Από τη Soft1 Status bar, δημιουργήστε το website domain (σε περίπτωση που δε χρησιμοποιείτε ήδη κάποιο),  από το οποίο θα έχετε πρόσβαση στο Soft1 WorkTime Live, π.χ. mycompany.oncloud.gr. Δείτε περισσότερα εδώ.

Ενεργοποιήστε τον Cloud Agent (για On-premise εγκαταστάσεις).

Ανανεώστε τις άδειες Web & Mobile, από τις γενικές παραμέτρους, επιλέγοντας <Ανανέωση> και κατόπιν <Οk>. Στις Υπηρεσίες Web (menu εργαλείων > Web & Mobile) θα προστεθούν οι υπηρεσίες Soft1 WorkTime Live και Soft1 Microsoft Flow Connector.

Ενημερώστε το Soft1 με έτοιμα Ευρετήρια, Προβολές, menu και πεδία, απαραίτητα για τη λειτουργία του WorkTime Live, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

i. Από τη διαδρομή Soft1 Portal > Εργαλεία > Αρχεία > Κοινή περιοχή > S360, κατεβάστε το αρχείο Worktime.cst.

ii. Εισάγετε το αρχείο στο Soft1 χρησιμοποιώντας το εργαλείο Custom Administration (menu εργαλείων > S.D.K. > Customization tools)

iii. Κλείστε τo Soft1 και συγχρονίστε τη βάση, για να βρείτε τα WorkTime Live αρχεία στο Αρχείο Στελεχών (π.χ. το Ευρετήριο WorkTime), σε H.R. ενέργειες, στις Εταιρείες κλπ.

Στους Λογαριασμούς Web (menu εργαλείων > Web & Mobile) καλέστε την υπηρεσία Soft1 WorkTime Live, δηλώστε το login Χρήστη, την Εταιρεία & το Υποκατάστημα και επιλέξτε το Μενού WorkTime. Στη συνέχεια, επαναλάβετε τη διαδικασία για την Υπηρεσία Soft1 Microsoft Flow Connector.

στο tab Ρυθμίσεις, δηλώστε για την Εταιρεία τα παρακάτω απαραίτητα στοιχεία:

i. τα Στοιχεία Εταιρείας. Συμπληρώστε/ενημερώστε:

ii. τα Παραρτήματα

iii. τα Ωράρια Εργασίας

iii. τις Ειδικότητες των Εργαζομένων

Στο tab Εργαζόμενοι, εισάγετε τα Στελέχη της εταιρείας σας, συμπληρώνοντας στην καρτέλα του κάθε Εργαζομένου όλα τα υποχρεωτικά πεδία. Δηλώστε και τον Προϊστάμενο, το πρόσωπο δηλαδή που θα λαμβάνει e-mail για να υποβάλει το ωράριο εργασίας για τα στελέχη της ομάδας του.

Κατά την είσοδό σας στο Soft1 WorkTime Live θα εμφανιστεί μήνυμα με τα διαθέσιμα Soft1 Flow Σενάρια. Επιλέξτε το flow που εξυπηρετεί τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Τα Soft1 Flow Σενάρια αναλυτικά:

1. Request managers approve or modify employee work hours in Soft1 WorkTime: Λαμβάνουν e-mail οι Προϊστάμενοι για να καταχωρήσουν/μεταβάλουν στο WorkTime Live την ώρα αποχώρησης των Εργαζομένων της ομάδας τους.

2. Notify employees of submissions and approvals in Soft1 WorkTime: Ενημερώνονται οι Εργαζόμενοι μέσω e-mail για καταχώριση/έγκριση/μεταβολή της ώρας αποχώρησής τους από τον Προϊστάμενό τους.

3. Remind employees to submit overtime requests to Soft1 WorkTime: Λαμβάνουν e-mail οι Εργαζόμενοι για να καταχωρήσουν στο WorkTime Live την ώρα αποχώρησης τους.

Για να γίνει η διασύνδεση του Soft1 με το επιλεγμένο flow:

i. κάντε Sign in στο Soft1. Στη login φόρμα ταυτοποίησης που θα εμφανιστεί, εισάγετε το Serial Number της εγκατάστασής σας (ή εναλλακτικά το website domain από το οποίο έχετε πρόσβαση στις Soft1 web & mobile εφαρμογές)  και το Username & Password που ορίσατε κατά τη δημιουργία του Web Account και πατήστε < Authenticate > και στη συνέχεια < Enter >.

ii. κάντε Sign in στο Outlook. Στη Login φόρμα που θα εμφανιστεί επιλέξτε το Microsoft λογαριασμό σας.

iii. πατήστε Create Flow.

Ολοκληρώνοντας επιτυχώς τη διαδικασία, το/τα Soft1 flow που επιλέξατε, θα είναι πλέον διαθέσιμο/α στην ενότητα My flows. Πατήστε στο εικονίδιο και Edit για να δείτε τη ροή του flow και να το διαχειριστείτε.

Επεξεργαστείτε το Soft1 flow, ώστε να το προσαρμόστε στις ανάγκες της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, πατήστε στο Recurrence, επιλέξτε στα πεδία τις μέρες/ώρες που θέλετε να αποστέλλονται τα e-mail και αποθηκεύστε την επιλογή σας.

Για τη συγκεκριμένη ροή ενημέρωσης θα πρέπει να έχετε προηγουμένως επιλέξει:

i. στα Στοιχεία εταιρείας του WorkTime Live

• την τιμή <Καταχωρούν οι υπεύθυνοι> στο πεδίο Σειρά Ενημέρωσης και
• την τιμή <Μόνο σε υπέρβαση ωραρίου> στο πεδίο Ενημέρωση προσωπικού, για να λαμβάνουν οι Εργαζόμενοι e-mail για την Ώρα Αποχώρησής τους, μόνο εφόσον έχουν δηλωθεί από τον Προϊστάμενό τους να εργαστούν εκτός ωραρίου.

ii. τα αντίστοιχα flow.

Ως Προϊστάμενος τμήματος, θα λαμβάνετε το παρακάτω e-mail, σε χρόνο που έχετε ορίσει στο επιλεγμένο flow (π.χ. Δευτέρα έως Παρασκευή, στις 12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00)

Κάντε κλικ στη Σύνθεση λίστας ωραρίου για να μεταβείτε στο Soft1 WorkTime Live.

Ενημερώστε την Ώρα αποχώρησης των Εργαζομένων του τμήματός σας και πατήστε Αποστολή. Αυτόματα:

i. θα δημιουργηθούν στο WorkTime Live οι αντίστοιχες ενέργειες για τα Στελέχη που δηλώσατε πως θα εργαστούν εκτός ωραρίου,

ii. οι Εργαζόμενοι αυτοί θα λάβουν σχετικό ενημερωτικό e-mail,

iii) θα δημιουργηθεί στο Soft1 ένα Task στις ενέργειες CRM, για τον Προϊστάμενο που έστειλε την λίστα του και δεν έχει εκκρεμότητα.

Δείτε στο WorkTime Live τις Εκκρεμότητες, ποιοι Προϊστάμενοι δηλαδή δεν έχουν ακόμα ενημερώσει τη λίστα ωραρίου για τους Εργαζόμενους της ομάδας τους.

Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η ενημέρωση λίστας ωραρίου για όλους τους Εργαζόμενους, θα πρέπει να δημιουργήσετε το αρχείο *.xml, που απαιτείται για την υποβολή του Εντύπου Ε8 στο Π.Σ. Εργάνη.

Στο tab Δημιουργία Ε8, συμπληρώσετε τα στοιχεία της εργασίας, όπως στην παρακάτω οθόνη και πατήστε Execute. Στη συνέχεια, πατήστε Click to download, ώστε να κατεβάσετε το αρχείο *.xml που δημιουργήθηκε. Τέλος, με κλικ στο Hyperlink "Εργάνη", μεταβείτε στο website του Π.Σ. Εργάνη για να υποβάλετε το αρχείο.