοντέλο παραμετροποίησης (συμπεριλαμβανομένων και των πιο πρόσφατων Οικονομικών Χρήσεων π.χ. 2019, 2020) που σας επιτρέπει να ξεκινήσετε άμεσα να δουλεύετε στην εφαρμογή.

Eίτε στην Πρότυπη εταιρεία, είτε σε αυτήν που δημιουργήσατε, αν επιτρέπεται το login στο Soft1 με βάση την ημερομηνία που επιλέξατε, τότε εργαστείτε άμεσα σε αυτήν. Αν όχι, δημιουργήστε την Οικονομική Χρήση. Στο ενδεχόμενο που απαιτείται η εισαγωγή στοιχείων που αφορούν σε προγενέστερες Χρήσεις (π.χ. Στοιχεία απογραφής κ.λπ.), τότε φροντίστε να δημιουργήσετε διαδοχικά όλες τις Χρήσεις που επιθυμείτε, δηλαδή πρώτα του 2018, έπειτα του 2019 κ.ο.κ..

Για κάθε εταιρεία, θα βρείτε τις Χρήσεις στην ομώνυμη καρτέλα/tab.

Το Soft1 υποστηρίζει μέχρι 24 περιόδους για κάθε Οικονομική Χρήση, ωστόσο η Χρήση είναι συνήθως δωδεκάμηνη (με έναρξη την 1/1 και λήξη την 31/12) και σπανιότερα υπερδωδεκάμηνη. 

Δείτε παρακάτω:

  1. πώς να δημιουργήσετε μια νέα Οικονομική Χρήση για την Εταιρεία στην οποία θα εργαστείτε,
  2. ποιες είναι οι ενέργειες για την αλλαγή Οικονομικής Χρήσης, δηλαδή την ομαλή μετάβαση από την προηγούμενη Οικονομική Χρήση στην επόμενη καθώς και
  3. κάποιες συχνές απορίες (F.A.Qs) ή προειδοποιητικά μηνύματα που μπορεί να εμφανιστούν κατά την εργασία σας στο Soft1.



Δημιουργία Οικ. Χρήσης - Τι πρέπει να γνωρίζετε

Οι περίοδοι που καθορίζονται στις Χρήσεις εμφανίζονται σε ένα πλήθος οθονών και εκτυπώσεων του προγράμματος παρουσιάζοντας π.χ. οικονομικά στοιχεία πελατών προμηθευτών, αποθήκης, τραπεζών, λογαριασμών γενικής λογιστικής, καταστάσεις ισοζυγίων κ.λπ.
H Δημιουργία μιας νέας Οικονομικής Χρήσης μπορεί να,

  • γίνει από τα Στοιχεία/ Καρτέλα της κάθε Εταιρείας στο Soft1,
  • προταθεί ως εργασία στον Login χρήστη,
  • γίνει μαζικά για όλες τις εταιρείες στη ίδια βάση δεδομένων.

① Δημιουργία από τα  Στοιχεία Εταιρείας

Η Δημιουργία μιας νέας Οικονομικής Χρήσης, προϋποθέτει μια σειρά ενεργειών, οι οποίες είναι οι ακόλουθες:

  • Επιλέξτε στο Soft1 την Εταιρεία στην οποία θα δημιουργήσετε τη Νέα Οικονομική Χρήση και στην καρτέλα <Χρήσεις:
    1. πληκτρολογήστε απευθείας τα στοιχεία στη γραμμή του πλέγματος ή 
    2. συμπληρώστε τα στοιχεία στο pop-up παράθυρο με διπλό-κλικ στη γραμμή.
  • Δηλώστε την Περιγραφή για τη Νέα Χρήση και τις ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης, ώστε να δημιουργηθούν αυτόματα:
    1. οι ημερολογιακοί περίοδοι και 
    2. ο Κωδικός της Οικονομικής Χρήσης, ο οποίος ενημερώνεται αυτόματα από το Soft1 και δεν μπορεί να τροποποιηθεί από τον χειριστή. 
  • Ορίστε αν η συγκεκριμένη Οικονομική Χρήση θα εντάσσεται στο ειδικό καθεστώς του <Άρθρου 39β Φ.Π.Α.>, σχετικά με την υποχρέωση τήρησης αρχείου εισπράξεων/ πληρωμών.
  • Επιλέξτε το Μοντέλο Λογιστικού Σχεδίου (π.χ. Soft1 Πρότυπο) που θα χρησιμοποιηθεί για τη συγκεκριμένη (Νέα) Οικονομική Χρήση. Καλείστε να αποφασίσετε εγκαίρως εάν με την έναρξη της νέας χρήσης:
    1. θα χρησιμοποιηθεί ένα νέο σχήμα Λογιστικού σχεδίου ή εάν 
    2. θα διατηρηθεί το Λογιστικό σχέδιο της απερχόμενης Οικονομικής Χρήσης. 
      💡 Ανά εταιρεία, συνιστάται η εφαρμογή κοινού Λογιστικού σχεδίου σε όλες τις Οικ. Χρήσεις επιτυγχάνοντας την απεικόνιση ενιαίας καρτέλας λογαριασμών και λοιπών εκτυπώσεων. 
      💡 Οποιαδήποτε μεταβολή στα στοιχεία ενός λογαριασμού ή ακόμα και η δημιουργία ενός νέου, θα είναι διαθέσιμη σε όλες τις Χρήσεις, ανεξαρτήτως εταιρειών, για τις οποίες έχει δηλωθεί το ίδιο Λογιστικό Μοντέλο. 
  • Ορίστε τη Χρήση σας στο <Ενεργή: Ναι>. Σημειώνεται ότι αν επιλέξετε την ένδειξη <Όχι>, τότε δεν θα μπορείτε να κάνετε login στο Soft1 με τη συγκεκριμένη εταιρεία για τις συγκεκριμένες ημερομηνίες, ακόμα κι αν έχετε δημιουργήσει την Οικονομική Χρήση. 
  • Ορίστε τη Χρήση σας στο <Κλειδωμένη: Όχι> για να μπορείτε να καταχωρείτε νέες εγγραφές. Σημειώνεται ότι μπορείτε να κλειδώσετε συγκεκριμένες Soft1 ενότητες.
  • Στη <Μεταφορά αριθμήσεων σειρών>, ορίστε αν με την έναρξη της Νέας Χρήσης, τα παραστατικά σας (ειδικά όσα έχουν αυτόματη αρίθμηση):
    1. θα μεταφέρουν/ συνεχίσουν τις αριθμήσεις της προηγούμενης Χρήσης δηλαδή, αν είχατε εκδώσει ένα τελευταίο Τιμολόγιο την 30/12/2020 με αριθμό 555 (και τελική κωδικοποίηση ΤΙΜ0000555), το πρώτο τιμολόγιο της νέας χρονιάς θα λάβει αριθμό 556 (και τελική κωδικοποίηση ΤΙΜ0000556).
    2. ή θα επανεκκινήσουν από το 1 (συνιστάται).
      💡Διαβάστε σχετικά στην ενότητα για την Αρίθμηση Σειρών
  • Τέλος, επιλέξτε <Καταχώριση>, για να δημιουργηθεί η νέα Οικονομική Χρήση. 


② Δημιουργία από τον Login Χρήστη

Η δημιουργία νέας Χρήσης μπορεί να προταθεί ως διαδικασία στο χρήστη, όταν επιλέξει να κάνει Login σε ημερομηνία για την οποία δεν έχει οριστεί Οικονομική Χρήση.

Για να ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη δυνατότητα,

  • επιλέξτε την παράμετρο 'Αυτόματη δημιουργία χρήσης' (menu Παραμέτρων > Χρήστες & Δικαιώματα > Παράμετροι),
  • κάντε Login, στην εταιρεία που σας ενδιαφέρει, επιλέγοντας ημερομηνία για την οποία δεν έχετε ορίσει την Οικονομική Χρήση,
  • συμπληρώστε την Περιγραφή για τη Νέα Χρήση (Λογιστική ή/και Μισθοδοσίας), δηλώστε τις ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης και επιλέξτε το Μοντέλο Λογιστικού Σχεδίου (π.χ. Soft1 Πρότυπο) που θα χρησιμοποιηθεί για τη συγκεκριμένη (Νέα) Χρήση.
  • επιλέξτε <Καταχώριση> και βρείτε τα στοιχεία,
    • της νέας Οικονομικής Χρήσης στο menu Παραμέτρων > Εταιρείες > καρτέλα 'Χρήσεις'
    • της νέας Μισθολογικής Χρήσης, εφόσον χρησιμοποιείτε το Soft1 για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας των στελεχών της επιχείρησής σας, στο menu Παραμέτρων > HR & Μισθοδοσία > Βασικοί πίνακες > Μισθ. χρήσεις - Περίοδοι
  • στη Νέα Χρήση, τα παραστατικά σας θα επανεκκινήσουν την αρίθμηση από το 1 (ένα). Μεταβείτε στην καρτέλα 'Χρήσεις' στην εταιρεία που σας ενδιαφέρει για να διαμορφώσετε τις υπόλοιπες παραμέτρους.
  • μπορείτε να δημιουργήσετε τη Μισθολογική χρήση σε επόμενο χρόνο, επιλέγοντας <Νέα> εγγραφή (menu Παραμέτρων > HR & Μισθοδοσία > Βασικοί πίνακες > Μισθ. χρήσεις - Περίοδοι)




③ Μαζική Δημιουργία/ Εισαγωγή Χρήσης

Μπορείτε να δημιουργήσετε νέα Χρήση στο Soft1, Οικονομική και Μισθοδοσίας (εφόσον χρησιμοποιείτε το Soft1 για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας των στελεχών της επιχείρησής σας), μαζικά για όλες τις εταιρείες που φιλοξενούνται στη Soft1 εγκατάστασή σας.

Μαζική εισαγωγή Λογιστικής χρήσης

Θα βρείτε την εργασία στο menu Χρηματοοικονομική Διαχείριση > Περιοδικές εργασίες > Αλλαγή Χρήσης.

Εφόσον στη βάση δεδομένων έχετε πολλές εταιρείες συμπεριλαμβανομένης της Soft1 Πρότυπης, τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε νέα οικονομική χρήση πρώτα στην Πρότυπη εταιρεία, ώστε να μεταφερθούν σωστά οι τιμές των Εντύπων.


  • επιλέξτε τις Εταιρείες για τις οποίες θα δημιουργηθεί η Νέα χρήση,
  • συμπληρώστε την περιγραφή για τη Χρήση και επιλέξτε, είτε κάποιο νέο Μοντέλο Λογιστικού Σχεδίου που θα χρησιμοποιηθεί για τη συγκεκριμένη (Νέα) Χρήση είτε αυτό που χρησιμοποιούσατε στην προηγούμενη Χρήση.
  • δηλώστε τις ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης και επιλέξτε <Καταχώριση>.

    Στη Νέα Χρήση, τα παραστατικά σας θα επανεκκινήσουν την αρίθμηση από το 1 (ένα). Μεταβείτε στην καρτέλα 'Χρήσεις' στην εταιρεία που σας ενδιαφέρει, για να διαμορφώσετε τις υπόλοιπες παραμέτρους.

Μαζική εισαγωγή Μισθολογικής χρήσης

Θα βρείτε την εργασία στο menu Χρηματοοικονομική Διαχείριση > Περιοδικές εργασίες > Αλλαγή Χρήσης.

  • επιλέξτε τις Εταιρείες για τις οποίες θα δημιουργηθεί η Νέα χρήση,
  • συμπληρώστε την περιγραφή για τη Χρήση και δηλώστε τις ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης.
  • συμπληρώστε τις επιπλέον Μισθολογικές περιόδους, εφόσον υπάρχουν, που θα χρησιμοποιηθούν για τον υπολογισμό δεδομένων μισθοδοσίας. πχ κάποιο bonus.
    • Οι κωδικοί των επιπλέον περιόδων θα πρέπει να είναι > 16.
    • Οι επιπλέον περίοδοι μπορούν να ορίστουν και μετέπειτα απο τον αρμόδιο χρήστη.
  • επιλέξτε <Καταχώριση> και βρείτε τα στοιχεία της νέας Χρήσης στο menu Παραμέτρων > HR & Μισθοδοσία > Βασικοί πίνακες



Αλλαγή Οικ. Χρήσης - Τι πρέπει να γνωρίζετε

Η Αλλαγή Οικονομικής Χρήσης αφορά μια απλή διαδικασία που δεν απαιτεί ούτε πολύπλοκη προετοιμασία, ούτε τη δημιουργία ενός νέου set αρχείων (π.χ. τη Δημιουργία Νέας Εταιρείας), καθώς το Soft1 τηρεί ενιαία αρχεία για όλες τις Χρήσεις. Ως συνέχεια της προηγούμενης Οικονομικής Χρήσης (π.χ. για το 2020) όμως, χρειάζεται:

  • να δημιουργηθεί η νέα Οικονομική Χρήση (π.χ. 2021),
  • για την Αποθήκη, να εκτελεστεί μια σειρά από εργασίες στο Soft1, όπως η Φυσική Απογραφή και η Μεταφορά Υπολοίπων Αποθήκης, όσες φορές χρειαστεί μέχρι την οριστικοποίηση της απογραφής,
  • για τη Λογιστική, να σχεδιάσετε σενάρια ώστε να μεταφέρετε το υπόλοιπο λογαριασμών λογιστικής,
  • για το χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο των Συναλλασσόμενων, δεν χρειάζεται να εκτελεστεί κάποια εργασία καθώς οι ενδείξεις Προηγούμενο & Νέο Υπόλοιπο διατίθενται στα Οικονομικά τους στοιχεία αλλά και σε πλήθος εκτυπώσεων/ αναφορών




Αρίθμηση Σειρών - Τι πρέπει να γνωρίζετε

Για τα παραστατικά, όσον αφορά την Αρίθμηση Σειρών στη Νέα Χρήση, έχετε τις εξής δύο(2) επιλογές: 

  1. να επανεκκινήσετε την αρίθμηση από το ένα(1) - συνιστάται - δηλαδή, αν είχατε εκδώσει ένα τελευταίο Τιμολόγιο την 30/12/2020 με αριθμό 555 (και τελική κωδικοποίηση ΤΙΜ0000555), το πρώτο τιμολόγιο της νέας χρονιάς να λάβει αριθμό 1 (και τελική κωδικοποίηση ΤΙΜ0000001). Αυτό σημαίνει ότι θα επιτρέπεται να καταχωρούνται παραστατικά ταυτόχρονα στη νέα και την προηγούμενη Χρήση.
  2. να συνεχίσετε/ μεταφέρετε τις αριθμήσεις της προηγούμενης Χρήσης δηλαδή, αν είχατε εκδώσει ένα τελευταίο Τιμολόγιο την 30/12/2020 με αριθμό 555 (και τελική κωδικοποίηση ΤΙΜ0000555), το πρώτο τιμολόγιο της νέας χρονιάς να λάβει αριθμό 556 (και τελική κωδικοποίηση ΤΙΜ0000556).

Η συνέχεια/μεταφορά ή όχι της αρίθμησης των Σειρών παραστατικών, της παλαιάς χρήσης στη νέα, ρυθμίζεται με την παράμετρο <Μεταφορά Αρίθμησης Σειρών> στο tab Χρήσεις της Εταιρείας.

Εάν επιλέξετε τη συνέχιση/ μεταφορά Αρίθμησης των Σειρών των παραστατικών στη Νέα Χρήση, θα πρέπει να έχετε ολοκληρώσει τις εργασίες καταχώρισης παραστατικών μέχρι την τελευταία ημερομηνία της Χρήσης (π.χ. μέχρι τις 31/12/2020). Διαφορετικά, αν καταχωρηθεί παραστατικό στη Νέα Xρήση και καταχωρίσετε παραστατικό ιδίας Σειράς στην προηγούμενη χρήση, τότε εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα για τη Μεταφορά Αρίθμησης Σειρών.

Μεταφορά Αριθμήσεων Σειρών - Εργασία

Τη Soft1 εργασία Μεταφορά Αρίθμησης Σειρών (menu Παραμέτρων > Εταιρείες) θα τη χρησιμοποιήσετε στην περίπτωση που πρέπει να επαναφέρετε τις αριθμήσεις των παραστατικών στο σωστό σημείο έναρξης. Αυτό μπορεί να είναι είτε το ένα(1) (εάν επιλέξετε να μηδενίσετε αριθμητές) είτε το σημείο που σταμάτησε η αρίθμηση των παραστατικών στην προηγούμενη Χρήση (εάν δεν μηδενίσετε αριθμητές).  

  1. Κάντε login στη Νέα Χρήση.
  2. Επιλέξτε τις Ενότητες για τις οποίες η αρίθμηση των Σειρών παραστατικών θέλετε να συνεχίσει/ μεταφερθεί στη Νέα Χρήση.
  3. Πατήστε Εκτέλεση για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.
  4. Στη συνέχεια, επιλέξτε στο πλέγμα εργασίας τις Ενότητες καθώς και τις Σειρές για τις οποίες θέλετε να επανεκκινήσετε την αρίθμηση από το ένα(1).
  5. Ενεργοποιήστε το Μηδενισμό αριθμητών
  6. Πατήστε Εκτέλεση για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

Ανάλυση περιπτώσεων

  Εάν επιθυμείτε σε κάποιες Σειρές Παραστατικών να συνεχίζεται η αρίθμηση της παλαιάς χρονιάς και σε κάποιες άλλες να αρχίζει η αρίθμηση από το ένα (1) τότε μπορείτε να εκτελέστε την εργασία Μεταφορά αριθμήσεων Σειρών, χωρίς να ενεργοποιήσετε το Μηδενισμό αριθμητών (βήμα 1 έως 3),  και στη συνέχεια αντί να ακολουθήσετε τα βήματα 4 έως 6, να θέσετε χειροκίνητα την ένδειξη ένα(1) στις Σειρές εκείνες που σκοπεύετε να αρχίσουν από την αρχή την αρίθμησή τους. Στο menu Παραμέτρων, για όλες τις Ενότητες, διατίθεται ο πίνακας 'Αρίθμηση σειρών'.

  Εάν δημιουργήσατε νωρίτερα από τα τέλη Δεκεμβρίου τη Νέα Χρήση, π.χ. κατά τα μέσα Νοεμβρίου ή Δεκεμβρίου, και κατά τη δημιουργία είχατε ζητήσει μεταφορά αριθμήσεων επειδή έχετε σκοπό να συνεχίσετε τις αριθμήσεις, τότε θα πρέπει να ξέρετε το εξής:

  • Μέχρις ότου έλθει η ώρα να καταχωρήσετε τα πρώτα σας παραστατικά στη νέα Χρήση, θα έχετε συνεχίσει να καταχωρείτε παραστατικά στην παλαιά Χρήση. Αυτό σημαίνει ότι, θα προσπεράσετε τις "ενδείξεις έναρξης" που οργάνωσε η εργασία ανοίγματος νέας χρήσης και οι οποίες βασίζονταν στον αριθμό που είχαν τα παραστατικά κατά τα μέσα Νοεμβρίου ή Δεκεμβρίου.
  • Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι, στη νέα Χρήση και πριν καταχωρήσετε το πρώτο παραστατικό, να εκτελέσετε την εργασία Μεταφοράς Αριθμήσεων Σειρών έτσι ώστε οι "ενδείξεις έναρξης" να επανενημερωθούν με τους αριθμούς στους οποίους σταμάτησε η παλαιά Χρήση.

⑶ Εάν δημιουργήσατε νωρίτερα από τα τέλη Δεκεμβρίου τη Νέα Χρήση, π.χ. κατά τα μέσα Νοεμβρίου ή Δεκεμβρίου, και κατά τη δημιουργία είχατε ζητήσει μεταφορά αριθμήσεων επειδή θέλετε να καταχωρείτε ήδη από τότε παραστατικά νέας Χρήσης (Εντολές, Προβλέψεις κλπ), τότε είναι καλύτερο να επιλέξετε επανέναρξη αριθμήσεων από το ένα(1) και όχι συνέχεια/ Μεταφορά Αρίθμησης Σειρών.

 Εάν έχετε σκοπό να καταχωρείτε παράλληλα και στις δύο χρονιές, τότε προτείνεται να αρχίσετε τις αριθμήσεις της νέας χρήσης από το ένα(1). Αυτό σας επιτρέπει να συνεχίζετε την καταχώρηση παραστατικών στην παλαιά Χρήση έστω και εάν έχει αρχίσει η καταχώρηση παραστατικών στη νέα. Κάτι τέτοιο δεν είναι λογικά δυνατόν να γίνει εάν επιλέξετε συνέχεια αριθμήσεων.

Εάν έχετε καταχωρήσει παραστατικά στη νέα Χρήσης και στην πορεία τα διαγράψετε, θυμηθείτε να ελέγξετε την αρίθμησή τους καθώς για κάποιες Σειρές δεν επιστρέφει αυτόματα στο σημείο που βρισκόταν προ της καταχώρησής τους. Ο έλεγχος μπορεί να γίνει μέσω του πίνακα 'Αρίθμηση σειρών' (menu Παραμέτρων, διαθέσιμος σε κάθε Ενότητα). Είτε χειροκίνητα, μέσω του πίνακα 'Αρίθμηση σειρών', είτε με την εργασία Μεταφοράς Αριθμήσεων πρέπει να επαναφέρετε τις αριθμήσεις στο σωστό σημείο έναρξης που μπορεί να είναι είτε το ένα(1) (εάν μηδενίσετε αριθμητές) είτε το σημείο που σταμάτησαν τα παραστατικά της προηγούμενης Χρήσης (εάν δεν μηδενίσετε αριθμητές).


Σε ποια Χρήση εργάζομαι αυτή τη στιγμή; 

Εάν σε μια Εταιρεία του συστήματος παρακολουθούνται περισσότερες από μία Χρήσεις, η εφαρμογή λειτουργεί πάντα στην Οικονομική Χρήση όπου ανήκει η ημερομηνία εισόδου (login date), δηλαδή η ημερομηνία που καθορίστηκε κατά τη διαδικασία εισόδου στην εφαρμογή.

Σε κάθε περίπτωση, εάν δεν υπάρχουν περιορισμοί δικαιωμάτων, ο χειριστής έχει πρόσβαση στα παραστατικά όλων των Χρήσεων ανεξαρτήτως της ημερομηνίας με την οποία έκανε είσοδο στο πρόγραμμα και άρα ανεξαρτήτως της χρήσης στην οποία εργάζεται.

Πώς μπορώ να κάνω login στο Soft1 με διαφορετική ημερομηνία/ Χρήση ενώ είμαι ήδη συνδεδεμένος

Στη System bar προβάλλονται τα στοιχεία εισόδου στο Soft1 (Εταιρεία, Υποκατάστημα, login ημερομηνία, Μισθολογική περίοδος και login χρήστης). Στα στοιχεία εισόδου διατίθεται focus στο πεδίο ενδιαφέροντος ενεργοποιώντας relogin δυνατότητα. Δηλαδή, αν επιλέξετε την ημερομηνία εισόδου θα εμφανιστεί η login οθόνη με focus στο πεδίο της ημερομηνίας κ.ο.κ. 

Ποια πεδία είναι απαραίτητα για τη Δημιουργία μιας Νέας Χρήσης;

Τα απαραίτητα πεδία είναι η Χρήση, ο Κωδικός και η Περίοδος (Έναρξη & Λήξη). Ωστόσο, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε γι' αυτό, καθώς σε περίπτωση που αφήσετε κενό κάποιο από τα παραπάνω θα σας εμφανιστεί το αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα. Π.χ.: "Δεν έχετε συμπληρώσει τα παρακάτω πεδία: Χρήση, Κωδικός, Περίοδος".

Πώς μπορώ να κάνω ανάλυση σε περιόδους σε μια Χρήση;

Πρέπει να γίνει zoom στη γραμμή της κάθε Χρήσης, κάνοντας κλικ στον αύξοντα αριθμό της γραμμής ή διπλό-κλικ επί της γραμμής.

✉ Το πεδίο Χρήση υπάρχει ήδη στο αρχείο

Σε περίπτωση που κατά την εκτέλεση της εργασίας εμφανιστεί το μήνυμα  <Το πεδίο "Χρήση" υπάρχει ήδη στο αρχείο>, τότε αυτό σημαίνει ότι στη Νέα Χρήση έχετε ήδη καταχωρημένα παραστατικά.

✉ Δεν επιτρέπεται η εκτέλεση της εργασίας γιατί η χρήση είναι κλειδωμένη ή ✉ Η ενέργεια δεν επιτρέπεται, γιατί η χρήση είναι κλειδωμένη

Σε περίπτωση που σε μια κλειδωμένη Xρήση επιχειρήσετε π.χ. να καταχωρίσετε ένα παραστατικό, να τρέξετε κάποια εργασία κτλ, θα εμφανιστεί κάποιο από τα συγκεκριμένα μηνύματα. Ελέγξτε αν πρέπει να ξεκλειδώσετε τη Χρήση στο tab Χρήσεις της Εταιρείας.

✉ Δεν έχουν ορισθεί περίοδοι χρήσης για την τρέχουσα ημερομηνία.

Εμφανίζεται κατά το login στο Soft1.

  1. Κάντε login στο Soft1 με μια παλαιότερη ημερομηνία/ έτος για την οποία είχατε ορίσει Οικονομική Χρήση ή σε κάποια άλλη Εταιρεία στην οποία επιτρέπεται το Login στην συγκεκριμένη ημερομηνία.
  2. Από το Soft1 μενού παραμέτρων επιλέξτε την Εταιρεία και στη καρτέλα με τις <Χρήσεις> συμπληρώστε τα στοιχεία της νέας Οικονομικής Χρήσης.
  3. Πραγματοποιήστε εκ νέου login στο Soft1 στην ημερομηνία που θέλετε.
✉ Οι ημερομηνίες των περιόδων της χρήσης πρέπει να είναι συνεχόμενες και χωρίς επικαλύψεις

Εμφανίζεται κατά τη δημιουργία μίας νέας Χρήσης. Αυτό σημαίνει πως υπάρχουν ημερομηνιακά κενά ανάμεσα στις Χρήσεις που ορίσατε. π.χ.: Να έχετε δημιουργήσει μια Χρήση για το διάστημα 01/01/2020 - 31/12/2020 και να προσπαθείτε να δημιουργήσετε μια Νέα Χρήση για το διάστημα 01/02/2021 -31/12/2021. 

✉ Η χρήση είναι κλειδωμένη. Δε μπορεί να γίνει η καταχώρηση.

Σε περίπτωση που σε μια κλειδωμένη Xρήση επιχειρήσετε π.χ. να καταχωρήσετε ένα παραστατικό, θα εμφανιστεί το προειδοποιητικό μήνυμα "Η χρήση είναι κλειδωμένη. Δε μπορεί να γίνει η καταχώρηση". Εξαιρείται η εργασία της Αντιστοίχισης παραστατικών. 


Θέλω να δημιουργήσω και να εργαστώ σε μια υπερδωδεκάμηνη Χρήση. Τι πρέπει να κάνω;

Για να δημιουργήσετε σε μια νέα εγκατάσταση, μια υπερδωδεκάμηνη Χρήση (π.χ. 01/05/2012  - 31/12/2013), πρέπει πρώτα να διαγράψετε τις Χρήσεις που προτείνονται από την πρότυπη παραμετροποίηση κι έπειτα να ορίσετε τη Χρήση σας. Αν πρέπει να καταχωρίσετε Απογραφή (κατ΄ επέκταση και προηγούμενη χρήση), τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε μια επιπλέον Χρήση της μορφής 01/01/2011-30/04/2012 ώστε να μην υπάρχουν ημερομηνιακά κενά.