Create Content

Your Rating: Results: 1 Star 2 Star 3 Star 4 Star 5 Star 1 rates

Από 1η Σεπτεμβρίου 2018 καθίσταται υποχρεωτική η ηλεκτρονική υποβολή του νέου Eντύπου Ε8 (Αναγγελία Υπερεργασίας ή Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης) στο Πληροφοριακό Σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ».

Η SoftOne, μέσω της εφαρμογής SoftWorkTime Live, παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση στις εταιρείες που καλούνται να συμμορφωθούν με τη νέα νομοθεσία. Ο Υπεύθυνος υποβολής του εντύπου, π.χ. ο Προϊστάμενος ενός τμήματος, μπορεί τώρα να καταχωρεί ενέργειες υπερωρίας/υπερεργασίας στο Soft1 WorkTime Live, να ενημερώνεται με e-mail για αντίστοιχα αιτήματα που καταχωρούν οι εργαζόμενοι και να εγκρίνει/απορρίπτει τα αιτήματα αυτά. Στη συνέχεια, με ελάχιστα κλικ, δημιουργεί το αρχείο *.xml που απαιτείται για την υποβολή του Εντύπου Ε8 στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ. 

Το Soft1 WorkTime Live διατίθεται:

  • είτε ως αυτόνομη εφαρμογή, 
  • είτε ως υπηρεσία που ενσωματώνεται σε ήδη υπάρχουσα Soft1 εγκατάσταση/sn (από την έκδοση 5.00.518.11128)

Δείτε στα παρακάτω Tabs αναλυτικά τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήστε για: 1) την ενεργοποίηση του Soft1 WorkTime Live μέσα από το Soft1, 2) τη σύνδεση με την υπηρεσία και την απαραίτητη παραμετροποίηση3) την αυτοματοποίηση της διαδικασίας μέσω της υπηρεσίας Microsoft flow (αποστολή e-mails).

Πριν την ενεργοποίηση του Soft1 WorkTime Live θα πρέπει να γνωρίζετε ότι στη Soft1 εγκατάσταση/sn:

  • θα πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί ο Soft1 Open Enterprise Engine,
  • θα ενεργοποιηθεί και η υπηρεσία Soft1 Microsoft Flow Connector

Για να ενεργοποιήσετε την υπηρεσία Soft1 WorkTime Live ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Από τη Soft1 Status bar, δημιουργήστε το website domain (σε περίπτωση που δε χρησιμοποιείτε ήδη κάποιο),  από το οποίο θα έχετε πρόσβαση στο Soft1 WorkTime Live, π.χ. mycompany.oncloud.gr. Δείτε περισσότερα εδώ.


To Web URL που θα χρησιμοποιήσετε αργότερα για να εισαχθείτε στο Soft1 WorkTime Live, θα πρέπει να περιέχει το path: /worktime/ (π.χ. mycompany.oncloud.gr/worktime/)

Ενεργοποιήστε τον Cloud Agent (για On-premise εγκαταστάσεις).

Ανανεώστε τις άδειες Web & Mobile, από τις γενικές παραμέτρους, επιλέγοντας <Ανανέωση> και κατόπιν <Οk>. Στις Υπηρεσίες Web (menu εργαλείων > Web & Mobile) θα προστεθούν οι υπηρεσίες SoftWorkTime Live και SoftMicrosoft Flow Connector.

Ενημερώστε το Soft1 με έτοιμα ΕυρετήριαΠροβολές, menu και πεδία, απαραίτητα για τη λειτουργία του WorkTime Live, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

i. Από τη διαδρομή Soft1 Portal > Εργαλεία > Αρχεία > Κοινή περιοχή > S360, κατεβάστε το αρχείο Worktime.cst.


ii. Εισάγετε το αρχείο στο Soft1 χρησιμοποιώντας το εργαλείο Custom Administration (menu εργαλείων > S.D.K. > Customization tools)


iii. Κλείστε τo Soft1 και συγχρονίστε τη βάση, για να βρείτε τα WorkTime Live αρχεία στο Αρχείο Στελεχών (π.χ. το Ευρετήριο WorkTime), σε H.R. ενέργειες, στις Εταιρείες κλπ.

Σε cloud εγκαταστάσεις αρκεί να κλείσετε το Soft1 και να κάνετε εκ νέου login, καθώς με τον τρόπο αυτό θα πραγματοποιηθεί ο συγχρονισμός αυτόματα.

Στους Λογαριασμούς Web (menu εργαλείων > Web & Mobile) καλέστε την υπηρεσία Soft1 WorkTime Live, δηλώστε το login Χρήστη, την Εταιρεία & το Υποκατάστημα και επιλέξτε το Μενού WorkTime. Στη συνέχεια, επαναλάβετε τη διαδικασία για την Υπηρεσία SoftMicrosoft Flow Connector.

Το βήμα #5 αφορά περιπτώσεις ενσωμάτωσης του WorkTime Live σε ήδη υπάρχουσα Soft1 εγκατάσταση/sn. Σε νέες εγκαταστάσεις/sn, με την ανανέωση Αδειών web & mobile:

  • θα δημιουργηθεί αυτόματα web account που θα περιέχει τις Soft1 υπηρεσίες (Web & Mobile) που έχετε αγοράσει.
  • θα εγκατασταθεί αυτόματα το μενού WorkTime, προς άμεση χρήση, στην υπηρεσία Soft1 WorkTime Live.

 

Αρκεί να δηλώσετε ένα (1) login χρήστη (π.χ. HR manager, Προϊστάμενος κλπ), ο οποίος θα πρέπει να έχει δικαιώματα στο menu WorkTime Live.

Ξεκινώντας με το Soft1 WorkTime Live

Α. Σύνδεση

Για να συνδεθείτε στο Soft1 WorkTime Live, πληκτρολογήστε το website domain που δημιουργήσατε (πχ. mycompany.oncloud.gr/worktime) και εισάγετε το Username Password που ορίσατε κατά τη δημιουργία του λογαριασμού WEB.

Κατά την είσοδό σας στο Soft1 WorkTime Live θα σας ζητηθεί να ενεργοποιήσετε τα απαιτούμενα Soft 1 Flow Σενάρια. Δείτε περισσότερα στο Tab Αυτοματοποίηση διαδικασίας - Microsoft flow


Β. Παραμετροποίηση

Πριν χρησιμοποιήσετε το Soft1 Worktime Live, θα πρέπει να ορίσετε τα ακόλουθα:

στο tab Ρυθμίσεις, δηλώστε για την Εταιρεία τα παρακάτω απαραίτητα στοιχεία:

i. τα Στοιχεία Εταιρείας. Συμπληρώστε/ενημερώστε:

  • τα βασικά στοιχεία της Εταιρείας, (Κωδικό, Επωνυμία Εταιρείας, Α.Φ.Μ., Κωδικός Δ.Ο.Υ.)
  • τα στοιχεία νόμιμου Εκπροσώπου,
  • τον Κωδικό Αντικειμένου Δραστηριότητας (Κ.Α.Δ.) και
  • τις Ειδικές Ρυθμίσεις

Πιο συγκεκριμένα, στις Ειδικές Ρυθμίσεις ορίζετε:

  • τη Σειρά ενημέρωσης, με την οποία θα καταχωρείται το σχετικό Task στη Soft1 Ενότητα C.R.M., για τους Προϊστάμενους που έχουν υποβάλει το ωράριο εργασίας των εργαζομένων,
  • τη Σειρά εκτός ωραρίου, με την οποία θα καταχωρείται η σχετική Ενέργεια στη Soft1 H.R. Ενότητα, για την υπέρβαση ωραρίου των στελεχών,
  • τη Ροή ενημέρωσης, το πρόσωπο δηλαδή που θα καταχωρεί το ωράριο εργασίας στο WorkTime Live και
  • την Ενημέρωση προσωπικού, δηλαδή τις προϋποθέσεις με βάση τις οποίες θα ενημερώνεται το προσωπικό με e-mail.

ii. τα Παραρτήματα


iii. τα Ωράρια Εργασίας


iii. τις Ειδικότητες των Εργαζομένων

Στο tab Εργαζόμενοι, εισάγετε τα Στελέχη της εταιρείας σας, συμπληρώνοντας στην καρτέλα του κάθε Εργαζομένου όλα τα υποχρεωτικά πεδία. Δηλώστε και τον Προϊστάμενο, το πρόσωπο δηλαδή που θα λαμβάνει e-mail για να υποβάλει το ωράριο εργασίας για τα στελέχη της ομάδας του.

Tip

Εισάγετε Στελέχη μαζικά στο Soft1, χρησιμοποιώντας το default excel import εργαλείο του Αρχείου Στελεχών (menu >H.R. & Μισθοδοσία > Διαχείριση Στελεχών > Στελέχη)


C. Χρόνος απασχόλησης εκτός ωραρίου

Στο tab Εκτός ωραρίου, θα βλέπετε τη λίστα ωραρίου, που απεικονίζει την Ώρα Αποχώρησης των Εργαζομένων, με βάση το ημερομηνιακό διάστημα που θα δηλώσετε στα φίλτρα.

Ο Προϊστάμενος κάθε τμήματος λαμβάνει e-mail που περιέχει link για τη ενημέρωση της λίστας ωραρίου. Δείτε περισσότερα στην ενότητα "Παράδειγμα Soft1 WorkTime Live".


D. Δημιουργία αρχείου για το Έντυπο Ε8

Στο tab Δημιουργία Ε8, δημιουργείται το αρχείο *.xml, που απαιτείται για την υποβολή του Εντύπου Ε8 στο Π.Σ. Εργάνη. Συμπληρώστε τα στοιχεία της εργασίας, όπως στην παρακάτω οθόνη και στη συνέχεια πατήστε Execute και Click to download, ώστε να κατεβάσετε το αρχείο .xml που δημιουργήθηκε. Τέλος, πατήστε στο Hyperlink "Εργάνη" για να μεταβείτε στο website του Π.Σ. Εργάνη και να υποβάλετε το αρχείο.


To πεδίο Προϊστάμενος λειτουργεί ως φίλτρο, π.χ. μπορείτε να υποβάλετε τροποποιητικό αρχείο για το έντυπο Ε8, φιλτράροντας μόνο τα στελέχη που ανήκουν στον συγκεκριμένο Προϊστάμενο.


Στο Soft1 WorkTime Live, η αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσης (αποστολή e-mails) των Στελεχών για το χρόνο απασχόλησης εκτός ωραρίου , επιτυγχάνεται μέσω της διασύνδεσης του Soft1 με το Microsoft Flow.

Το Microsoft flow είναι μια online υπηρεσία, η οποία αυτοματοποιεί συμβάντα, γνωστά ως ροές εργασίας, σε πλήθος εφαρμογών/υπηρεσιών. Η SoftOne έχει σχεδιάσει τα πρότυπα Soft1 Flow Σενάρια, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ή να τροποποιήσετε με βάση τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ενεργοποιήσετε τα απαιτούμενα Soft Flow Σενάρια για το WorkTime Live:

Η σύνδεση στο Microsoft flow προϋποθέτει την ύπαρξη λογαριασμού Microsoft. Εάν δεν έχετε, δημιουργήστε έναν εύκολα εδώ.

Κατά την είσοδό σας στο Soft1 WorkTime Live θα εμφανιστεί μήνυμα με τα διαθέσιμα Soft1 Flow Σενάρια. Επιλέξτε το flow που εξυπηρετεί τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Τα Soft1 Flow Σενάρια αναλυτικά:

  1. Request managers approve or modify employee work hours in Soft1 WorkTime: Λαμβάνουν e-mail οι Προϊστάμενοι για να καταχωρήσουν/μεταβάλουν στο WorkTime Live την ώρα αποχώρησης των Εργαζομένων της ομάδας τους.

  2. Notify employees of submissions and approvals in Soft1 WorkTime: Ενημερώνονται οι Εργαζόμενοι μέσω e-mail για καταχώριση/έγκριση/μεταβολή της ώρας αποχώρησής τους από τον Προϊστάμενό τους.
  3. Remind employees to submit overtime requests to Soft1 WorkTime: Λαμβάνουν e-mail οι Εργαζόμενοι για να καταχωρήσουν στο WorkTime Live την ώρα αποχώρησης τους.


Το flow που θα επιλέξετε θα πρέπει να συμφωνεί με τη Ροή ενημέρωσης που δηλώσατε κατά την παραμετροποίηση του Soft1 WorkTime Live, στις Ειδικές Ρυθμίσεις (Στοιχεία Εταιρείας). Δείτε περισσότερα στο tab: Παράδειγμα Soft1 WorkTime Live.

Για να γίνει η διασύνδεση του Soft1 με το επιλεγμένο flow:

i. κάντε Sign in στο Soft1. Στη login φόρμα ταυτοποίησης που θα εμφανιστεί, εισάγετε το Serial Number της εγκατάστασής σας (ή εναλλακτικά το website domain από το οποίο έχετε πρόσβαση στις Soft1 web & mobile εφαρμογές)  και το Username Password που ορίσατε κατά τη δημιουργία του Web Account και πατήστε < Authenticate > και στη συνέχεια < Enter >.

ii. κάντε Sign in στο Outlook. Στη Login φόρμα που θα εμφανιστεί επιλέξτε το Microsoft λογαριασμό σας.

iii. πατήστε Create Flow.

Ολοκληρώνοντας επιτυχώς τη διαδικασία, το/τα Soft1 flow που επιλέξατε, θα είναι πλέον διαθέσιμο/α στην ενότητα My flows. Πατήστε στο εικονίδιο και Edit για να δείτε τη ροή του flow και να το διαχειριστείτε.

Επεξεργαστείτε το Soft1 flow, ώστε να το προσαρμόστε στις ανάγκες της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, πατήστε στο Recurrence, επιλέξτε στα πεδία τις μέρες/ώρες που θέλετε να αποστέλλονται τα e-mail και αποθηκεύστε την επιλογή σας.

Δείτε παρακάτω πως να χρησιμοποιήσετε το Soft1 WorkTime Live.

Το παράδειγμα που ακολουθεί αφορά σε Καταχώριση χρόνου εργασίας εκτός ωραρίου από Προϊστάμενο και ενημέρωση προσωπικού μόνο σε υπέρβαση ωραρίου.

Για τη συγκεκριμένη ροή ενημέρωσης θα πρέπει να έχετε προηγουμένως επιλέξει:

i. στα Στοιχεία εταιρείας του WorkTime Live

  • την τιμή <Καταχωρούν οι υπεύθυνοι> στο πεδίο Σειρά Ενημέρωσης και
  • την τιμή <Μόνο σε υπέρβαση ωραρίου> στο πεδίο Ενημέρωση προσωπικού, για να λαμβάνουν οι Εργαζόμενοι e-mail για την Ώρα Αποχώρησής τους, μόνο εφόσον έχουν δηλωθεί από τον Προϊστάμενό τους να εργαστούν εκτός ωραρίου.


ii. τα αντίστοιχα flow.

Ως Προϊστάμενος τμήματος, θα λαμβάνετε το παρακάτω e-mail, σε χρόνο που έχετε ορίσει στο επιλεγμένο flow (π.χ. Δευτέρα έως Παρασκευή, στις 12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00)

Κάντε κλικ στη Σύνθεση λίστας ωραρίου για να μεταβείτε στο Soft1 WorkTime Live.

Ενημερώστε την Ώρα αποχώρησης των Εργαζομένων του τμήματός σας και πατήστε Αποστολή. Αυτόματα:

i. θα δημιουργηθούν στο WorkTime Live οι αντίστοιχες ενέργειες για τα Στελέχη που δηλώσατε πως θα εργαστούν εκτός ωραρίου,

ii. οι Εργαζόμενοι αυτοί θα λάβουν σχετικό ενημερωτικό e-mail,



iii) θα δημιουργηθεί στο Soft1 ένα Task στις ενέργειες CRM, για τον Προϊστάμενο που έστειλε την λίστα του και δεν έχει εκκρεμότητα.

Δείτε στο WorkTime Live τις Εκκρεμότητες, ποιοι Προϊστάμενοι δηλαδή δεν έχουν ακόμα ενημερώσει τη λίστα ωραρίου για τους Εργαζόμενους της ομάδας τους.

Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η ενημέρωση λίστας ωραρίου για όλους τους Εργαζόμενους, θα πρέπει να δημιουργήσετε το αρχείο *.xml, που απαιτείται για την υποβολή του Εντύπου Ε8 στο Π.Σ. Εργάνη.

Στο tab Δημιουργία Ε8, συμπληρώσετε τα στοιχεία της εργασίας, όπως στην παρακάτω οθόνη και πατήστε Execute. Στη συνέχεια, πατήστε Click to download, ώστε να κατεβάσετε το αρχείο *.xml που δημιουργήθηκε. Τέλος, με κλικ στο Hyperlink "Εργάνη", μεταβείτε στο website του Π.Σ. Εργάνη για να υποβάλετε το αρχείο.

To πεδίο Προϊστάμενος λειτουργεί ως φίλτρο, π.χ. μπορείτε να υποβάλετε τροποποιητικό αρχείο για το έντυπο Ε8, φιλτράροντας μόνο τα στελέχη που ανήκουν στον συγκεκριμένο Προϊστάμενο.