Create Content

SOFT1 VERSION 5.00.521.11407

Your Rating: Results: 1 Star2 Star3 Star4 Star5 Star 0 rates

Η υπηρεσία Soft1 Microsoft Power Connector, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε αυτοματοποιημένα flows (ροές) των καθημερινών εργασιών της εταιρείας σας, στις οποίες συμμετέχουν δεδομένα:

  • της Soft1 εγκατάστασής σας (συμπεριλαμβανομένων των web & mobile εφαρμογών)
  • και των third-party online εφαρμογών που χρησιμοποιείτε (π.χ. Outlook, Gmail, OneDrive, Google calendar, κ.λπ.). 

💡 Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ότι κάθε φορά που θα λαμβάνετε ένα E-mail Πελάτη σε κάποιο εταιρικό account (όπως αυτό του Customer Service), θα δημιουργείται αυτομάτως μία σχετική εγγραφή E-mail στο Soft1 (στην ενότητα CRM), αποθηκεύοντας συγχρόνως τυχόν συνημμένα αρχεία στο OneDrive.

Η αυτοματοποίηση πραγματοποιείται μέσω της Microsoft Power Platform, όπου διασυνδέονται και αλληλεπιδρούν τα APIs (Connectors) της Microsoft και άλλων third-party εφαρμογών.

Στην πλατφόρμα έχει σχεδιαστεί ο Soft1 Connector, ο οποίος παρέχει τα απαραίτητα Soft1 Triggers (εναύσματα) και Soft1 actions (ενέργειες) για τον σχεδιασμό ροών και δημιουργεί συνδέσεις (authorization) μέσω του ΟAuth 2 προτύπου ασφαλείας. Επιπλέον, θα βρείτε τα Soft1 πρότυπα flows, διαθέσιμα προς άμεση χρήση.

Για τις διαδικασίες που ακολουθούν, απαιτείται να έχετε ένα λογαριασμό στο flow.microsoft.com


Η υπηρεσία Soft1 Microsoft Power Connector προϋποθέτει την ενεργοποίηση του Soft1 Open Enterprise Engine στη Soft1 εγκατάσταση.  Σε περίπτωση on-premise εγκατάστασης, ενεργοποιήστε και τον Cloud Agent . Δείτε περισσότερα εδώ

Για να ενεργοποιήσετε την υπηρεσία, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Ανανέωση αδειών χρήσης Web & Mobile υπηρεσιών.

Ανανεώστε τις άδειες Web & Mobile, από τις γενικές παραμέτρους, επιλέγοντας Ανανέωση και κατόπιν ΟΚ.

Στις Υπηρεσίες Web (menu εργαλείων > Web & Mobile) θα προστεθεί η υπηρεσία Soft1 Microsoft Power Connector.

Προσθήκη υπηρεσίας στους Λογαριασμούς Web.

 Στους Λογαριασμούς WEB (menu Εργαλείων > Web & Mobile) καλέστε την υπηρεσία Soft1 Microsoft Power Connector για τον χρήστη/τους χρήστες που επιθυμείτε:

    • πατήστε Νέα,
    • επιλέξτε την υπηρεσία Soft1 Microsoft Power Connector,
    • συμπληρώστε τα Login στοιχεία (Χρήστης - Εταιρεία - Υποκατάστημα) του χρήστη,
    • επιλέξτε τη Soft1 Ενότητα για τον login χρήστη που θα χρησιμοποιεί την υπηρεσία.

Αυτοματοποιήστε εργασίες της εταιρείας σας, μέσω των πρότυπων Soft1 flows. Για παράδειγμα, τα μηνύματα που λαμβάνετε από πελάτες σας στο Email τεχνικής υποστήριξης της εταιρείας (π.χ. support@hotmail.com), να αποθηκεύονται στο Soft1 και τυχόν συνημμένα αρχεία στο Onedrive.

Επιλέξτε ένα πρότυπο Soft1 flow.

  • Στο Power Automate, επιλέξτε Συνδέσεις στη γραμμή περιήγησης.

  • Στη γραμμή αναζήτησης, πληκτρολογήστε Soft1 και πατήστε ENTER.

  • Επιλέξτε τον Soft1 Connector και δείτε τα πρότυπα triggers & flows που σχετίζονται με το Soft1.

  • Eπιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα flows, π.χ. το "Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα στο Soft1 με τη λήψη ενός νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".

info!

Με το συγκεκριμένο flow, κατά τη λήψη Email με συνημμένα έγγραφα στο Outlook (π.χ. στο Email τεχνικής υποστήριξης της εταιρείας), θα δημιουργείται αυτόματα μια νέα εγγραφή Email στο Soft1 (στην Ενότητα CRM) και ταυτόχρονα να αποθηκεύονται τα συνημμένα έγγραφα στο OneDrive.

Συνδεθείτε στα παρακάτω:

  • Στο Soft1. Στη login φόρμα ταυτοποίησης που θα εμφανιστεί, εισάγετε το Serial Number της εγκατάστασής σας (ή το site name του website domain, από το οποίο έχετε πρόσβαση στις Soft1 web & mobile εφαρμογές).
  • Στο λογαριασμό σας στο Outlook.
  • Στο λογαριασμό σας στο Onedrive.

Αφού επιβεβαιώσετε τις συνδέσεις σας, πατήστε Συνέχεια

Επεξεργαστείτε & Αποθηκεύστε τo flow σας.

Το flow σας, όπως και κάθε flow, αποτελείται από ένα Trigger (έναυσμα) και τα Actions (ενέργειες) που το ακολουθούν, τα οποία μπορείτε να προσαρμόσετε όπως επιθυμείτε. Δείτε περισσότερα εδώ.

Στο action του Soft1 δηλώνετε πώς θα συμπληρωθούν τα πεδία του Email στο Soft1, επιλέγοντας από τα διαθέσιμα αντίστοιχα πεδία του Email από το Outlook. Για παράδειγμα, μπορείτε να:

  • καθορίσετε τη Σειρά με την οποία θα καταχωρείται το Email στο Soft1,
  • δηλώσετε ως Θέμα του Email που θα καταχωρηθεί στο Soft1, τo Θέμα του Email από Outlook, κ.λπ.

Αφού ολοκληρώσετε:

  • πατήστε Αποθήκευση,
  • επιλέξτε Δοκιμή→ Εισαγωγή δεδομένων από Outlook.com → Αποθήκευση και δοκιμή. Εφόσον λάβετε την ένδειξη "Η ροή σας εκτελέστηκε με επιτυχία.", το flow σας είναι έτοιμο προς χρήση.


info!

Δείτε & επεξεργαστείτε τα flow σας επιλέγοντας Οι ροές μου στην γραμμή περιήγησης.

Aποτέλεσμα.

Κάθε φορά που λαμβάνετε Email με συνημμένα αρχεία, στο Outlook:

  • Θα δημιουργείται μια εγγραφή Email στο Soft1 (στην Ενότητα CRM). Επιπλέον, στο tab Σχετικά έγγραφα, θα δημιουργηθεί ένα Onedrive share link, που ανοίγει τα συνημμένα αρχεία σε browser.
  • Θα αποθηκεύονται τα συνημμένα αρχεία στο OneDrive


Tip!

Αξιοποιήστε τις δυνατότητες του Soft1 B.A.M. και προχωρήστε την αυτοματοποίηση ένα βήμα παρακάτω.

Ενδεικτικά, σε συνέχεια του παραπάνω παραδείγματος, η καταχώριση του Email στο Soft1 μπορεί να ενεργοποιεί τη ροή επιπλέον εργασιών, που θα εκτελούνται μέσω του B.A.M. 

Μέσω της Σχετικής εργασίας Business Process, μπορείτε να δείτε τις εργασίες που εκτελέστηκαν με αφορμή την καταχώριση του Email στο Soft1. 

Πιο συγκεκριμένα, 

  1. Καταχωρήθηκε ένα TASK στο Soft1, με ανάθεση εργασίας σε συγκεκριμένο χρήστη. (Mέσω του Timeline o χρήστης μπορεί να δει και το αρχικό Email του πελάτη, από το οποίο προέκυψε η ανάθεση εργασίας.)   
  2. Ταυτόχρονα, ο χρήστης ενημερώθηκε για την ανάθεση εργασίας, μέσω Email.

Αυτοματοποιήστε εργασίες της εταιρείας σας, δημιουργώντας τα δικά σας flows. Κάθε flow αποτελείται από:

  • ένα Trigger (Έναυσμα), το οποίο - εφόσον εκτελεστεί - εκκινεί τo flow,
  • ένα ή περισσότερα Actions (Ενέργειες), που θα ακολουθήσουν την εκτέλεση του trigger. 

Δείτε στο παρακάτω παράδειγμα το σχεδιασμό νέας αυτόματης ροής όπου: κατά την προσθήκη συμβάντος στο Ημερολόγιο του Office 365 θα δημιουργείται η CRM ενέργεια της Συνάντησης στο Ημερολόγιο του Soft1.

 Καθορίστε το Trigger που θα ξεκινά τo flow.

  • Στο Power Automate, επιλέξτε στη γραμμή περιήγησης Δημιουργία.

  • Επιλέξτε Αυτόματη ροή.

  • Δηλώστε ένα Όνομα ροής.
  • Επιλέξτε το κατάλληλο Trigger (Έναυσμα) από το οποίο θα εκκινείται το flow. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Office 365 Outlook στη γραμμή αναζήτησης.
  • Eπιλέξτε Κατά την προσθήκη, ενημέρωση ή διαγραφή συμβάντος (V3).
  • Πατήστε Δημιουργία.

 Επεξεργαστείτε το Trigger.

Στο νέο flow:

  • Εάν δεν έχετε ήδη συνδέσει τον λογαριασμό σας Office 365 Outlook, επιλέξτε Είσοδος και στη συνέχεια, καταχωρίστε τα διαπιστευτήριά σας.
  • Στο Αναγνωριστικό ημερολογίου επιλέξτε Ημερολόγιο.

③ Καθορίστε ένα Action (ενέργεια).

Κατά την επεξεργασία του flow:

  • Επιλέξτε Νέο βήμα.
  • Πληκτρολογήστε Soft1 στη γραμμή αναζήτησης.
  • Επιλέξτε την ενέργεια Insert or Modify Meeting.

Επεξεργαστείτε το Action.

Κατά την επεξεργασία του action:

  • Εάν δεν έχετε ήδη συνδέσει το Soft1, επιλέξτε Είσοδος και στη συνέχεια, καταχωρίστε τα διαπιστευτήριά σας.
  • Eπιλέξτε τη Σειρά με την οποία θα καταχωρείται στο Soft1 η Συνάντηση, στην Eνότητα του CRM.
  • Επιλέξτε τα υπόλοιπα στοιχεία της Συνάντησης, τα οποία θα αντλούνται από το συμβάν που καταχωρείται στο Ημερολόγιο του Office 365 Outlook, π.χ. το Θέμα, την Ώρα έναρξης & λήξης της Συνάντησης, κ.λπ.
  • Τέλος, πατήστε Αποθήκευση. To νέο flow είναι έτοιμo προς χρήση.


info!

Δείτε & επεξεργαστείτε τα flow σας επιλέγοντας Οι ροές μου στην γραμμή περιήγησης.

Αποτέλεσμα.

Κάθε φορά που καταχωρείται ένα συμβάν στο Ημερολόγιο του Office 365 Outlook, θα δημιουργείται η CRM ενέργεια της Συνάντησης στο Soft1.